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标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理 [打印本页]
作者: 大秘书    时间: 2012-4-12 13:55
标题: 办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理
第三专题- [$ r7 L- \5 X
, i) w) Z2 V# b
加强办公室建设与管理1 e( h2 O: U; c4 f# i) |4 M6 E" U
; H* {+ f. }$ D1 \' y7 D" O
一、办公室人员岗位认知与基本职责& {6 M; u* g: o- j" m& w6 m8 f
& H; @9 x6 W& ?! V3 ]# P
二、加强办公室建设
( o+ C; v. u1 c
3 ?0 o3 K7 P: c" x& F三、办公室办会工作基本规范
! r: J* @) H; D1 @  y# c# M4 |$ V) O4 L6 `
四、加强办公室的日常管理' s0 J: k/ o% h

  q$ g" |, S  q0 X- B) |0 B3 I& T一、办公室人员岗位认知与基本职责
+ V! F" C: B0 O: L9 N) E
) q6 j& e1 |, H5 a' d- j（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
- P, H4 d5 Y" a, S0 f( ^5 Q6 r
8 |, B2 n$ {! t  W$ U! k联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
) r- s' a  Y7 m4 S7 G( F. {0 Q, P# x% V
职能定位：
: ~6 z7 n) H6 {. V7 |( |( D% t7 A
6 ]0 P+ M6 U; I6 k& I行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
) C4 B' j4 ~+ ]
4 |( F, [2 k" r% f; ~( D( O. }一、办公室人员岗位认知与基本职责1 Q2 K2 }& t1 \2 m& D% r

5 Z" P8 O# j# ]" g1 Z: K- W（二）办公室工作内容与特点工作内容：
; f, D/ V) M9 Q% I, _
$ h0 n  u/ W3 i按性质分：
& |' e/ {. D/ K$ [1 Y5 d
: p; v+ c+ X% r6 ~' Q程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
3 \  Q8 g% k1 y( c! e6 c4 s5 H. i* K. D1 v5 o; ~
按内容分：
- n, b/ ]- m+ r+ A- Q7 @' k% b# X) G' I: O$ E
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
8 P. y+ f# n1 t8 l/ h7 w
" \: V/ o9 {( P1 Q+ w# T& `综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。$ s3 i  a6 O% u! ~9 x, B6 Z3 h& d

' F4 Y% y( G3 E一、办公室人员岗位认知与基本职责（
3 J. g( M- R6 l# k, P0 \4 t
, u/ D7 ?" _% ~7 r' }三）办公室人员角色定位, `9 p* E0 f2 T0 K. p8 c

/ h: a4 J' y  H办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
$ L4 E- r: }. L1 [6 c, M  c1 {8 B7 W6 g7 s% ~
（四）办公室工作对人员的要求2 Z2 d& d; @4 u( B. j2 j0 ]: m

$ r$ Z, ?4 p8 `1 h/ ]2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
1 O( G8 v- I9 O3 C# c
& f" f' h5 V0 e/ k  _! l一、要讲事业心和责任感；
# M0 B' y8 D! h7 x! s/ z$ ^" C7 `4 q- P" T- H6 B9 j0 h2 J
二、要认真细致；6 V9 i' i( K2 N2 R7 G* h8 Z

8 [1 g3 K. L3 f1 H三、要讲究程序(不要打乱仗)；; c! h6 _+ ]* w2 M: W
; ]) m9 ]' \# o# G1 e5 ~8 k
四、要讲工作效率。3 W( k# N+ n+ ]% v7 S

; b; e# o$ @2 x( D9 J6 m0 m（四）办公室工作对人员的要求- }  _9 q( p, M8 a1 D7 l

, j5 h7 e2 s/ T9 R3 p7 f- l/ k1、思想素养
; }4 X; D+ l% B% \9 _  q2 X4 Z2 {$ S$ H
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
2 j7 Y) m# n( V% A$ @2 @1 @) Y" f
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。4 V2 P8 O$ E" o" p! e
7 I( P- k; I6 Q  y9 Z
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。% d! }& p% R. L. E

$ @2 Q; N% p( N( L! S# d踏实肯干。舍得为工作投入。1 f: c8 b' I3 L
- K1 d) S. ^0 W  b6 k
（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
% a# T; j; i* c5 ^* U/ B# w4 ^4 u* C# e5 S( G4 [9 v/ I9 {. O7 o6 {. j
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
- t2 ^; x% w% P# |2 s
/ Q& z& i% Q4 U! P' |思维能力。善于思考问题，抓住关键。$ p7 C3 F+ X; k* k
* f( x- s$ Q1 G' W% N. D
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。6 S" e" N$ ^' Z% l

7 @" I: P2 C( s1 P: _( j3 s（四）办公室工作对人员的要求
6 G8 ^- _" q: k0 _0 C/ ~( f
9 V0 f  X/ B+ W7 }: ^; M0 p( W$ o3、心理素养4 A" v7 A- {3 l' W* T- j5 I

9 _+ t7 }- |4 n! b9 b心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。4 A; h& }+ }2 l: P( J: P' C
$ S, |; n$ o' w! b
注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。  Y" ^8 u  }& @0 V" I
0 d+ m1 ~# k+ O$ E* d# g4 s
调控力(控制情绪的能力)。- Z; g! ~1 F: R: }: g; Z8 n* c

% B# [/ ]" H4 q意志力。4 s6 x2 L8 q2 N, n/ C

# f; p+ B* c5 x/ H; w3 ^3 |/ ~（四）办公室工作对人员的要求
! ^) W" S  z. Q4 G* _0 F1 \/ x8 S  T! D( N' h9 z& w& |. z, |
4、角色意识
3 w( Q4 U$ v& Q- T* [. S4 O1 b9 Y. K7 [0 S
做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
! F2 r% z' @) _/ E' @
  N8 n5 Y7 s6 X1 O' V1 A全局意识7 W) G+ z+ ~% v$ d  n

( M! c% K$ f) T责任意识& g1 h( O, t7 |: j: c9 E3 K

$ |2 c& w: v0 d; Q$ F创新意识; L. S3 G& l4 T) V/ }- h
  Z  F; \% _$ g
奉献意识) [  T" h6 a! f  J
6 X' S1 B" N/ d4 m. m9 l
信息意识) H0 y. [1 u, l7 S  h. w
1 ?+ e0 P9 Y9 o( N" v
程序意识
8 I: `" Q+ h! i( \; A* T
0 K  y6 X6 I$ ^* G学习意识, v* \4 o; ?4 d* C

) c" N: R- e4 z; q（五）领导对办公室人员的期待
" m) b  b# _# B' b
/ a- J3 W7 |, {$ X, V2 M& I领导测评办公室人员的20道题目0 p/ M* f+ t9 T4 \9 o

  ^8 ~# C8 L4 f8 v1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?) i1 S" e3 V1 r) Y! V4 R
* q$ {0 s; b' R
他是否了解你的目标和意向?
1 L6 R, n* _6 @& Q4 O9 M+ Y* |) z( E/ y; F' [# l" M3 b& w
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
0 C4 K! v3 \* [. A6 o7 E% ^% I+ ^) h7 Z3 o+ b1 q
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?' v" x, k2 g1 a/ Q3 B; q# {( b

  [, O8 b9 I  ~3 |- P3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?" }7 |, I- R5 O% {! H

* i& g: {' [+ f. t他是否很会安排时间?/ T8 I+ T2 c$ s$ T! Z: Q! o
6 x+ f) s1 U" ?
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?( |; o9 j  w, W

0 H  b$ R8 `0 Z2 l领导测评办公室人员的20道题目9 X/ r- p, S0 u8 M. X+ I7 o9 V: @: n
1 h1 i( I. m  I
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
1 Z* W, X: W0 U* z1 u/ p! c/ r# G7 l; a8 @
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?- a, m' Z9 z( z/ y8 h9 [- @4 \* w
% `  R. t4 U0 ~6 C
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?% n2 V4 P. c" P! J" w
  Y7 [4 G9 N) O- W0 Z9 a0 O( @" \
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
9 z* E4 ]# z8 F/ n) s2 I9 U# O
: U1 u, g% V5 g. Z' M5 g9 ?能否制订新的工作制度或工作程序?
$ q% R/ H; V2 O! B7 D
, a7 K6 N! @! ~$ r; g1 x他的工作有条理吗?! V1 w- C! \" J" {- U4 V7 ^4 B. y

4 p* d! }9 U" @+ y- d2 y. ]6 x9 o+ I, I7．他是一个机智的人吗?
: h5 M4 y; n# V& N9 t9 h6 _, o4 H4 N, Z
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?3 Y$ @. ^4 \8 g, A3 l2 c

9 q; C- [0 H" Z/ o$ q1 b: i, h8．他能否提高文件运转效率?
  H, c1 t' g0 U' N0 l# s! @3 J' V
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
3 y( T/ {  I% w, z/ k/ I# b+ `/ J. b9 J7 ?" M) r3 n
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
- y- g, J5 T# b" f4 E1 y2 I
0 ]; e' c; D" j% I6 A领导测评办公室人员的20道题目
. s0 W8 s' F( h, @) f. F5 M& p4 `! K6 y  t2 V- A4 H
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?- R! G8 y( r- d0 o0 C. Q% T

. L/ F4 d, S0 K1 c6 z5 M- X  d10．他在危急关头是否沉着冷静?
4 m" i  l) a" w# N6 r& v- S& P" z/ T7 l2 G" r, G/ O
当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
4 l4 q  t/ F9 B' j* A2 M+ ~6 k6 E" Q3 [5 H+ r7 m7 g3 _
11．他对你的忠诚值得信赖吗?, _/ f, F8 O) k3 p

3 p& }  Z! U2 }( @3 h9 {( `2 `你能把一些机密信息资料委托给他吗?
+ c8 _4 g& ~& C' Z0 F# s; G6 P, c
9 O0 ^3 V1 G1 \; q& [1 K12．他是否有较广的阅读面和知识面?6 w. d8 @" w- d- h8 V' r/ e
' h; O& T9 ]1 y; j% C
是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?& z4 J6 `$ T9 L" ?! P# m
, Z" Y; Z3 c+ w& f
领导测评办公室人员的20道题目
; y6 [6 d$ }1 ~' g7 V  ^/ ?  f8 V* U
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?5 y" d$ K- j6 K" X% f6 |6 ?
% c7 w- ]5 i% T8 u3 b! H' N
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?6 |1 e; }6 `. `2 F  R

, u- m8 \% L' T# c14．他是否有个人学习计划?
; c, i4 m2 {% S3 J* v* d6 I+ O+ Z  S* x0 ?5 R. V& \. e" i
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?6 c5 X: `, R: V' A! E1 u

! ?& c. W; \9 \2 }是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
* ~0 V5 i% }  ^, O3 H& W4 s6 Y5 u$ u( t2 \! n) G, V
15．他语言表达是否清晰?; x) z/ C3 E) [! _3 C6 k7 d$ ?' k. O

  a0 t& ^" M6 F! @( x, W/ T# p能否以书面或口头方式简要汇报情况?
3 q! Q/ O6 e4 @# q( Z6 q+ O/ G5 m! u7 z0 G* g! k# w1 `% l
能否准确地传达你的指示?
% P. ]0 N- u1 {5 n+ B+ h7 f, g. |4 G$ }) C: \1 x3 \
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
! c( ?) ^  a% E- y2 \1 O& J, r) m3 s  ^
9 X4 U$ f3 q- n16．他是否按时完成每天的工作?$ _, d2 n5 k, s- _& F
; A6 ]  B" [4 X$ K
是否根据需要自愿在休息时间加班?
( [2 A- z, ^5 N: F
$ q- f8 K# @2 E- ~) P+ [( n( d3 N领导测评办公室人员的20道题目7 ]3 ~7 S7 L) x: _& i6 x

4 k4 z( _# ?/ i- c0 T# \+ a1 z% h17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?- ^' G8 Q+ y: l/ K1 y* g
! \* C% c2 A3 G) A) g+ T
18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?; H1 v2 H: |/ q1 W; j

, ]  q5 b- F8 Z4 s, Y  V19．在调研工作中他是否称职?0 G, j( d$ y" ?- ^- ^+ O
* S2 m/ S" M) X4 }: }; r
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
* i+ k- k$ S; g5 `9 q9 o" v1 \- z
2 Y7 O% E6 E8 |20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?- _6 M! r: v6 p

" `* w. y! M; y2 U1 x! [. x启示……! b% R7 c* G3 a- y9 R4 M( \
8 Q. [4 X- }+ Z; |. E/ ~2 {: z
二、加强办公室建设( W' r3 e7 _" |
& i7 {6 g# T8 o6 O: ~( R
（一）办公室建设方向
, ^& ?: Q: G% n* b9 i! s  d5 d
& I) }- m; K( A# A* s7 r+ X1、不断优化硬件和工作环境
( Z4 [2 H; \+ W4 \1 h3 o( R
& I: F1 b! p! O" |# E8 B" U2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围" D0 [5 |% a8 G+ Z6 }! v

. `. X6 o  X, k' V" E& M$ @4、大力倡导团队精神  `6 ?+ I* H7 E: q8 V3 K6 V9 ?- S

0 n, i' q( q: `8 S. h( ]（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规5 q- @2 _5 M4 \8 e6 u

" g: r5 i0 A+ W8 D) ?8 }) s良好的礼仪形象
0 A# i6 _- O5 B3 v4 V! P$ Z. K. Y8 S2 |
良好的电话形象
8 w4 S( w5 Q1 i5 F, K8 V" x  O
' ^3 |9 T( R0 y- L良好的文字形象! W$ X: c4 A/ s5 ~4 v$ ~

3 O7 ~9 I# f+ s4 b/ p; @良好的语言形象7 V- H$ y% J3 c& X4 a

8 ]0 Z6 f1 E, m; u8 J- f5 I' g+ v二、加强办公室建设
! R$ [7 M* p( [# [" s  v$ }" f9 Y: e0 w- [4 m! S) b2 _9 k6 A$ c! n
（三）人人争作办公室受欢迎的人员0 R* Y( f: R- W0 z
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；4 f) O( L! ^1 P! U8 x8 v, p

* [) F9 n; i) v$ G+ D. d  h2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
4 n- w* I% o  Y) W1 S
- d7 u, k% [1 Q! J# A3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
) T3 B/ Z3 K$ t) m2 r5 Q3 u7 Y: ^# P/ P, h. k
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；4 L: b1 k0 C' e% j
. m6 `  o4 P- G9 B& y
5、随时让同事知道你对他的感激；
% l" y/ H4 \: b/ W; F  t' h
% G( j  a! p( |# X5 \6 n% x6、尊重个人隐私，公私之间分明；. M  ^. h- ]9 H$ A  ?
9 e& ?& F5 s! K3 F1 f
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；! R% H9 n: j  ^7 j6 s

( U0 u/ Q2 f* _$ m  I! f8、不居功自傲，有容人雅量。
+ Y% S# j# B! S" _
, f, n& w, v  v  V3 {三、办公室办会工作基本规范8 ?, r, U; x0 N0 c

& @7 s0 ?6 ]% A2 C1 v( Z% {（一）会议服务的基本内容会前准备工作
0 _& _9 N! [6 I6 O8 H( L
8 D% t# k" c9 \7 I+ b' m+ o1、设立会议承办部门和服务机构
6 A) R( b( c3 T( y* N, Q% ], t9 S, p
" ^  x7 v9 I$ t$ i9 y8 e5 z' H2、协助领导确定会议目标和议题
$ D0 R* s5 `/ a* n7 c) W' b2 [/ Z" f1 f: P" e1 I! |
（1）确定会议目标1 `* }3 v4 M* {! i
/ ^/ R6 E" X- g8 l  b' R
（2）拟订会议议题( z3 y2 d% }: `, y. d  Z  |

) e, Y1 C: K# s, r" I1 z8 ?; s3、拟订会议财务预算和会议方案% c/ S7 G( t! R5 {5 B* [

! B; _) J* A. K6 P* c! T（1）拟订会议财务预算
! d4 H  m0 W# x2 l
6 K5 d6 f- }. ^$ c& {0 G& `（2）拟定办会方案/ }: z& E; Z# U

1 m6 |0 t, [* _* `& W) b（一）会议服务的基本内容
* Z; g6 \& W3 k+ b  h& Q, X& a4 b! N% I* z/ U% f
会前准备工作% `* O+ i8 x, W& A! t
$ W/ K* Z5 S* s
4、确定会议的议程、日程和程序
$ {* j5 h4 A! t( ?- u& R! A: |$ b" \( H3 j, a
5、分工撰写会议文件  f# l9 K, P$ E* k% R, C8 @! Q0 a( [

% c  k# q- {3 H! c7 a6、确定与会人员名单以及会议编组方案
; f7 t( e. A: D1 h2 K, J0 q& ], _1 P4 @; S2 J  G
7、会场的布置工作
" L  c! p6 w8 f# J
( T* r0 J. X! p, t, i; H  k( h衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。1 K( O$ W+ k1 g7 U: W

/ s1 v! c  Y8 l) S" {! r主讲：姬瑞环- W3 E' {/ @6 R* h8 v
作者: 游曳    时间: 2012-4-13 15:47
{:soso_e100:}{:soso_e100:}
作者: 鹅毛笔    时间: 2014-9-29 20:21
办公室管理！！！！！！！！！
作者: qcs456zlx123    时间: 2014-9-30 13:22
办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章
作者: 潘正明    时间: 2016-1-15 17:52
学习了~~~~~~~~~~~~~~~



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