信息综合加工方法漫谈

      信息综合是指对大多数的原始信息加以提炼，进行必要的归类、计算、比较和分析，使其成为有价值的信息。通过信息综合加工，对收集到的信息进行比较、鉴别，经过去伪存真、去粗取精的处理，从杂乱无章、互不关联的信息中找出本质的、内在的联系，提高信息的真实性，增强信息的准确度，使收集到的原始信息变为高级的、更富有价值的、可供传递和反馈的信息。
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1．信息综合的步骤
信息综合是更具有创造性的信息整理阶段。它涉及信息的内容和形式等方面。
2 l# t& i8 p( t7 a4 l* c. X, [. f(1)充实内容。对相对零散、肤浅、杂乱而又有用的信息，弄清其性质、范围、意义和发展趋向，从而充实、丰富它的内容，使其成为完整、深刻和系统的信息。
+ O: |2 L5 i6 @2 {4 B1 z(2)综合分析。对一段时间内获得的信息，秘书人员要从整体上进行系统的归纳、分类，做出定性、定量分析和判断。通过综合分析，往往能发现带有规律性的变化和倾向性的问题，对掌握全局情况、指导工作、预测未来有重要参考价值。
(3)提出意见。在综合分析的基础上，对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见，供领导参考。这是信息整理的重要环节，也是秘书信息工作的基本要求。秘书人员在信息整理过程中，要有的放矢地提出参考性建议、办法、观点、方案，更好地发挥其参谋助手作用。
(4)对不完全的信息材料进行修正、增补，以及精加工。
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2．信息综合处理的常用方式
综合处理信息有如下一些常用方式：
) P7 X  i. u5 l3 D6 n5 a(1)根据信息所具有的兼容性，把来自不同角度和各个方面的信息兼收并蓄，从而发掘事物整体的内在规律性。
) M6 U8 k8 C8 _" e& G, B  r(2)把无序的信息围绕一条主线有机地组合起来，系统地揭示事物的本质特征。
6 s9 D# J8 r* p* g(3)对内容相互对立的信息，既要有保留发挥，又要有摒除否定，在表现内容对立的信息中探求实质。
(4)对信息价值进行思考，做出合乎逻辑的推导和升华，达到举一反三、见微知著的效果。
, w7 v  t+ X, e7 l(5)在纷杂的信息中，选取能够反映事物总体特征的、具有代表性的个别信息，通过这种信息来比较全面地认识一个系统的大体情况。
以上诸方式可根据不同情况，灵活选用。
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3．信息综合应注意的问题
(1)把握、消化初级信息。对初级信息的把握和消化，是撰写高层次信息的基础。因此要全面了解和掌握信息内容和其反映的问题。
! Y' v+ X/ ?8 Z8 M! J(2)确定信息的主题。主题是高层次信息的中心与灵魂。首先，要从初级信息着手，提炼出其精华。可将初级信息分类排列，并对同一类信息所反映的相关内容进行综合分析，在此基础上确定高层次信息的主题。其次，可从信息的需要出发，确定主题。还可从同类情况、经验或问题中，发掘新问题，确立新颖的主题。
& q. L3 b4 y  `: r% e* Y(3)刻意布局。要考虑信息的构成、层次及每层的具体内容，考虑每层间的关系，通过对原始信息的逻辑分析，确定是使用并列结构还是递进结构或两者交替使用等。

4．信息编写方法

1 b7 m# k4 L7 d  A/ [' X(1)汇集法。这种方法是把许多原始信息中的资料按一定的标准汇集在一起。这种汇集不是漫无目的的简单堆积，而是要围绕一个主题，把一定范围内的有关资料有机地汇集在一起，便于全面地反映一个主题或某一社会现象的基本状况。这种方法适宜于纵览一个地区、一个部门或整个国家某一方面的状况，在信息资料数量多、反映面宽的时候较为适用。
2 _5 P$ a% w! }( @+ J% ^2 O(2)归纳法。是将反映某一主题的原始信息资料集中在一起，加以系统地综合归纳，以便完整地、明晰地说明某一方面的工作动态。归纳法要求分类合理、线条清楚、综合准确，因而就要求加工者有较强的逻辑思维能力和文字表述能力，防止信息资料在归纳过程中产生变异。
6 G4 w) q$ k- I$ p(3)纵深法。即从纵的方面，按原始信息资料提供的某一主题层层逼近，按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程深入进去，以搞清问题的来龙去脉。这种方法既需要利用各种最新的信息资料，也需要充分利用早已存储的信息资料，进行对比分析，以揭示某一事物的发展变化特征。
(4)连横法。按照某一主题的需要，把若干个不同来源的原始信息资料从横的方面连接起来，做出比较分析，形成一个新的信息资料。采用这种方法应注意的是：来自不同方面的信息要具有一定的同质性，否则就不具备可比性。同时还应注意选择最能说明主题的信息资料。
. D$ L* H, \) Q" W(5)浓缩法。通过压缩信息资料的文字篇幅，以达到凝练主题、简洁行文的目的。使用浓缩法时，首先要使主题集中，即一篇信息资料只表达一个中心思想，阐明一个观点。其次要压缩结构，减少层次段落，删去多余的过渡照应。再就是要凝练语言，选用最精辟的词语来简明扼要地表达深刻的含义。
(6)转换法。原始信息中若有数据出现，则应把不易理解的数字转换为容易理解的数字。使用转换法时要注意：一是要找出合适的转换对象，转换对象之间要有可比性；二是转换对象要通俗易懂，不能越转换越深奥，使人不得要领。
(7)对比法。即用比较的方法强烈地反映出事物的变化特征，对比法包括纵、横两种比较方法。
(8)图表法。如果原始信息资料中的数据有一定的规律性，可以将数据制成图表，使人一目了然，既便于传递，又便于利用。

+ \5 X, d! U5 L. X  x% g/ u  \: n信息编写的方法是多样的，除了上述几种外，还有专题分析法、综合分析法、预测分析法等。各种分析方法在实际工作中常常交叉运用，很难截然分开。综合地使用各种方法，可缩短信息加工时间，提高信息的质量。在编制中要讲究多样性，根据不同需要者的不同要求而有所变化。书面材料有快讯、简报、调查报告等，还可以编制成音像信息资料，如影视片、录像、录音等，还可建立信息资料陈列室、阅览室，供需求者查阅或借阅。
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* A& {: Q# H& @5 _% y, z* ~5．信息编写要注意的问题

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