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标题: 浅谈办公室主任如何当好领导参谋和助手 [打印本页]

作者: 广东老秘 时间: 2012-5-1 07:20
标题: 浅谈办公室主任如何当好领导参谋和助手
　办公室是一个企业的综合管理部门和办事机构，是领导的参谋部，办公室主任参谋的助手做得怎样，对构筑良好的企业外部形象，驱动内部管理机制高效运行，创造最佳的经济效益都起着至关重要的作用，因此，作为县供电局办公室主任要想卓有成效地当好参谋，真正成为领导靠得住、信得过、离不开的得力助手，就必须把握办公室工作的特点，找准自己的位置，发扬开拓进取，勇于创新，乐于奉献的精神，热情的为企业中心工作服务。近几年来，我们洪泽县供电局各项管理工作走在了全省县级供电企业前列，连续四年获电力部“三为”服务达标先进县，连续七年获省、市局优质服务先进单位，连续两届获省级文明单位，并在苏北地区首家实现了“三化”县的目标，这其中也有我们办公室的一份功劳。现就本人几年来做办公室主任的实践，谈谈自己的粗浅看法。

一、要体察领导意图，做到献策不决策

领导者的基本职责就是决策，工作过程主要包括决策、实施、指挥、控制、协调五个方面。县级供电企业由于行业的特殊性，领导决策的对象多、层次深、内容广。因此，作为办公室是个承上启下、联系左右、沟通内外的中心枢纽部门，在领导的决策酝酿、形成的实施过程中，提供可靠的信息，提出有价值的建议就显得十分重要。但是，在现实生活中，办公室的工作常常趋于被动，不是忙于日常程序化工作，就是忙于领导临时交办的任务，整天被动地围绕着领导转。在这种前提下，办公室主任要想献良策，当好参谋、助手，就必须“吃透两头”，即：吃透上级的政策指示精神与吃透基层的实际情况；增强“三种能力”，即：增强自己的敏锐观察能力；综合分析能力；精明的办事能力。在此基础上，办公室主任围绕着领导转，不能只是行动转而思想不转，因为，要正确、系统领会和体察领导意图并按领导的意图办事，办公室主任还必须有独立思考、广度联想、扩展领导意图的超前意识，不过这种超前意识仅供领导参考，体现在为领导参谋划策的全过程，但切忌不能将自己的意图、看法强加于领导，更不能代替领导发号施令。参谋的计谋再好，只有被领导采纳了才能变成实施的行为。如：自1989年我局实行局长负责制以来，新的领导一班人，在短短几年时间内除对原18套职工住宅进行改造外，还先后新建了5幢108套计7600平方米的职工住宅楼，使全局95％以上职工小家庭住上了成套房，同时，为改善职工的办公、生活条件，还新建了4700平方米的综合办公楼以及幼儿园、浴室等。作为我们办公室分管全局基建、后勤工作的职能部门，从工程的概预算、资金筹集到位到图纸设计、建筑队伍的选择、材料选用、工程质量把关、工期等，只是向领导提建议，而不作任何决定，在领导决定后，我们认真组织实施，从而做到了献策不决策。

二、要有追踪反馈的功能，做到侧重不失重

在日常工作中，领导开完一个会或交办一件事，参谋部都要进行跟踪反馈，没有这种功能不行，办公室凡事都要善始善终，行动在会上、落实在纸上，不是真正的抓落实。作为参谋部“领头人”的办公室主任，这时即要抓住重点、分清主次，又要统筹考虑，兼顾一般，做到侧重不失重，在被动中求主动。在实际操作中要把握好三个关系：

（－）正确处理政务和事务的关系。办公室工作繁杂琐碎、涉及面广、头绪多、政策性强，大体上可分两大块：即政务工作与事务工作。概括起来就是承上启下，当好助手；提供信息，参与政务；联系左右，综合协调；文字综合处理；信访提案办理；综合事务管理等。在这种情况下，办公室主任的主要精力要放在政务工作上，要抓大事，管本行，努力在为领导当好参谋助手上下功夫，在加强办公室工作的计划性上做文章。如：我局办公室是党政合一的综合职能部门，人手少，事情杂，任务重，平时为加强工作计划性，我们坚持每周一次的办公室工作例会制度，规定所属本部门的班组长，管理人员参加，总结上周各自工作的完成情况，制定汇报本周各自的工作计划安排，并对照本部门制定的“经济责任制考核细则，加大考核力度，使办公室的各项工作真正落到实处，适应了企业整体管理的要求。

（二）正确处理日常工作与突发性工作关系。办公室工作具从属性的特征，对日常性、周期性及规律性工作，办公室主任要严防事无巨细面面俱到的做法。对突发性、临时性的工作，头脑要冷静要培养自己快速反映的能力，并且要切实注意办公室整体功能的发挥。如：我局办公室现有管理人员6人，其中正副主任3人，为了充分调动大家的工作积极性，我们采取一级抓一级，一级管一级，下一级对上一级负责的办法，严格按照各自的分管范围，明确分工，并依据各自的岗位规范，将具体任务落实到人头，做到职责上分，行动上合，任务上分，目标上合。特别是在增强整体凝聚力上，注重办公室内部民主作风的培养，以“懂大局，议大事，管本行”来正确处理正副主任之间的团结关系，处理主任与其它管理人员之间的团结关系，平时有事大家一块研究，一起探讨，一起行动，从不争“权大”与“权小”，相互补台而不拆台，在办公室形成了“九牛爬坡，人人出力”，团结民主，奋发向上的良好风气，为保证办公室各项任务的完成奠定了基础。

（三）正确处理为领导服务与为群众服务的关系。为领导服务是办公室主任义不容辞的责任，领导交办的事不仅要不折不扣地完成，并且要为其分忧解难。但是为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务，这就要求办公室主任多与群众接触，发现问题及时分析，超前预测，为领导决策发挥参谋作用，也为领导服务群众提供更加有利的条件。如：我局办公室作为全局信访归口管理部门，在处理平时群众来信来访过程中，充分发挥信访工作主渠道作用，切实做好接待、登记、承办、转办、督办和反馈工作，建立了“一审、二簿、三单”工作制度，使群众来信来访件件有答复，事事有结果，架起了群众和领导的桥梁，深受群众的好评。

三、要敢于讲真话，做到服从不盲从

敢于讲真话，讲实话，这不只是一个人品质和工作作风问题，而是对革命事业的责任感问题。因此，作为办公室主任要当好领导的参谋和“耳目”，就必须抱着对革命事业高度负责的精神，实实在在的做事，老老实实的做人，实事求事的讲真话，这里所说的讲真话就是要处理好领导与被领导的关系，服从与盲从的关系。办公室工作的从属性，要求各项工作必须体现领导的指导思想及符合领导的意图。参谋跟领导必须保持步调一致，不能别出心裁，自以为是，与领导离心离德；更不能在工作中，行动上与领导的要求对着干，这样就会贻误工作。不过办公室主任与领导在真理和人格面前是平等的，在领导面前办公室主任也不应一味地唯命是从，是非不分，如果这样也会给工作带来不利。但是当办公室主任与领导意见有分歧时，要站在领导的角度想问题，换位思考问题，并且要选择恰当的时机和方式把利弊跟领导说透彻，这样随着实践的检验，领导也会把参谋视为助手。

四、要坚持有权不越权，做到果断不武断

办公室的职能是“参与政务，办理事务，搞好服务”。作为县局办公室主任在平时实际工作中，有参政议政权，有督办检查权，有工资管理权，有人事调配建议权，领导越是信任办公室，放手让其工作，做为办公室主任就要善于运用赋予的权力去开展工作。如：我局办公室因是个党政合一的部门，分管着全局的人事、工资、档案、文秘、纪检、基建、车辆、信访、医务室、幼儿园等。管事多了，相对部门的权力也大了，在这种情况下，作为办公室主任就要注意爱护和珍惜自己手中的权力，准确把握自己的权力，做到用权不越权不要权。此外坚定、果断应当是办公室主任的工作作风，领导安排布置的工作，交办的事情，要迅速地抓实施，抓落实，不能推倭拖拉。特别是当领导外出，出现一些突发性事情，而又需要紧急处理时，办公室主任绝不能优柔寡断，应审时度势当机立断，但这种决断不是脱离现实的武断，遇事要冷静分析，周密思考，不能盲目冲动、感情用事。
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作者: 临武秘书 时间: 2013-8-12 22:31
办公室一项很重要的工作是上下达情、左右疏通。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。
　　现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与办公室日常的及时沟通、协调有着密切关系。与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。
　　办公室怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上支持，关系上爱护，感情上友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

作者: 小秘书20171128 时间: 2017-12-11 15:15
写的真不错，尤其是对分寸的把握，厉害

作者: softcollection 时间: 2017-12-11 22:30
虽然自己干办公室主任时间不长，但感觉要想当好领导的参谋和助手，除了平时多用心，想领导之所想，急领导之所急，才具备当好一个参谋助手的基本素质。

作者: chobert789 时间: 2018-8-16 22:58
识（常识性），流量知识是指当前所创新的知识（领域性）；按水平划分，分为低级知识、中级知识和高级知识；按性质划分，分为普通知识、专业知识，其中普通知识是每个人为了生存、生活必须掌握的知识，专业知识是

作者: 张xingp 时间: 2020-5-20 16:29
做好办公室工作不容易，分享的感悟体会很有意义

作者: x542907415 时间: 2020-7-12 12:20
要体察领导意图，做到献策不决策；要坚持有权不越权，做到果断不武断

作者: lisang 时间: 2022-4-17 17:01
办公室的职能是“参与政务，办理事务，搞好服务”。作为县局办公室主任在平时实际工作中，有参政议政权，有督办检查权，有工资管理权，有人事调配建议权，领导越是信任办公室，放手让其工作，做为办公室主任就要善于运用赋予的权力去开展工作。如：我局办公室因是个党政合一的部门，分管着全局的人事、工资、档案、文秘、纪检、基建、车辆、信访、医务室、幼儿园等。管事多了，相对部门的权力也大了，在这种情况下，作为办公室主任就要注意爱护和珍惜自己手中的权力，准确把握自己的权力，做到用权不越权不要权。此外坚定、果断应当是办公室主任的工作作风，领导安排布置的工作，交办的事情，要迅速地抓实施，抓落实，不能推倭拖拉。特别是当领导外出，出现一些突发性事情，而又需要紧急处理时，办公室主任绝不能优柔寡断，应审时度势当机立断，但这种决断不是脱离现实的武断，遇事要冷静分析，周密思考，不能盲目冲动、感情用事。

作者: 文字游戏 时间: 2022-4-24 09:29
有收获，学习了，感谢

作者: runrunrun 时间: 2022-4-25 20:57
服务”。作为县局办公室主任在平时实际工作中，有参政议政权，有督办检查权，有工资管理权，有人事调配建议权，领导越是信任办公室，放手让其工作，做为办公室主任就要善于运用赋予的权力去开展工作。如：我局办公室因是个党政合一的部门，分管着全局的人事、工资、档案、文秘、纪检、基建、车辆、信访、医务室、幼儿园等。管事多了，相对部门的权力也大了，在这种情况下，作为办公室主任就要注意爱护和珍惜自己手中的权力，准确把握自己的权力，做到用权不越

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