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标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责 [打印本页]
作者: 浙江秘书    时间: 2012-5-1 19:13
标题: 浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 7 n9 r8 U  B- E% O+ A! R0 z
; f- b9 S6 S! O5 ]: p# c
　　一、秘书的职能
5 j' F3 n0 k  Y# |　　1.辅助决策
( m. @6 ~2 j  m
1 E2 G, x& c- M1 a+ o5 g7 L　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 8 ]: p/ E1 j/ M1 K# K  H

' y# Q/ Z9 v7 |3 h' y　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
+ V0 }3 F# x! H2 N* U4 k
6 }) b" l  _# v* B　　辅助内容的综合性
4 M4 [- i/ P& H9 j4 a/ \! x- z+ [" s" P6 h7 L3 Z7 i6 g/ X/ ~% x7 c
　　辅助时间的经常性
! U6 j- B! a2 Q" U: O0 i! Y- e
. T/ G1 Y1 o) L' c　　辅助环节的全过程性
8 I. B& a+ `) Y4 T6 r  u4 Y0 \  M# v+ F8 H8 \
　　（3）、辅助决策的原则
& ~& @% s. C1 i: j! a& P. E
; ~" D8 ~+ C0 l& M$ h5 t* C% e  h* f　　超前原则 8 ^0 p, j2 c1 O6 g/ E9 O5 R2 y

+ _4 b  |" C7 b& M/ O; T7 ?　　定位原则
5 V! c2 G2 n: A3 _1 I* T* f
  T8 p  }8 N  c　　信息原则 9 v3 ?( q. d# [# H5 g. h: ~
4 E2 C+ \! e/ G" I2 g* w8 C$ i
　　谏诤原则
2 ^) _" I$ r- F( A5 Q8 v, v! \
: v/ N3 M9 l$ z5 A0 t' I　　（4）、辅助决策的过程
$ ?4 k! Q6 X& X' f8 X# A, ^. b+ o, z9 P  O7 T+ B& e* @% g- B
　　协助领导确定目标
0 t5 D7 |6 `5 ?! M- \
2 h- |* U; ^$ l: F+ a' i9 ?4 U; M　　协助领导设计方案 ' p& I# b4 @4 s( C

" T; z9 |* O& \. o1 F  s6 W　　协助领导评优选优
( j5 L  z1 ?3 U( j/ \) Q. b; P3 a" y
　　协助领导实施反馈 6 s" ]9 m! a0 n2 v( N5 Z
4 l; g: u5 o1 m( P+ k, ^1 x
　　2、协调关系 0 q1 j2 ^& {$ P: h' ^

/ A5 m8 t# W$ p( y' A/ {- K% B' D8 I2 c　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 / q. j. s5 Z: k

6 L; O5 Y. z, R, X; f( ]) i　　（2）、协调关系的特征
4 S- U  ^4 |* O* g# h) t" C. |) f' ^; h" F
　　从属性 / k5 a5 |- [$ p% p' b

2 o: ]$ D& a  @. _6 s" U　　广泛性
- \2 m! i* |8 _+ R; r# L9 _& i
8 e. M; q- }+ m% ]4 d, |& u　　间接性 * x  F# |. i. ]9 l/ S
$ c. j0 f9 t/ N# f" S3 K$ E7 Q! }# m
　　（3）、协调关系的原则 7 A: l: ~. E% J, R7 @) _1 h
$ H! A8 A8 `+ M9 h3 z# k& E
　　政策指导 , o8 h0 K/ s: P" p  f1 ^

) p, U2 T/ ]6 p6 `0 F　　客观公正 6 f# V3 d/ I* c5 l" F
8 ]# F4 L6 ]; F  K
　　平等协商 ' @9 Z& x+ x3 w" l! q/ B6 H" J

0 g2 A5 g# g  p; A1 f5 W. V+ V　　注重整体 * q- R+ D+ u: T
! R" R1 S/ U" l+ _/ b0 D) y" f$ X% H
　　灵活适度 5 ]* l1 h' g9 D" Y" Y3 v
8 d; ^7 g. F' j2 A
　　（4）、协调关系的过程 9 f6 ~: s& _; w5 D+ B  q

3 j9 T3 b9 t2 F　　摸清情况 6 E0 M& {: w1 t

2 e0 j( x1 X7 d; q　　找出症结 9 o( E8 h! v' f7 Y/ B6 O; X& H

$ }* x  F# B/ I- F0 m0 l　　恰当协调
' F+ ?$ Q: M' q9 d, b/ }
: j+ K8 z! T9 H　　督促落实 ; p2 J: G) ~' c! A9 s
6 s0 s1 @# D- v6 s/ V/ p3 j
　　检查反馈
* W0 x& f7 v4 R& j) F
) N! k2 Z2 b0 j9 N1 i+ ~　　3、处理信息 ) |  ]$ c! }( ?) M7 ^" _6 l- \
& T/ [2 x9 m/ q, G# t$ `3 |6 ~
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 . ~* t: J3 @# A" a1 N7 D
1 G+ P- Y* m- s
　　（2）、处理信息的原则
+ k% ?! c, J; }  ?: N; N
! _- s& f& ]: N' w　　及时性原则 ' {; s  n: i1 d/ @; _
& n" \" f; Q+ H/ r# x! o6 {" {
　　保真性原则
3 r- @0 G6 {8 E7 H$ H4 w) t' O1 G4 h+ ~" C
　　适用性原则 + |/ y+ h/ X5 N: B8 S# `3 w$ s

; w5 T1 |6 a+ C+ p  l　　预测性原则
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　　（3）、处理信息的内容 9 x5 w0 D" @! _4 c
7 v3 ]4 v2 @; q, g1 f
　　历史信息
4 ~: o) F, m2 P5 \
! x5 p% [. W1 Z5 N- H: O　　上级信息 0 L: ?$ E0 p, l& T9 g  |: u. R

, n* A1 I5 h. Z' ^% i　　内部信息
4 \) j4 j/ C7 C1 J+ p1 e; V! n, U) L0 a3 U$ |& Y0 N- L, v
　　公众信息 / S7 N1 O( t( r* J( r' j

+ @: b! E# J; }5 j7 Q( N! A　　社会信息   g  B' W& J% R5 ?( z2 O  R- j
+ w# H, Y& l; {( V
　　（4）、处理信息的过程 * c; ~/ G5 q1 d7 e: X! z0 M

8 {' c; B  C  b) V' F- A$ R! R　　信息的收集 % X& Q0 \( O8 F  N- J9 m; m0 m" [8 @
( n+ f% i4 L1 h& P" a4 q7 f
　　信息的加工
# Y1 ]* f; I1 U( j
1 y; S6 g: x1 O/ M! `7 C　　信息的传递 - B5 L4 A  ~: D; \" C/ p
( H& o7 s% ?. G0 B5 P4 d
　　信息的反馈 ! U2 ?( W1 @/ M+ `' M0 Z; Q% x& W3 W
" f1 \& X& Y+ N5 i) q6 l
　　信息的储存   h( J4 c- s5 D! i; s

4 D6 Z" p, V! l; k2 l　　4、办理事务 : [* r5 b/ B: s2 l
4 v8 M$ E9 A, c0 a6 P3 j& W9 d' |9 o
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 : c: p7 M. P1 X; c3 S9 K5 c+ ~; s' Q
6 U, ~, Q  s! ^) {9 R2 P# I3 [+ M
　　（2）、办理事务的特征
+ X) ?* d+ M" E( t2 a% i; g3 |
. z6 P3 P$ I  N- ~  u( {3 B　　综合性 $ H5 ]* Q! w( q7 R1 V# D

3 W+ J( |0 K" C) g　　服务性 : x; D* e+ r: L8 y* {
$ X1 B  j4 D% u$ ~& X1 t
　　繁琐性 1 c% n" U5 A0 L$ w# s0 z4 U
) [- N, I: W$ o% u
　　突击性 % N! t2 J# c7 O5 ~  ]
( s0 [$ i7 m  Y. }" f
　　（3）、办理事务的原则 / X9 \: d. p+ `3 [( i  n1 e

2 _6 c1 ]% S6 b5 y　　被动中求主动
! e# f0 _$ }1 A6 l2 |2 K
# y/ ~/ r8 c+ T1 X1 Q" C　　原则中求灵活 4 O# _: P& B" e4 D1 X6 c% B" z0 \" y4 F

$ ^0 S8 _* i. T" u　　繁杂中求规范 8 R8 _5 Z. _/ J$ h4 ]6 M  o$ c

2 y8 W; l( T* R　　（4）、办理事务的程序 & J8 g' s! F9 M" R: M$ |  r
$ N6 O+ V' H% d2 Z. \* O3 `" K; _
　　自然程序 2 E1 V% p/ H, s& v6 M& y
4 U4 L" u% ?9 P1 h& ^
　　理论程序
1 K, [% L2 j4 C) t
7 I# j- ^( C/ `- i9 z: ]　　指令程序
4 n4 ?8 K9 z9 _6 U* x3 H" i
& J! r2 D3 J* u# l( O7 l4 h　　法定程序 5 S; b' q7 ^7 B: U+ ~
: `5 W$ X3 s& N2 V
　　技术程序 4 P+ a( p/ e  h* E$ M8 y

: s; a% {( L* E5 f' t3 d  B" t0 p　　习惯程序 : P4 h1 w6 R2 R
% Z7 |1 c0 Z3 J+ m) k. J2 d2 [
　　二、秘书的职责6 o7 t+ @5 q& T6 z0 `3 x
　　大致也有以下11个方面： / ]( x+ E& n' V  X
( x$ f  A% p8 O8 |+ ?+ s
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
3 z% L# i/ H- t. l2 v
; ]2 ]8 u% t+ O' t　　接待事务（来访接待、安排服务等）
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+ w  [$ f0 W7 }" b1 s! n　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
0 d) d/ O+ f! y! A
: H1 R* D8 H" I1 \5 c& N) _　　行政事务 & a0 }8 ^$ n  e! H; l+ }

2 q1 R1 r8 ]* S+ ]9 L　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
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　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
0 v6 [1 |6 B6 q# C; J
7 G9 b" f& M4 f/ b　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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2 c! }0 ^  Z  d6 o; _　　写作事务（各种文体的写作）
: g8 D/ X" p* T: \
  v; }, E) ]6 m- W　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
0 B, P$ e2 h, ~( H$ S( F8 ?7 H& j9 Q, `8 k: \4 c
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
8 u( D6 d  z% A0 N+ `) G# O  j" `0 m* u2 a# {+ x
　　其他领导临时交办的任务



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