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标题: 办公室秘书必备的接待礼仪常识 [打印本页]

作者: 政府办 时间: 2012-1-30 12:50
标题: 办公室秘书必备的接待礼仪常识
迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的布署，应注意以下事项。
（一）对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
（二）主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
（三）接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。注意送名片的礼仪：
1、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”
2、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。
（四）迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
（五）主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
（六）将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
二、接待礼仪
接待客人要注意以下几点。
（一）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。
（二）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。
（三）接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。
2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。
3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。
4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。
（四）诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。
三、乘车礼仪
（一）小轿车
1、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间
座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。
2、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。
3、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。
4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。
5、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。
6、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。
（二）吉普车
吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。
（三）旅行车
我们在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。
四、馈赠礼仪
在经济日益发达的今天，人与人之间的距离逐渐缩短，接触面越来越广，一些迎来送往及喜庆宴贺的活动越来越多，彼此送礼的机会也随之增加。但如何挑选适宜的礼品，对每一个人都是费解的问题。懂得送礼技巧，不仅能达到大方得体的效果，还可增进彼此感情。
送礼忌讳
1、选择的礼物，你自己要喜欢，你自己都不喜欢，别人怎么会喜欢呢？
2、为避免几年选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发生，最好每年送礼时做记录为好。
3、千万不要把以前接收的礼物转送出去，或丢掉它，不要以为人家不知道，送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品。
4、切勿直接去问对方喜欢什么礼物，一方面可能他要求的会导致你
超出预算，另一方面你即使照着他的意思去买，可能会出现这样的情况，就是：呀，我曾经见过更大一点的，大一点不是更好吗？”
5、切忌送一些将会刺激别人感受的东西。
6、不要打算以你的礼物来改变别人的品味和习惯。
7、必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。
8、即使你比较富裕，送礼物给一般朋友也不宜太过，而送一些有纪念的礼物较好。如你送给朋友儿子的礼物贵过他父母送他的礼物，这自然会引起他父母的不快，同时也会令两份礼物失去意义。
接受一份你知道你的朋友难以负担的精美礼品，内心会很过意不去，因此，送礼的人最好在自己能力负担范围内较为人乐于接受。
9、谨记除去价钱牌及商店的袋装，无论礼物本身是如何不名贵，最好用包装纸包装，有时细微的地方更能显出送礼人的心意。
10、考虑接受者在日常生活中能否应用你送的礼物。

作者: 政府办 时间: 2012-1-30 12:55
秘书在不同场合的站姿

根据不同的场合，秘书采取怎样的站姿，请例举具体的什么场合，秘书的站姿是怎样的，有什么要求。这是一个有关礼仪的问题？
一、握手
1、握手时力度要适中，大家可以练练。太轻给人以轻视。太重，也不好。
时间：在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手。
二、迎接礼仪
1、要先介绍最高领导，依次介绍。你好！这位是我们公司的姚主席，这位是张副主席。
2、把男士介绍给女士。"你好，这是王先生"。
3、把小的介绍给老的。"刘总，你好，这是小王"。千万别调换了。
4、飞机场接人时，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎么样？"
三、接待礼仪
1、引导，要走在客人前面。上楼、下楼都走在客人前面距离为一、两个台阶，不要走的太快。一步走两、三个台阶，有的客人尤其是女的，穿着小裙子，走不动，你一下迈两、三个台阶，她要在后面跑，才能跟上你，会累坏人家的。
2、要让客人走楼梯的内侧。主人走外侧。所谓内侧是绕着中心的一侧。

作者: 政府办 时间: 2012-1-30 12:56
会议礼仪的要求和座位座次的安排

1．会议纪律要求
   如果有工作装，应该穿着工作装。比规定开会时间早到五分钟左右到会场，而不要是开会时间到了，才不紧不慢地进会场  ，而对别人造成影响。
   开会期间，应该表现出一副认真听讲的姿态。开会也算是在工作，认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度，也是对正在发言者的尊重。
   那种趴着、倚靠、打哈欠、胡乱涂画、低头睡觉、接打电话、来回走动以及和邻座交头接耳的行为，是非常不礼貌的。
   在每个人的发言结束的时候，应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持。
   2．端正会风
   我们要明确的是，工作会议仅是工作过程中的一个环节，所以有必要克服开会过多、过长的形式主义作风。
   如果会风不正，不仅误事，还会养成办事拖拉、工作效率低下的不良习惯。我们不妨从控制会议、改进会风两方面入手。
   控制会议，就是对于会议的数量、规模、经费、时间、地点，都要做出明确的规定。制定有关会议的审批、经费使用额度、管理权限的条例，并由职务较高的专人严格监督执行。
   改进会风。会风能够反映出一个单位及其领导的工作作风。如果会议过多，会期过长，讲究排场气势，都是不良风气。改进会风，就需要摒弃形式主义。有具体、明确的内容再组织会议，开会必须解决具体问题。
   严格限制会议。必须在会议总量上加以限制。限制会议总量对于杜绝会山会海、提高会议效率非常有用。
   那么怎样提高会议效率呢？
   一是改进会议方式。对于一般性会议，可以召开无会场会议，比如运用现代通讯设备：电视、广播、电话、互联网进行开会，可以大幅度节约会议成本。
   二是集中主题。一次会议上不管安排几项会议内容，都要使会议主题明确，这样既方便讨论，又方便执行。
   三是压缩内容。应围绕会议主题，删掉那些可有可无的内容。
   四是限定时间。对于会议的起止时间、发言时间、讨论时间，事先都要明确规定，并且严格执行。
   五是领导示范。会风的端正，领导的示范是必须的。和自己无关的会议，不应该参加；准时参加会议，并严格遵守会议礼仪；提倡无会场会议；带头控制发言时间等。

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