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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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5 G) L2 G& T7 h* M6 o
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0 W) V i3 U7 Z一、会议记录3要素
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' p0 \5 m) l0 f 1、准备工作细致到位（前期）
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' b# ~* I+ I* z7 M3 Q. ] 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 4 V: G {6 P/ a! b' ]/ i
: E% y. _- X4 X4 w u决议等做到心中有数。 + R8 g6 K3 P" o1 U6 u8 ]
' a* ]( F$ M1 Z) [, j6 P 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 8 I' y7 Z" N3 ~ E! V
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
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; I, W# E, K- `2、记录完整真实 " G; q9 u. `: X2 K# @) F
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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3 V4 M1 \ A: i2 @; @" ? 3、整理准确及时
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$ ?% V% Y8 c K* w会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 $ @" C% \7 h4 i! \
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一是对记录内容查漏补缺； 5 E$ g G( ]$ x& _
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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) j6 L2 I, i$ [ [( w二、电子邮件4提示
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! G+ E# \5 [) F2 e$ X/ B 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 8 V9 @4 n# c9 ^1 Q
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6 L. n; T" G; z4 X; i" X2、邮件标题 $ H s) d0 w* R
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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8 a9 V5 q1 Q0 X9 a( X, q 7 m* ?) a/ j$ ~2 E9 |1 U3 Z
) A6 c: p; O4 a3 j9 o: D- Z+ L4 { 3、邮件正文 ' J! p, v" ]$ }) u
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 9 m# c' l4 J+ p9 k0 S) `! ^7 k$ ~3 I0 W
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0 I1 b7 v9 I( m& g# R' B/ g行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 7 o: q; z `$ s( R0 k
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+ n# O7 n$ F7 _3 p5 b7 m% e) s f
* P5 G9 ?+ [4 }- l/ B4、邮件附件 8 G1 R: l: _- u H
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" d1 ]4 x$ A! M- A3 |% O9 {5 t4 T7 f名称清晰规范，注意反复核查。
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6 T' v6 S% r1 r, \% V3 ]) K: T2 R % k( B* R) _# c: G4 U1 \
注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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4 o/ W6 v$ ~" Y+ L9 A5 j: u提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 1 `; v# n' z8 Y
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; |- |6 u& b) R, p8 M # S" Z: e) x, w; O% q
( m- Q/ T! q6 i7 s三、负分公文5宗罪
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: t, \. E' E6 E+ b- f5 t3 E6 \
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4 i* h! h, }& ]$ l) ^为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 ' [0 G2 p9 v: ~6 r( h) [. E
' j) J6 G) a- R; ]7 ~1.文种选择错误 5 s' G/ {3 e- d" w: p& e
, s/ m' h9 C2 t& e4 f 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 : t% D6 _, g; B: A2 u1 Y6 _% }: R8 o
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 ; ]; m- f6 a& t/ C0 |
. B; w- h: a2 u- F" |( v （1）文种选择的重要性 % T/ N, m8 P3 A2 }/ Z) U
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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4 x. {8 ]# |( K* Y/ r7 u+ \公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 5 }5 J0 X9 p& g) ^) w
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9 h; @4 Q3 ~# r4 a（2）常见错误例子 2 H9 g, J* H$ O- X1 Z% V
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a.错乱
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如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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]0 \/ \9 `6 h+ Xb.缺失
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- `7 `0 J$ D" m# D 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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c.非法 6 }, g1 r# O) Y0 ~2 o) d
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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' ?+ H' Y7 W' o$ g5 dd.重叠 $ y/ C) o4 J9 }( m- k+ ]
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* j/ W* h8 e' i( Q故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 * f `& Y" l; U6 ~& Z1 a
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2.重要信息重复或者失误 R8 \0 ?1 |* z1 D, e1 k- ]
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 ; R9 M- O+ i3 j) \* Y# o2 C0 c; t
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3.核心词汇使用混乱 2 f7 b- J* q: j( W" i3 {* ~
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+ W& z- T- V, |- T蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 2 d( z8 |; V/ z* J# b% N
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' h a6 e* R% |特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 ! ^ e2 e* n& Z9 T& |1 z0 t
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) F* R% Y% H8 n, w! N4 w6 Z: G' X$ A7 E$ C/ v
5.修饰性词语贫乏单调 4 n, I2 M* n+ i$ I3 i% t
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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四、结语
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; o1 A: D! ?% p+ Q3 t2 B4 R
+ h, b) _0 ]0 ?( G$ M希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! ' L0 N, v+ G: O1 w7 \
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