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标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
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作者:
浙江秘书
时间:
2012-5-1 19:13
标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
! ~( q8 |) C' A$ W7 R
; ?: q) D0 g/ T2 {
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
w0 E* y: s9 S% {& S+ U8 H
4 h* e# g' V) c7 ~8 E/ Z
一、秘书的职能
; K% D5 e7 V* B; H0 U: [
1.辅助决策
4 H* z6 [# T3 `, d; k) A4 h
1 q4 e' k/ j; M8 W; H& w
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
) u N: Z+ o) q1 Z* ~. a
3 N( i! _9 g1 r- }' i
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
# g; J3 s# r* d8 t8 @( @( L+ a
4 o. k7 z* P; b5 h$ c+ Z0 [
辅助内容的综合性
9 a% b7 z9 w% O+ O
+ {# r9 g. ~" J: K+ T
辅助时间的经常性
; L6 y1 L' R! u) N# e0 n
9 O/ G. t' y7 S
辅助环节的全过程性
. u( G6 m6 w v/ D; Q. x
9 ?8 U% `- n% h0 y( v. H. u8 E/ @
（3）、辅助决策的原则
4 z7 Z) w) k. ^4 x& K: @# ~
5 J) W! p& t- A. g$ B4 N
超前原则
/ l! C/ y8 ~' y& W
, S* |' r! l( t, d3 x4 g8 A
定位原则
0 U5 |) ^0 Z# V9 E+ ~ Z' m
: }1 |" P/ e0 _# N
信息原则
9 J! [6 \4 t& A, Y$ l
3 i" b% y6 X' r- j- }- ]
谏诤原则
" P! J9 J+ Z) H" l7 b" S/ E
1 E0 M$ @) h$ U
（4）、辅助决策的过程
$ P& l w7 L( m& S
, {. W R3 Z$ Q1 d$ e
协助领导确定目标
- x8 e, T, t2 J- H4 z i! }9 v
1 ]& e4 d6 K) \' e8 u$ Y
协助领导设计方案
6 w% N# T- a# d2 s5 d) m5 o& @5 s. X, t
1 @8 w/ l- D# V; G/ r' V
协助领导评优选优
" x$ f/ j1 K& A, i6 h
. Y7 u, y% c; S% A( \" ^/ n Z
协助领导实施反馈
; H2 N- Q( l! R& Q1 K8 X
, j- H8 A a- a4 ^+ Y& u+ [9 H
2、协调关系
q& z5 C; ~8 [5 O% f/ }; Y
4 ~' C; O5 j" [5 z* |' [! Z" N
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
( H5 K; ?, T$ P( s3 K+ P. O7 w
9 u) a9 l+ X4 Q+ a9 Z0 e2 x% h
（2）、协调关系的特征
; B, f1 F. T6 E. c" H+ U9 G
5 U$ R* W4 I& t0 H0 @- f- Z
从属性
0 R( M( Y$ z: R4 Q+ c2 n& U% B" R
' T9 C: g0 o% T0 B" u5 I: e
广泛性
' y5 b# \% q' }/ @
) U2 Q+ v% b" M( i8 |4 ^
间接性
3 C1 |7 Y B" M( y7 z5 K, Y
, q0 k% y4 g- R2 @& h4 A9 r% @
（3）、协调关系的原则
- T' ?" `3 v: x+ d6 R
) F) V! t0 l, v, R$ c( r
政策指导
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" x ]: U4 F7 \& q
客观公正
! V+ o9 M* K+ J8 k& u( d) [
, j6 Y% ~1 w" Y+ g" [ \% g
平等协商
6 X) G/ y* c. ]4 ~; n# w. f1 n( b# Q
: o8 u& Q. x% H* @8 I
注重整体
) |0 S4 ?; r {% {4 S6 F: |
/ A4 o7 K' T0 _& Y' Q+ ~% w- |
灵活适度
, x5 h4 U# F% x
& H6 ]+ O8 W- Q! n, q4 V
（4）、协调关系的过程
6 [( d6 f5 x! U. G
- {% C' S7 Y- E# F2 `$ W" o
摸清情况
; O) u) |$ `4 e9 U+ m2 d
! g, F- Q; L& @$ H) k8 _& D5 e0 E
找出症结
) ~7 o, Y% R3 f5 e
% ], k/ a; v7 j
恰当协调
: Y( |1 ?% [% W
' n* e( e" b; I7 V$ F' Z3 ?
督促落实
5 o6 ~4 ^9 e; E/ e- M% {- D
7 h- _% l; R3 F% I
检查反馈
- X3 C, e; d5 u( x1 F1 ^/ r4 O. B
# r( d; ^1 v1 u! g/ N
3、处理信息
3 |, ]( C3 J: w, q$ B& ^$ y* X9 n
% C; Q: l4 g4 K: ]: X
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
3 O5 h3 a5 Q. u, e
& n9 ^2 y1 X! J
（2）、处理信息的原则
9 O* h* i& i- I9 `8 p: z& N+ a
2 v( _( R; ~+ }% @- W+ v
及时性原则
5 f/ C8 M$ [% |8 p3 l, g% q
1 S* ?! o8 \- O. p
保真性原则
. J+ d% N8 F$ z" a
+ r( a6 j/ D, F4 R N/ E6 Y j9 V
适用性原则
0 o6 M2 t6 V, K6 U; B( a# O
- f" {: k/ H- n
预测性原则
# k& p& ^, U+ O9 t! Z8 w
3 X6 h* [" O* U( K9 r* V1 G( y
（3）、处理信息的内容
: x: p& V8 q0 l1 y
1 q8 r% G9 }& A& a+ f: [
历史信息
: ?" [7 ]+ j q9 k. ]
0 o5 w* }: a) o; N
上级信息
( p; W w- Z0 N* l2 g
; b4 \2 T$ e/ N9 z3 n
内部信息
5 _& c ^# a2 ~
$ E- j- B% m& v2 t% t1 J7 [! w
公众信息
$ W1 G2 b( f2 o; i& D r
9 }" k/ ]1 y5 a3 u
社会信息
: d- L( D7 \4 [
5 X" M5 l3 q( }- H/ E
（4）、处理信息的过程
- A$ |6 H2 B) N$ u1 b! B" A* t1 o
3 \: q, @) ]* S* F$ v
信息的收集
. v$ `' M2 H1 r9 m; u, `
& R7 ?! ~' v: p! A" {
信息的加工
; h$ X4 T6 {& Q0 \9 v
/ ?" n6 H. ]7 j
信息的传递
4 Q4 N# f2 g* z/ l# A9 n
! s1 z& v+ T+ _/ U) c+ G3 }
信息的反馈
' \5 ?+ G o L0 k6 ]$ H3 z
* k( s% E' @4 i- ~+ L4 d" s
信息的储存
3 l3 V5 N; r; d( H$ R
0 S7 t% D2 H# v, R% J
4、办理事务
8 D0 g' E2 N, `( k
& X: a7 h- ]7 Y% N' |/ H
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
& i* u0 L9 I& r) D* F7 g
* _/ S: o$ }5 T2 k
（2）、办理事务的特征
8 {+ i2 Z9 c9 D
, p4 p/ P/ Y* { {( b
综合性
3 F/ R; u$ l4 `& o- ?9 `' v
6 A: u& d* F, k: F
服务性
1 [5 Y1 m" x* m' m: Q1 j
4 y8 p% l, d8 P& r4 C
繁琐性
* F: d% f( D% c
$ I: V& [" ^7 Y% O) k1 z( g
突击性
5 u+ d9 P% D7 w0 }: `" d( w
, S: R' b% w8 }6 h8 n2 ]
（3）、办理事务的原则
; S) \5 ?7 |3 Z2 C; ]& ^; q/ q
7 p$ S! x4 t' |6 L9 y
被动中求主动
& ]0 R) o8 `+ t0 }2 _* l' i' l! [. ?+ S
% V2 @* w; ^) Z2 y
原则中求灵活
0 b, @' f1 o# b" Q5 \
4 n, O1 W& \$ r* M+ C& x; ]* i
繁杂中求规范
$ e, D& l- y, h" y) _3 G
& Z; c6 P- K/ I
（4）、办理事务的程序
h- Z |: ^* l0 h6 }4 O ?
# L/ \( \4 e% I6 h
自然程序
1 |! p. A" Q# O5 T& ]
, d0 O5 E } G/ H
理论程序
2 S, j: e, S k) H5 |& M+ `5 t
; s6 a: A. r6 j) F! U' H
指令程序
& M( ]" E+ {6 r& t Z. S8 }) P
/ G- e; z9 a0 ?' i5 R
法定程序
! F7 Q9 n& l3 U0 |2 z' o+ e3 j
& B# ?% G2 |. j4 X+ M0 ?
技术程序
6 i7 L8 t& Y9 z7 Z, `1 H
" p! q& E. ]2 q1 E( y
习惯程序
9 o: Z6 E; Y* g* j( B1 A# C
% u6 c; {7 U' E( z
二、秘书的职责
1 T- W/ g$ m5 v+ j
大致也有以下11个方面：
Z1 s1 K4 Y9 c% k X+ K% D
: I1 M) y# x5 W r
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
( {, n: X- z- d4 C. `
n' j9 S* |' Q$ L6 ~$ V# c
接待事务（来访接待、安排服务等）
( d; H$ a8 m7 y
. i* q' j/ e5 s% K) f) y6 O
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
& K9 S4 K1 V7 H z3 S# Q
1 R9 B6 y3 `* e3 S& f
行政事务
1 w0 x( Z/ K/ h" ~* w q
0 d. m; |2 D" ]! J. R
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
' h( T4 [2 G0 k/ ^! }3 q
$ m( O4 i. d8 E% k
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
6 C+ T( ^7 T. g% s4 v1 U1 u# \
- `6 o8 c9 O m
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
% Q( j$ ^3 T7 S8 f0 r( S5 z! n
4 ~+ W8 j n1 n+ |) E( Z
写作事务（各种文体的写作）
% i4 P1 [/ d3 x
B: Z$ o ? W ~& B$ N
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
, J" L" V/ b5 L' K3 K
7 V- d* m, g/ V I1 L" L5 \- R0 b
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
# S' V; ]! v& @: n2 N8 `
1 }. C1 F$ s: n4 E
其他领导临时交办的任务
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