老秘网_材夜思范文
标题:
办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理
[打印本页]
作者:
大秘书
时间:
2012-4-12 13:55
标题:
办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理
第三专题
) ?$ E7 ^0 S5 k
3 c# O* y# w% r; s9 { X! O
加强办公室建设与管理
1 ^* R9 I% w( `2 f
, @' W) R) O: ] E
一、办公室人员岗位认知与基本职责
, ~6 w# |2 U" q0 L4 O8 k
# j h* @; x' y% ?4 ?8 d- `
二、加强办公室建设
6 N4 {: g9 T7 o6 O! @6 e
. O2 Z1 m4 U) X4 x
三、办公室办会工作基本规范
/ W* M( H( h" V J ^
9 {0 l- ^( S8 ^5 Q/ l j
四、加强办公室的日常管理
# b4 I7 u' r/ O g% }" S) R+ B: Z( `
& M6 u8 K8 q) q1 g
一、办公室人员岗位认知与基本职责
- `; y' g& `5 Q7 V' r
4 n+ D/ a5 P; D/ [4 Q( p
(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。
! ?+ u$ {5 ~2 [$ U }
6 `' j7 X/ Q, H+ |, X
联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。
2 j' w* V! [) S
( t8 U9 X2 j7 i* d8 k6 m
职能定位:
5 Y- p4 \( ]1 O8 }2 h( w/ \
5 f; `, J; ]. s: ~9 `( P; j
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
$ m& q8 i2 d; k3 A! r: Q5 E
; _8 M m4 t# p9 Q/ L9 `; C' ]
一、办公室人员岗位认知与基本职责
0 O1 F O4 \: _* r
& ]4 j$ k' E3 |1 _. I+ [
(二)办公室工作内容与特点工作内容:
# M$ }# y0 s2 X4 E' q# x6 { B8 z% M U
5 p) N0 M) q# A4 B
按性质分:
- A" g4 v2 H9 ]" Q8 G% Q y+ B
1 _$ `: U* W S0 S6 W) ]2 e
程序性工作;智囊性工作;临时性工作。
. Q0 Q6 g2 \' g4 g# F9 p
e3 C- g- ]9 A+ x( l c
按内容分:
! Z @; s6 W5 @! c( v( [) q8 A
" Q5 ^; _+ @1 I' @2 [1 _+ U
办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:
. P- C0 V; u7 U' X; T9 D$ i: l5 z$ Z
7 ~, s: {, d0 N' B- F
综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。
$ S$ I% [6 T, X" ?. } w, I. [4 w# W
4 i- z4 y" Y3 V6 B+ f
一、办公室人员岗位认知与基本职责(
& ~2 {& Y" T: { g) X
+ {( w8 v( [* x) S6 c+ _6 N6 q
三)办公室人员角色定位
4 B1 i& m" c+ t p# Z, Q6 J
+ G. {" |1 p( i2 t! ]0 T' L1 _) }
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
/ B% }! [4 v" G
- {: B/ \2 g8 d
(四)办公室工作对人员的要求
2 ~6 V9 n' |9 o* g" P$ F
; l& C- M( R$ [
2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:
+ y2 Q& {: x7 o4 O5 {, U
( c' a9 N! _" {+ ?% T, P7 u
一、要讲事业心和责任感;
4 i; |) X, d4 d1 A
# k3 m# a# @0 A q2 A# Q" Y$ Q
二、要认真细致;
5 d* B w" M+ e; b
4 b6 d7 h4 K6 ~4 i1 S% I9 k* x
三、要讲究程序(不要打乱仗);
4 W3 _1 V9 Q& l1 @& [
5 b: e. L0 ^1 O. A6 ]7 t
四、要讲工作效率。
- h$ E3 }2 Z$ _; Y5 B9 p* J) l
/ D$ C: t0 v0 z; T
(四)办公室工作对人员的要求
* [; [* ~- U; {2 F/ A; x/ }0 a
, }0 R& A r: {: q
1、思想素养
/ Y. i- f) |9 Y" S; j8 U
' e2 Q% z- j1 l
热爱本职。干一行,爱一行,专一行。
9 P" O% o$ }' h6 j7 n
0 N: G) o6 S, ?7 `0 o+ _3 t8 u
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。
0 [( m) T" d5 q6 \) c
6 y, k$ }0 l: L% h
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
5 g! w) r* U1 s; ]) @( F
. \6 A' O% d1 M" r& p4 T0 U
踏实肯干。舍得为工作投入。
: H- s0 F" W' ?# u2 c: @
5 B0 p9 l' j9 `0 ? D
(四)办公室工作对人员的要求
! q* M X- C8 C4 m
; W B) v3 p2 U" ]1 m& s# d+ g, t
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
# ~( j) o& C6 t! S7 F/ I0 }0 o1 x
/ t% O( o8 B4 N1 n$ h" k
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
, e- t8 c. W1 }$ g0 \* ? \ V
2 ]# s7 M. v, \
思维能力。善于思考问题,抓住关键。
4 r1 D0 S' I9 c* d- w3 T+ ~4 J
& p8 H$ [2 K. w, S% d$ h
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
1 y$ Q5 X$ ^4 [
- {' j6 X6 b1 A8 t/ y6 N
(四)办公室工作对人员的要求
" Y+ X3 @' w- K2 E. A5 L( w
& g T% ^$ u" R
3、心理素养
$ a2 U: e# P5 ?6 d; R
$ J; [9 Q/ O4 n8 x! Y) k2 z
心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。
9 I: o# g5 S5 z) m& |7 d H
8 l# W5 p! t* u
注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。
1 V5 Q8 k. M5 n- w
9 o4 P" A( w) \% [; I
调控力(控制情绪的能力)。
) o# [/ y1 K$ K: ~ S5 ^
E- P& s; h* E, R7 `. H9 u
意志力。
9 [) }( Y0 g! W
7 ?, q& M/ a7 ^! ^7 s: o* Q' b4 ~
(四)办公室工作对人员的要求
% K3 P( |& T) {+ n' x
2 a0 q$ K7 d/ z, p
4、角色意识
& D3 X, p8 u* ^9 h: y6 ^
4 M0 ?" [; ?& X! T9 v
做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识
- l& q2 K+ q e8 @3 U6 Y
! D- x* r3 c$ [8 ~, D; Y, k9 E
全局意识
3 y$ g2 Q) f$ C
7 H5 C* k* J0 ]' I0 P4 u
责任意识
8 m: ^1 {" G! x2 T$ Z: D" `
# F" G6 M1 E( \1 k% ]4 |% x! b' t2 E
创新意识
) b# n! V' w1 a; c
1 ], B& H8 J" { b3 u2 |% C
奉献意识
( ^( u u# L) `( u y
3 F1 ~! Y2 e3 y, H& ~1 S; d( m0 t
信息意识
- C4 s" U. b' a* z T3 M: t
- w, o$ W; d/ H E- ]9 Q
程序意识
3 V8 G) e* H- b @) p
& Q" |2 b% y7 o5 n9 ~$ W
学习意识
7 W2 p3 ~0 R$ ]7 `
6 T1 O U- \8 _" Q
(五)领导对办公室人员的期待
" m8 k+ s( l ?% h9 z
9 Z; Q0 r7 M% w2 c1 [
领导测评办公室人员的20道题目
8 ~- _% t' e! s& d, F* s6 p
6 w" ~, G7 o v: P6 d
1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
4 x9 U( o; ]1 z
8 k: z' c8 t0 C( K- e. T$ g
他是否了解你的目标和意向?
2 F7 f6 f% C# M& m1 Z0 f9 F
6 H. {3 ]0 F! J! t, u+ d
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
0 D$ ^ }5 ~$ e
/ }% u1 u4 u" j" P. ?
2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
6 b, z8 t q/ C) {; n# n8 R
2 D' i- R& {1 a: D
3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?
8 J) [# t( S1 [$ q
6 x% A% U, O1 h7 r# c
他是否很会安排时间?
4 |9 ~$ x1 T% T$ }7 D. P) L
2 l( q Z5 D* T
4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?
, E$ i- p/ k+ g
4 T I" P1 M( [; ^7 ~
领导测评办公室人员的20道题目
6 u2 ]' c6 \3 `
+ O% p7 a3 h/ [) T. ?: R% ~. ?# q
5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
$ [+ X2 @1 `' y% g/ d* X8 x
8 @$ l( H# d, G# z6 k. E
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
; m0 \) W" R6 N- g
8 T% L* |1 ]" w7 T6 q0 ]
6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?
4 t7 z8 r0 j- d% A9 w) q
% b& Z2 `& _2 Q9 t8 a0 Q7 l2 q
能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?
$ f' u G6 A8 c, n
. w. y# h* q+ z" _( o
能否制订新的工作制度或工作程序?
$ @. E; T2 ^* d/ | W) Y6 i
9 n. A3 Q* Z2 K% I
他的工作有条理吗?
" A$ ~2 w) t% |* `- }
+ R' }, O/ E* h1 V
7.他是一个机智的人吗?
$ Z) p( d, I o/ w: k
' ~7 h) l6 y. t$ n$ m
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
* s4 F1 r+ W3 C9 \
: v$ U& M3 d7 B4 i8 I* M0 b e
8.他能否提高文件运转效率?
3 t# [+ i7 p/ O2 K9 [7 C
0 w! v& ` q* H# L5 W6 t+ S
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
0 O; F; |$ a7 a
/ N. t; n, H. E4 X( Y8 }
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
; J$ z# G1 \4 B& T7 A2 D m0 ~
( K4 w6 c' U& P
领导测评办公室人员的20道题目
4 `/ f% [: G$ S( e, W
$ b. I- }6 b5 c
9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
" C# t/ i( s9 C2 Z8 g- T6 L/ G1 d
7 u, Y1 s8 G9 }) Q! {, v0 y: ]/ ]
10.他在危急关头是否沉着冷静?
4 n! G9 P: ]/ g7 Q
8 A& a6 U( f2 Y$ T4 p2 J) c" Z
当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?
# h3 [- |1 t. h
3 N5 o, u) X( \# S( k f; L( l I/ a
11.他对你的忠诚值得信赖吗?
- u5 J! [; [2 }* z: {* c
9 O P5 D# I" s& G+ B$ n( b
你能把一些机密信息资料委托给他吗?
6 D- i- Y8 }+ E( D
0 ~( T; I3 I1 b- S6 `7 N2 Q6 P8 j
12.他是否有较广的阅读面和知识面?
. N7 G$ j# B8 J, r
; _' ]6 Z- F. I% R7 m
是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
+ E: u. {: A8 ?( ~$ f% Y
: w6 U$ S' ~+ Q6 r5 O
领导测评办公室人员的20道题目
8 r& A' b; ]) }" k
6 R7 `% G- U- m: G: W ^2 t) I, n
13.他是否成为本单位有价值的信息来源?
: ?3 O. P. V8 v3 g7 T( }
W5 u @; k P$ t, P2 v6 K
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
* n8 e2 s/ N: U' z# R
7 o! F, k) w: M$ U$ _
14.他是否有个人学习计划?
' h3 H5 G, e- |6 s9 J G& W- Y
0 R& Q8 }/ R* |- \3 [- T: `
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
' N8 P3 A0 o8 z9 j
+ ^' D: `) t, V
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?
8 O0 x; m' U% d
( S9 F E0 c9 S2 c! g* d! @$ S
15.他语言表达是否清晰?
3 G9 P& R- |5 O
0 u7 h0 J9 j" H4 u9 j. f! \6 l7 X% V
能否以书面或口头方式简要汇报情况?
" o( N0 @- s: k$ S3 {
, m G! m) ?+ a
能否准确地传达你的指示?
# K, A" t8 @4 b8 r$ A0 t
, f$ F% G* R, ]7 `/ y! W4 W3 Z7 c
能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?
8 m R1 p- T) `, [+ I L% L" o
; Q; D! { W3 J; m! b! q
16.他是否按时完成每天的工作?
# f7 X2 F* K& Z# l; w7 @
6 G7 s4 ]. k. ?( F6 j3 c* U
是否根据需要自愿在休息时间加班?
* [, w+ G( ~3 ]3 ~+ M0 h' y0 v5 \
2 L$ A; F% f" s( D( A
领导测评办公室人员的20道题目
" Y' D) o2 I7 i: F7 j- N1 T, ]
0 N0 K- t5 q/ C U8 N& c7 g B2 M3 P
17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?
1 |! H: A# R# O: Q- o1 X
/ ~. j* k/ R6 b/ T$ ?
18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?
9 ?2 \$ w1 ~# p9 S4 g: `1 ^$ O
' c2 J* Z' [) |3 j( H! G, E, m2 S
19.在调研工作中他是否称职?
( X; a: M: M* S% m- o* f
' x- C! t4 C9 z7 g% Y4 X, V C
能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
3 l- ~; r' e% N& Q" O2 s
# @. {/ f% R0 J
20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
. }6 d$ s- ~% M$ ?6 ^6 m, M+ Y* s
& L: V7 i; _+ E9 M% q
启示……
6 p+ h* x/ x& Y, W3 p7 o
3 O) [+ @# @8 S5 S
二、加强办公室建设
) l) G% g/ S6 f9 P
# ~) J5 p' U0 ^3 o& b
(一)办公室建设方向
5 s5 o& r+ n% b& _
2 ]3 c; v; [5 h# x- c1 `
1、不断优化硬件和工作环境
. O Y* D( J2 D
4 m* u* b) z m9 _ s0 k) u
2、积极推进建章立制工作
+ |( x0 C# |! S7 }/ b p* Z5 r) O
8 ?1 g! B( Z: ?+ u( `4 c6 L
3、努力营造和谐人文氛围
( z- M9 N, w% E$ J3 h& Z( u9 M. Z
$ j- M, }4 m6 c2 ^' Z* b% E
4、大力倡导团队精神
' X% m: ~8 e; F- M, r
# |) d1 d# e) m( f
(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规
$ p9 ~' H. I( o* \9 ]$ y
- C1 q6 O8 ]2 i- w
良好的礼仪形象
: I5 t6 v( N& h; ~- V
" f) V& _! c! V1 j" d+ D1 `
良好的电话形象
; E6 J) F' L& X& G
% k5 Z( s5 f& v3 w, z1 D
良好的文字形象
* k' b5 `* W) X! B- v, W/ m
% R$ F5 I" g/ U ^7 [
良好的语言形象
* M1 N7 q7 k1 U$ I- T$ a2 S- M
, B- F I# R% I; [5 [$ f+ x- D, k
二、加强办公室建设
* r& v2 l7 ]* T j j
! m$ v) x! X9 x4 L7 D6 d' t, R. g
(三)人人争作办公室受欢迎的人员
+ G1 g1 F2 X1 U1 _0 K$ G1 `' F
8 A, I- _8 l" e& v1 r9 J
1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;
$ z$ J0 g+ _- C/ Q+ o
/ C3 Q: n0 R# ]) Y2 I
2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;
8 K; N, j0 `9 Z* L( N7 g
3 t( @" u) T' U( D3 J
3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;
( f u" v* {/ Y; L8 j
; _0 b S' H4 B9 u; _1 ?' ]
4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;
' J% @9 C: i7 _$ b; ]/ r
2 q: O9 k) L1 x* o' ^- B2 c
5、随时让同事知道你对他的感激;
4 M5 \) f1 v' m0 I" e
+ v* F* p3 d* Q% H: }
6、尊重个人隐私,公私之间分明;
- M) i& t1 o; S: E( o. q
+ @. [4 G, q8 A% a
7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;
- B w7 [! \ s- Q8 K6 ^+ Q: y
) K! e: T( K& v# C
8、不居功自傲,有容人雅量。
4 j9 Q$ D% n9 ~4 X/ h. w
( X- @6 |% L8 S. U8 ~0 c
三、办公室办会工作基本规范
" ?. u2 h, b. `7 m- k
0 i, L- I6 }6 y3 A) }: V4 E' D
(一)会议服务的基本内容会前准备工作
) S0 z. e5 @" |" g+ y7 j
& D0 g2 B8 `& D/ `
1、设立会议承办部门和服务机构
8 ^( d7 P3 h+ k
1 D9 `( \# |. i# F: F
2、协助领导确定会议目标和议题
3 s6 ?. }0 n' m: d2 H5 Z- A) w
: {! U+ r+ ~: G! g) B; i
(1)确定会议目标
2 W1 k7 S3 K# m! E7 \
' r7 x8 m: }' l1 c1 |9 T' Z
(2)拟订会议议题
+ y- t5 a- o, D4 V* [7 ~
" S" L" M( D2 k! U. }
3、拟订会议财务预算和会议方案
+ `+ c% V! g% G0 s, ^5 n
2 N6 l/ s( U; t( s! T
(1)拟订会议财务预算
. O. V1 H) j% x, a
% _5 M" |! @( K. j- w6 x
(2)拟定办会方案
/ e/ f* F) n _
" M# n9 H. O. k4 p% w
(一)会议服务的基本内容
3 r# N4 H2 |+ y+ j, r8 s' i
0 K l5 J8 O# K7 m$ p, k4 |
会前准备工作
. x B& T9 `4 G' L e% j
$ Y1 B0 `) G, _0 U( t6 V
4、确定会议的议程、日程和程序
" L3 C8 b8 t9 T9 S% {: A% ^% n
( g0 F! E% _0 j
5、分工撰写会议文件
; q: U& Y$ V% i8 y' M2 \7 L% o" L
" t9 y: ?- }! p( r1 K( D
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
: z$ B7 |! t; F* S0 A! X- s
$ D0 N* k& B) v! _$ Q- X
7、会场的布置工作
5 p1 ~! e1 s) P
' ^3 o& l8 a' m7 o
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
! w7 Q; f/ \$ A: r# F+ l. N
* V1 ~. u: G3 [2 D
主讲:姬瑞环
6 A% P0 v# ]$ e2 U+ U; m0 N* \: d: Y
作者:
游曳
时间:
2012-4-13 15:47
{:soso_e100:}{:soso_e100:}
作者:
鹅毛笔
时间:
2014-9-29 20:21
办公室管理!!!!!!!!!
作者:
qcs456zlx123
时间:
2014-9-30 13:22
办公室工作这么复杂,原来如此,又学一招,感谢小编的文章
作者:
潘正明
时间:
2016-1-15 17:52
学习了~~~~~~~~~~~~~~~
欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (https://www.laomiw.com/)
Powered by Discuz! X3.4