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标题: 速记是办公室文秘人员的必备技能 [打印本页]

作者: 人大办 时间: 2012-2-1 08:34
标题: 速记是办公室文秘人员的必备技能
速记作为信息的一种快速记录手段，可以说是伴随着文字的产生而产生。文字承载着信息记录的功能，然而，文字的书写速度与信息产生和消逝的速度不相匹配，因而，速记技术应运而生。可以说，文字由繁到简的演化过程，就从某个方面来说，就是为了方便速记工作的。然而，即使现在普遍使用的简体字的出现，仍未能满足速记的要求，所以，现在仍有许多专门从事速记工作的人员。

一、几种速记技术的比较

就目前而言，广泛应用的速记大体上分为以下三类：

1．汉字手写速记。汉字手写速记是以汉字为主，结合某些符号和省略方法实现的快速文字记录技术。汉字手写速记原理简单，容易被人们掌握，但是，书写速度还是偏慢，适合于记录概要、主题之类的信息，且不能长时间、大篇幅的记录。尽管如此，因为汉字手写速记方法简单，仍是大多数秘书工作者掌握的方法。

2．拼音手写速记。拼音手写速记根据《汉语拼音方案》，借助书写快速、简单的符号，通过记录字音来达到记录信息的目的。为了追求快速的书写速度，因而，符号系统非常简单。但是，由于简单的符号数量较少，因此，符号的角度、孤度以及比例大小等的不同，都表示不同的含义。所以，拼音手写速记技术难度大，需要专门的学习才能够掌握。正是因为采用了简单的符号系统进行记录，所以，书写速度比较快。经过训练以后，可以实现详细、准确的记录。缺点是记录后需要整理、翻译，且学习时间长、难度大，难以普及。

3．电脑速记。电脑速记简称速录，是一种借助电脑手段来达到速记的目的的一种速记技术。电脑速记由于采用了简单的编码方案，再加上计算机科学发展的一些科技成果的应用，可以实现快速记录的目的，而且容易掌握，可以说是速记技术发展的趋势。电脑速记原理简单，操作强度低，录入速度快，可以实现长时间、大篇幅的文字信息的记录，事后只需要简单的整理，编辑，就可以形成文字稿。

二、电脑速记的发展

1．目前的速录产品

目前有多款速录产品供速录工作者选择。这些产品中，有的是采用专用的录入设备，有的是采用计算机通用键盘进行录入。在原理上，大多采用《汉语拼音方案》编码，通过声母、韵母双拼的形式录入，且支持词组的录入。相比传统的输入工具，具有录入速度快的特点。一般的人员通过一定时间的训练，可以达到击键速度400次/分钟，因而，理论上可以每分钟录入200个以上的汉字。相比其他的速记方法，在速度上占有不可比拟的优势。

但是，由于汉字的重音现象十分严重，因此，给字、词的识别带来了严峻的挑战。即使可以把信息全部记录下来，但是要再现信息的本来面目，却是非常困难的。因此，某些产品在设计的时候，让操作人员在记录操作的时候，通过选择的方法来实现重音字的处理，这样，可以实现信息的精确记录，但是，由于操作人员在有限的时间内思考的内容太多，既要把信息转化为编码，指挥手指进行击键录入，又要考虑字、词的用法，还要通过电脑屏幕给出选择项进行准确的选择，因而，虽然实现了精确的录入，但是，由于思维跟不上信息流逝的进度，会手忙脚乱，产生丢字落字甚至句子的现象，使记录的信息不完整。

经过大量的艰苦训练，不排除有人能够在按语速进行录入的同时，准确地选择文字，实现信息的准确、完整地再现。但是，这样的情况实在太稀少，简直是凤毛麟角，对人员要求具有某些天赋性的素质，大多数人员不能胜任这个任务。这就好比杂技表演，虽然现实中有人能够通过大量的艰苦训练完成高难度的动作，但是，不能够实现普及。因此，目前速录师可谓是“贵族职业”，只有少数具有天赋性素质的人员能够达到这个水平。对于一个成熟的行业或技术来讲，这显然是不理想的。

三、秘书与速录

速记是秘书从业者必须要掌握的技能之一。随着时代的发展，信息量日益增加，速记工作就显得更加重要。在计算机科技飞速发展的今天，大多数行业都借助计算机强大的运算能力，得到了迅速的发展，但速记行业却是个例外。由于没有一款能够在秘书从业者中普及的、优秀的速录产品问世，所以，大多秘书工作者还是采用传统的手写速记进行工作，这显然不符合时代发展的要求，不仅效率低下，劳动强度也很高。如果能有一款成熟的、优秀的速录软件，培训时间短、工作效率高，一定能够推动秘书行业的发展。

那么，什么样的软件才能够满足这样的要求呢？一款优秀的速录软件应具有以下特点：

1．采用标准电脑键盘录入。无论采用专用键盘还是电脑键盘录入，原理基本相同，就是根据汉语拼音方案演变而来的双拼方案。因此，键盘的26个字母录入键，通过两键一个拼音的方案，可以有676种不同的组合，完全可以覆盖汉语中所有的声、韵母组合方案。再者，现在的人们大都非常熟悉计算机键盘的使用，因此，掌握起来没有难度，会大大减少训练的时间，加快学习进度。

2．劳动强度要低。劳动强度低可以从两个方面来讲，其一，使信息录入过程中，总的击键次数要少。其二，难敲击的键位使用频率要低。在汉字的使用中，有的字音常用，有的字音不常用。其中常用的字音与不常用的字音在使用频率上，相差甚至上千倍。而此，在编码的布局上，要充分考虑人体工学原理，可以使最常用的字音分布在容易敲击的键位上，不常使用的字音，分布在难以敲击的键位上，从而使人的劳动强度低。

3．操作难度小。在记录的时候，尽量减少操作者思考的内容，排除“私心杂念”，一心把思想集中在信息的收集和编码的转换上，不再考虑字、词的选择，因而，降低了操作者的难度。

4．识别准确率要高。既然操作者不再进行字、词的选择，那么，同音字的处理就交给了电脑。这样，才能够充分发挥电脑的优势，减轻了操作人员的工作。在信息科技发展的今天，已经能够借助电脑强大的运算能力把这个工作做得很好。

5．可以快速实现信息召回。电脑识别能力虽然提高了，但由于汉字信息的复杂性，识别错误的情况在所难免。另外，人在记录信息的时候，也难免有敲击键盘错误的时候。因此，在记录完成后快速、方便的编辑系统来实现信息的召回，则是必要的。一个优秀的编辑系统，只需简单地点点鼠标，就可以帮助速录人员快速地实现错误的修改和信息的召回，为速录工作提供了便利。

6．能够实现协同工作。对于时间长、篇幅大、要求高的大型会议速记，协同工作就显得非常地重要了。通过软件的协同工作，可以实现多个人协同来完成速录工作。当一个人需要休息的时候，另一个人可以接着记录下去。再者，还可以实现备份速记，即几个人同时记录一段内容，最后进行相互比对，可以避免遗漏的情况发生。再则，在有人记录的同时，还有人可以同时进行对结果的修改，以达到记录结束即可出稿的目的。

7．能够普及。上述功能的实现，大大地降低了对操作人员的要求，使一般的人员经过一定时间的培训，就可以掌握这项技能，能够在实际工作中应用。

这项技术的普及，使大多数秘书工作者不必花大量的时间用于速记的学习，却能够实实在在地掌握一种速记技术，在工作中轻松完成速记任务，能够切实享受到科技进步带来的工作便利。

河南颐林科技有限公司在经过多年的研究，在电脑速录方面取得了突破性的进展，研发出一款产品，完全具有以上述特点，因而，必将推动秘书行业速录技术的发展。

四、速录的应用

计算机技术的发展，不仅使速记技术革新成为可能，也为速记的应用开辟出了新的天地。传统的速记，由于自身技术的局限性，只能作为重要人物的思想、语言的记录和作为证据的谈话记录，例如，领导人的谈话、口授文稿或即兴讲演等，重要会议与会者的发言与讨论，作为证据出现的调查或庭审过程等。在电脑和互联网飞速发展的今天，赋与了速录新的使命。首先，可以取代传统的速记，完成速记的功能。另外，把传统的纸质文件、视频资料或者重要信息电子化后保存在电脑里，可以轻松实现资料的保存和检索，通过电脑强大的搜索功能，方便日后的查阅。再者，还可以通过网络，即时将信息通过互联网公布，使人们在第一时间得到信息，实现信息的即时共享。文：王建平

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