新任秘书注意事项
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一、 考勤
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, s4 |" w( O- U1 L s每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
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二、 第一件事
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烧水泡茶洗杯子。
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三、 打扫卫生
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/ I# ^+ v. V# ` F- Y4 `每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。 ' ]8 y' h Z5 j( y1 {
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四、 用餐接待 , x" P( x5 p! O# G* J
0 ]: U# _7 M+ B) K% T( X s1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。 " ^8 Q: [! W* K7 B6 E" P1 Y
. O& w1 L# k# h, O: y( y+ ]2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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五、随领导外出
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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7 O3 M; V4 b& e- [! ~2 |六、办公室待人接物 7 d0 ?9 V w; b1 [1 z5 B |& `
5 @ i7 I" G: e) r* _1.笑脸相迎每一位领导。
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' X3 { n6 F. m' p2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
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3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。 3 g3 e( n C$ `: z" U; A
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4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 6 y) r0 M% Q; }3 j
# A* q8 N% w$ {' a6 u5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
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七、晚上整理工作日记 - L, O9 w1 l4 ^2 e
0 q# H1 P2 J; j# D1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。
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3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。 ; L, U- N0 w1 O. T8 P
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4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。 ) e% }4 K9 n( h
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5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。 5 G+ e$ H5 B1 ~/ @+ g7 H
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八、办会要点。 1 O; M: E2 e8 ?; Z, z1 M% x- V& j
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(一)县长办公室 % i6 ~2 L2 z( R% b1 X1 r3 h n' e5 v
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6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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(二)县内政府常务会议室
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会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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7 c8 k+ l1 ?9 m1.通知机关事务管理局开会事宜。
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) g0 M2 Z" n1 U$ V% T% G- u2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。
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3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 2 M Y M9 z$ { v: e, k8 O, d. T
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4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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0 f* o# i! c% P) Y: F- p5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 ) _0 g" @) p; z) h e
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6.等参会人员到齐后通知领导开会。
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会中:观察领导
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1.通知政府办材料组参会。
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9 d- i8 y' B9 T& R' w2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。 , @9 ~- k. ]9 Z& ]
- W$ [5 r$ t: }8 c+ J0 I3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。
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会后:拿开汇报
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