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标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理 [打印本页]

作者: 大秘书    时间: 2012-4-12 13:55
标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理
第三专题: X- w9 I2 F, G6 K6 Y5 c5 @
) _9 D2 S, G6 u. z$ s
加强办公室建设与管理4 R# V2 X$ ]2 j( N( t  j9 E

4 m3 k' V; i* Z4 D# E一、办公室人员岗位认知与基本职责
( r7 o5 q7 p* p, z4 \6 A3 U! @# }- R7 X& S, u1 [
二、加强办公室建设" b/ q0 V- i  @# h6 g! L( ^

; P  P2 ]" Y$ O7 u! I三、办公室办会工作基本规范
- {+ k1 o! V4 O, D# ]7 @% F" Y5 A  W$ _
四、加强办公室的日常管理
' m& J  h) m" g& D7 w2 A8 U' @) t9 p( i( e, ]* |) K. j
一、办公室人员岗位认知与基本职责+ v% e% b, v! ?7 l2 h% Y9 b: @& g  e
' _: G4 I  ^8 ?4 J
(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。
4 Z0 b; _2 I4 M7 g: @2 E
2 b+ a0 g0 X! |  g9 [联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。/ H' a0 o+ @6 r2 [
" Y: r  @1 K- Q
职能定位:
6 d- ]5 c- R" z# i) F! Q" [& N6 x3 B
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。; u' q: }  F! n3 F0 u* Q
3 s, f, [/ V5 o
一、办公室人员岗位认知与基本职责% [, C5 X! C, x* Q5 n3 ^1 O' e

# q& r8 U' c& ]) ~+ V7 z(二)办公室工作内容与特点工作内容:& [1 E) T4 s2 c- M' q' B/ R8 \

1 P+ C) T& \* W3 Z按性质分:
% z, L5 F0 v+ L% J& k+ z) l9 S/ i8 n& q/ Y
程序性工作;智囊性工作;临时性工作。
  f2 v+ Q) B. T" @
" ^6 ?) r* ~/ h按内容分:* M5 V% g. Z6 X  b# w1 f

2 b- {  j) r7 d  @办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:$ t8 O. c7 z' N; `- x0 }$ K

, ?( g4 ]. T$ ]综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。4 X, b+ R- C4 x8 n8 {& ?

6 e) n7 R% u) f! Y% u0 x6 G8 @3 b一、办公室人员岗位认知与基本职责(
$ F( U, g/ _1 A( X; v9 |4 a  f, T0 u7 m9 _2 f' w
三)办公室人员角色定位
/ j, H6 I) A2 \) N2 H* C8 H
2 g4 z  j; e1 {. U: N& U, J办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
" ^8 s2 @) U. e& s: Y9 x3 |* ^$ \* m3 ]
(四)办公室工作对人员的要求
" ?6 r+ O$ K7 {
/ @. N1 [8 R% o7 ]  d0 {6 i6 D2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:6 F! p9 _( d3 d; d* C1 C  O

2 e" g9 o7 G2 W5 m( e3 m! O一、要讲事业心和责任感;  I6 c2 E7 e  l! s' R* b5 S5 H

# H  J' O3 |( n2 n; ^1 o. j' q, ]" b二、要认真细致;
- ~, b5 L6 b( ?9 Z9 \0 u: ^! `: a. J- @& R- F1 n  R
三、要讲究程序(不要打乱仗);( @* r& m  v* C6 l; q) o
$ y. I2 `9 x% T! k
四、要讲工作效率。
4 l5 i+ h; @* [; n; T/ s6 A
0 S& p  O7 V* b& `: p' |(四)办公室工作对人员的要求- k4 E1 j% J6 c+ s1 J

9 n' j" s5 P7 }8 C7 X1、思想素养
% o+ R1 ^& P6 a3 k2 T5 \  ]6 o+ N& }
热爱本职。干一行,爱一行,专一行。3 _& f9 D1 M1 U4 V/ F* U
0 L8 m! L9 T& I, \, @) p
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。
4 }  L# h1 g% X+ N& r
8 m8 M" p" p: k4 L. @9 v2 l) w责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
9 y2 S0 M  I# p! w' _; w' E8 p$ y' B6 j2 \! a
踏实肯干。舍得为工作投入。6 n" ?0 Q; `3 k5 D  z2 U
/ D: V9 I* e6 r, l; i% N( t
(四)办公室工作对人员的要求  z9 S/ l0 l& Z5 h# F
0 t6 W' P( D9 |
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。6 e% a' F* g6 H$ ?' Q! {" A) ^
3 R4 U& m2 O' k* b8 P/ Y$ B
思维能力。善于思考问题,抓住关键。. @! ~: s! r7 e$ _$ Y8 U( ~

" r+ `& |* g& X表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。, ?% O' q2 x$ x# Z$ f: ~8 y) C

" z0 L6 T8 l  W' q+ b(四)办公室工作对人员的要求1 `8 t, Y+ K4 p. h, d/ B
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3、心理素养$ V0 E, j6 g6 m" H7 T$ C; z

4 T  i7 v2 |1 i1 B% N7 N心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。
7 G( k- v! l5 v
& }( M1 q6 N; e注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。$ i# `3 f" \; B& H+ s

- G8 y' y% v' M4 @调控力(控制情绪的能力)。
4 [3 g. ~. ~( `0 Q
& f7 W/ |. {) t. j% m6 R意志力。
" k% Z; y8 `) ^' h2 ?4 V  X$ a! u' c& C! B3 j- z' \- {' R% X6 ?
(四)办公室工作对人员的要求
6 B, P& l) z" W% b& p; X- M
2 l1 a, L: u- r4、角色意识
3 I* B- W4 W- w$ u6 Z1 `: C
2 i: |( W* M: y% w7 K) k9 K做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识
3 _7 e) q( [3 v$ Y3 D7 L1 Q; r  t. V$ H7 r. D4 l0 I
全局意识% t& m* ]0 b, w1 c
! x3 W, H8 t- V* t! Z5 T1 |1 S
责任意识
0 t* f4 v9 q9 r. j
8 a4 ?; Z' O. M, K& Z创新意识
1 }' ?( d5 q+ S2 c
8 w' a6 f; h& z! P; m2 a/ F. t奉献意识
- i7 s0 y6 k" K, P7 I/ z* u% Y% n9 @% b, p- I2 y3 e
信息意识$ j2 b! }) H# p) |
& @9 M) O, N, {! Z
程序意识* K" X. D% \' {6 }3 X7 A- D6 F

3 }  {* |7 V6 t) U2 w. ?7 N9 e2 x8 S学习意识! \4 ~; R8 I( N* \% k( w: S

" E2 g7 d$ Y8 @2 a9 z' M(五)领导对办公室人员的期待
2 ^: C5 n/ M; ?
# u& H" r/ A& n) J' D领导测评办公室人员的20道题目& A# W7 A; }* ^6 q& J3 G9 b
2 c3 T% }1 z: @5 w
1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?' C' ^- n  I- k1 V; y; Q
( z  |! b$ g" @: V' l& q
他是否了解你的目标和意向?
$ e7 }# B$ U* @5 y+ f, o1 u/ u* H$ M
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?6 K$ `4 d9 k  Q( A
2 l& C3 H7 D1 T( H! w0 z
2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?3 t! f! }- s. O* \

% c" [5 z2 V5 W: \6 [9 ~7 s+ ~1 J3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?* R4 ]' U* Y0 g0 w  h

7 \4 M6 L, Q, r9 ?: @& N, T. s. i1 X他是否很会安排时间?/ v* h; f& c2 R5 L# m
+ ~) `3 [1 h7 r8 g9 c4 A# d/ r) v7 m
4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?
( X5 n2 K2 U% {- v7 H2 @3 B
1 L, O0 ]; H+ v$ q; J领导测评办公室人员的20道题目
3 _" {& w: F5 g% x$ Q* v9 Q" ]: ^3 S2 Z
5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?7 o- }4 B9 U) d7 h% p
4 r/ \5 u* E3 Z$ f1 l" N
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?6 f# ^5 s# r. d7 d

6 ^$ E- j2 e, Q1 M* P- r$ ]) R6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?1 ~1 |1 \, E$ B. c4 ~9 S

7 l5 |$ `! Y, {  o/ S. M能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?8 w1 G. K4 b8 W) d% i. p8 J& ^7 Q  i

) O+ |/ K3 G. L3 j能否制订新的工作制度或工作程序?
3 e* a0 X( ^- z" t$ H* g
. M: l( {: L/ x# U+ X% J6 N他的工作有条理吗?) A; x$ P4 M& ^/ S% _
# t% ^8 D& @/ K# @  y5 x) P4 R
7.他是一个机智的人吗?( ]) S+ y/ ]( D8 |8 u6 X

3 s) j; ?; ]7 I$ _能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?3 ]+ y5 X- Q9 f9 M; Y1 s

% l. a+ y, k' C. J& ]# W; ?5 Q8.他能否提高文件运转效率?
8 W) N9 M: K! @: ?" M! X( A/ \$ O  u" J, `2 L$ a
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
4 Q- ?/ |8 [( d3 j/ p; p5 _( B0 [/ k9 R% w# Q3 C( M* }
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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6 P* N/ l: M- J6 Q- n1 S# O6 Q领导测评办公室人员的20道题目% c: {: n7 B% h2 Z( @

& K: w) F2 ]" H- a2 ]+ \! {* ~1 B6 _9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?: X5 s( Q8 \8 k: Z% t

; Y. X" [9 b& ]: `) I1 \10.他在危急关头是否沉着冷静?$ O8 @$ |5 {2 s) Z' R. `4 S- A) ^

0 q9 W8 a# q$ e# T8 l8 s( H当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?8 _0 a" R: f) v" H  {2 D+ {

, N1 G- x& B3 D$ G7 C7 }11.他对你的忠诚值得信赖吗?
% _* F9 ~+ e, P5 @0 F' W: }9 q
8 ?  J9 f1 D- d& T你能把一些机密信息资料委托给他吗?" v. _) ~, j: n$ Y  z/ a0 s

- w0 a. ]: Z5 s: u/ d8 Y, d! O12.他是否有较广的阅读面和知识面?
6 j) c3 W; m) ~  p$ W
" J. S0 Q  {1 A) k8 j# q是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
9 T" Y) T7 n. V; k( H: x6 S2 `2 T+ U) O
% Y& B. V, x! T* C7 Y领导测评办公室人员的20道题目
/ s2 y$ |2 D0 n: C. U3 \6 X' Y/ w/ L
+ S* U9 a9 g% H, X7 }8 W13.他是否成为本单位有价值的信息来源?* ^" K7 g8 N) m
3 W; a( l% a3 N4 G: A8 V
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?3 ]' P4 n$ {0 G. e6 ^- V7 E4 |+ n

  h& v& Z8 T% {6 g6 k2 |0 e14.他是否有个人学习计划?
) Z( p- y) }# \* w1 _* P# c- s1 F6 f) `& B8 T5 _, w+ C
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?8 S3 W) t$ m% `+ b+ |  k+ g/ L; I+ U
' V0 P( p- W2 n
15.他语言表达是否清晰?
, l4 }; M- F+ m' B6 s3 Z7 H9 t; s( e! b* W# w' F
能否以书面或口头方式简要汇报情况?" |6 n3 h$ H3 V4 u3 n) I1 j

6 z- n1 X, }* F% F0 A能否准确地传达你的指示?
# x4 F, [" t5 V- R" N! z- s% t4 c7 g
能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?
5 O3 N( J; l% n3 |7 m8 ^" p
6 u+ Z- A, j9 m) Z* t" H4 Z. e16.他是否按时完成每天的工作?
* G) a1 j8 I! S" _
1 C8 C0 j; c: m: s' z8 d是否根据需要自愿在休息时间加班?
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, e8 ^+ d; ?, r8 _$ o领导测评办公室人员的20道题目
" x& t; O; |0 @* G2 L: W6 K1 _2 h; G
- n1 G" {8 X' I9 T- K: }' O4 ^17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?9 }% [+ D- T$ T# I- a$ o

" G9 W# O9 L4 j18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?: N4 u; \4 y  F

; W1 d' J# X; F: t. O( `" w19.在调研工作中他是否称职?7 ^8 y& b: O5 T' |
# Z. W, [0 U0 R% w, ]
能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?5 y4 [/ |" l# W" @. \" z8 K

; L) E) p# d& P: W; `: d20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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% C( Z2 _. n# B  d% E! A, l启示……
' T! X0 i& ^2 }9 s
  P( k) |9 f9 w二、加强办公室建设
- \8 ?7 f* x3 a0 L4 D$ n, a
( z$ ^! `$ Z$ @7 f(一)办公室建设方向& V0 Z: W" h3 k) d) T

7 H2 a% F+ v1 h# n/ w$ z* Y1、不断优化硬件和工作环境, a) Q$ T+ Y" r! u& e
& J9 c& {6 ?# ?& M: E* H
2、积极推进建章立制工作
1 H2 m* @' E% g) w0 b! i3 Q- ^( F3 Y8 r
3、努力营造和谐人文氛围
; @8 U& C4 Z% U& ]2 l6 ~- Y% p/ T! G3 Y  f3 D( ^, H, c
4、大力倡导团队精神
+ Z/ x: [$ _$ r' g3 x6 o( w/ j+ g: c) b3 U  O
(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规- F1 j+ V; o2 h/ u- i

; P% T- s; @5 f7 u7 U+ o  z) n5 a; C良好的礼仪形象
, ~" N. O3 X6 A4 F2 x' o0 @: }, z% X& m3 U: _) P
良好的电话形象& y, l6 L, f8 ~& D3 F/ P7 f. {

3 {. \- z. L$ @良好的文字形象4 s  J! ?+ b# E9 H
+ r: N8 j6 [3 N8 B
良好的语言形象0 {, N3 x/ a; g( [  e! z: t

: Q6 H. S% V# N& m1 E% }3 U, @$ k二、加强办公室建设  t2 b5 N0 H  r$ L% p- p

- i2 u  \0 F) c(三)人人争作办公室受欢迎的人员
) d9 i" Y" e  S. L" q
  B; k" p% U1 N0 `1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;% Y9 ~0 L$ \6 O

2 W$ j$ l! [( k6 t" V2 N. u& C2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;* O  T/ P& {6 T( c% V1 j

1 r; K, W, F2 o! k' ]9 P3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;8 ~( b% Q! r# W: T9 ^7 U4 K" x' W) Q

+ U1 q0 Y, f, _! P; Y  y! G4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;& h% I: H) T' n
2 h) f' @/ z0 S
5、随时让同事知道你对他的感激;
5 H9 y1 M, P4 I5 @+ X, [. {  i7 O) S- _  `
6、尊重个人隐私,公私之间分明;4 i: W. X2 |( F; \- Q
& d7 e( H, V" b
7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;
) m! j9 L( |) P4 J7 H9 i! a
! ]1 W! q8 p: r' p6 s( O3 d) j8、不居功自傲,有容人雅量。  h/ P( {% f. M4 p
- s& }8 f* G# c* `. a2 L* D* |
三、办公室办会工作基本规范
. ~8 V( k, w" w* l, F+ Z8 a& n8 x7 J) N  c& L! T
(一)会议服务的基本内容会前准备工作4 _# U% L4 j' q2 V

7 q* {6 d) T9 n) O. a1、设立会议承办部门和服务机构; g' d. [* A/ Q& E1 L  Q3 J; L
5 I/ P1 o6 @! n* |, r
2、协助领导确定会议目标和议题
) I! i0 w9 A. o: b# a9 H9 E9 @7 y. ^4 d% G5 x" G4 I
(1)确定会议目标
( q* c' v; [# _0 H9 n0 T. Q' g0 A$ X7 z1 f
(2)拟订会议议题  t4 e, N) n5 @1 @+ }% g

& ^- }) Q6 r: E, q) @: v3、拟订会议财务预算和会议方案
1 ~7 Q8 C, M+ c6 R0 z9 g4 `! u) ~8 C$ A! a
(1)拟订会议财务预算/ n1 H1 _+ i0 T7 A2 n- p1 i

* M3 G# O0 d+ _1 D6 x6 z4 i& D1 ^(2)拟定办会方案
( w( r$ w5 Y5 l; ?$ F: i# U* i. q
(一)会议服务的基本内容: K* r( i3 M: D/ [; s, i; z: P
9 [. @$ s1 H, @1 e/ a
会前准备工作
" s- E+ g; l; P' ?
4 J2 p/ S' O- K" I* R4、确定会议的议程、日程和程序+ B7 Q$ ]$ F( H4 s

! C- }" C" G7 Z. q3 H9 m2 ^5、分工撰写会议文件
& x: V; P3 W  D7 b1 ~" j, G
& t* w; P7 g/ p6、确定与会人员名单以及会议编组方案
% H& e! x9 \" t3 f: k% g1 ~! }. e$ i" C( N: g* w- I& V
7、会场的布置工作0 W7 h" u. Y( G0 y+ E8 x0 B3 h

5 S+ T: n) e9 }* r+ {衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。/ Q6 @. q6 e8 d1 j

7 S9 s" B3 J( K7 _( W主讲:姬瑞环  {1 C6 [( }( `# W8 }: L

作者: 游曳    时间: 2012-4-13 15:47
{:soso_e100:}{:soso_e100:}
作者: 鹅毛笔    时间: 2014-9-29 20:21
办公室管理!!!!!!!!!
作者: qcs456zlx123    时间: 2014-9-30 13:22
办公室工作这么复杂,原来如此,又学一招,感谢小编的文章
作者: 潘正明    时间: 2016-1-15 17:52
学习了~~~~~~~~~~~~~~~




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