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标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
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作者:
浙江秘书
时间:
2012-5-1 19:13
标题:
浅谈秘书工作的三大职能与11项职责
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
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职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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; f- b9 S6 S! O5 ]: p# c
一、秘书的职能
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1.辅助决策
( m. @6 ~2 j m
1 E2 G, x& c- M1 a+ o5 g7 L
(1)、辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
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' y# Q/ Z9 v7 |3 h' y
(2)、辅助决策的特征:体现在以下几个方面:
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6 }) b" l _# v* B
辅助内容的综合性
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" s" P6 h7 L3 Z7 i6 g/ X/ ~% x7 c
辅助时间的经常性
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. T/ G1 Y1 o) L' c
辅助环节的全过程性
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6 r u4 Y0 \ M# v+ F8 H8 \
(3)、辅助决策的原则
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; ~" D8 ~+ C0 l& M$ h5 t* C% e h* f
超前原则
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+ _4 b |" C7 b& M/ O; T7 ?
定位原则
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T8 p }8 N c
信息原则
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4 E2 C+ \! e/ G" I2 g* w8 C$ i
谏诤原则
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: v/ N3 M9 l$ z5 A0 t' I
(4)、辅助决策的过程
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O7 T+ B& e* @% g- B
协助领导确定目标
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2 h- |* U; ^$ l: F+ a' i9 ?4 U; M
协助领导设计方案
' p& I# b4 @4 s( C
" T; z9 |* O& \. o1 F s6 W
协助领导评优选优
( j5 L z1 ?3 U
( j/ \) Q. b; P3 a" y
协助领导实施反馈
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4 l; g: u5 o1 m( P+ k, ^1 x
2、协调关系
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/ A5 m8 t# W$ p( y' A/ {- K% B' D8 I2 c
(1)、协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
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6 L; O5 Y. z, R, X; f( ]) i
(2)、协调关系的特征
4 S- U ^4 |* O* g# h) t
" C. |) f' ^; h" F
从属性
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2 o: ]$ D& a @. _6 s" U
广泛性
- \2 m! i* |8 _+ R; r# L9 _& i
8 e. M; q- }+ m% ]4 d, |& u
间接性
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$ c. j0 f9 t/ N# f" S3 K$ E7 Q! }# m
(3)、协调关系的原则
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$ H! A8 A8 `+ M9 h3 z# k& E
政策指导
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) p, U2 T/ ]6 p6 `0 F
客观公正
6 f# V3 d/ I* c5 l" F
8 ]# F4 L6 ]; F K
平等协商
' @9 Z& x+ x3 w" l! q/ B6 H" J
0 g2 A5 g# g p; A1 f5 W. V+ V
注重整体
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! R" R1 S/ U" l+ _/ b0 D) y" f$ X% H
灵活适度
5 ]* l1 h' g9 D" Y" Y3 v
8 d; ^7 g. F' j2 A
(4)、协调关系的过程
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3 j9 T3 b9 t2 F
摸清情况
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2 e0 j( x1 X7 d; q
找出症结
9 o( E8 h! v' f7 Y/ B6 O; X& H
$ }* x F# B/ I- F0 m0 l
恰当协调
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: j+ K8 z! T9 H
督促落实
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6 s0 s1 @# D- v6 s/ V/ p3 j
检查反馈
* W0 x& f7 v4 R& j) F
) N! k2 Z2 b0 j9 N1 i+ ~
3、处理信息
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& T/ [2 x9 m/ q, G# t$ `3 |6 ~
(1)、处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
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1 G+ P- Y* m- s
(2)、处理信息的原则
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! _- s& f& ]: N' w
及时性原则
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保真性原则
3 r- @0 G6 {8 E7 H$ H
4 w) t' O1 G4 h+ ~" C
适用性原则
+ |/ y+ h/ X5 N: B8 S# `3 w$ s
; w5 T1 |6 a+ C+ p l
预测性原则
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. a: t" ~5 }& R3 G/ G
(3)、处理信息的内容
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7 v3 ]4 v2 @; q, g1 f
历史信息
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! x5 p% [. W1 Z5 N- H: O
上级信息
0 L: ?$ E0 p, l& T9 g |: u. R
, n* A1 I5 h. Z' ^% i
内部信息
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; V! n, U) L0 a3 U$ |& Y0 N- L, v
公众信息
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+ @: b! E# J; }5 j7 Q( N! A
社会信息
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+ w# H, Y& l; {( V
(4)、处理信息的过程
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8 {' c; B C b) V' F- A$ R! R
信息的收集
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( n+ f% i4 L1 h& P" a4 q7 f
信息的加工
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1 y; S6 g: x1 O/ M! `7 C
信息的传递
- B5 L4 A ~: D; \" C/ p
( H& o7 s% ?. G0 B5 P4 d
信息的反馈
! U2 ?( W1 @/ M+ `' M0 Z; Q% x& W3 W
" f1 \& X& Y+ N5 i) q6 l
信息的储存
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4 D6 Z" p, V! l; k2 l
4、办理事务
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4 v8 M$ E9 A, c0 a6 P3 j& W9 d' |9 o
(1)、办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
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6 U, ~, Q s! ^) {9 R2 P# I3 [+ M
(2)、办理事务的特征
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. z6 P3 P$ I N- ~ u( {3 B
综合性
$ H5 ]* Q! w( q7 R1 V# D
3 W+ J( |0 K" C) g
服务性
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$ X1 B j4 D% u$ ~& X1 t
繁琐性
1 c% n" U5 A0 L$ w# s0 z4 U
) [- N, I: W$ o% u
突击性
% N! t2 J# c7 O5 ~ ]
( s0 [$ i7 m Y. }" f
(3)、办理事务的原则
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2 _6 c1 ]% S6 b5 y
被动中求主动
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# y/ ~/ r8 c+ T1 X1 Q" C
原则中求灵活
4 O# _: P& B" e4 D1 X6 c% B" z0 \" y4 F
$ ^0 S8 _* i. T" u
繁杂中求规范
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2 y8 W; l( T* R
(4)、办理事务的程序
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自然程序
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4 U4 L" u% ?9 P1 h& ^
理论程序
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指令程序
4 n4 ?8 K9 z9 _6 U* x3 H" i
& J! r2 D3 J* u# l( O7 l4 h
法定程序
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: `5 W$ X3 s& N2 V
技术程序
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: s; a% {( L* E5 f' t3 d B" t0 p
习惯程序
: P4 h1 w6 R2 R
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二、秘书的职责
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大致也有以下11个方面:
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( x$ f A% p8 O8 |+ ?+ s
日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)
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接待事务(来访接待、安排服务等)
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会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
0 d) d/ O+ f! y! A
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行政事务
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2 q1 R1 r8 ]* S+ ]9 L
信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)
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T0 u- L. Y' A5 P4 L
调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)
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7 G9 b" f& M4 f/ b
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
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2 c! }0 ^ Z d6 o; _
写作事务(各种文体的写作)
: g8 D/ X" p* T: \
v; }, E) ]6 m- W
协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
0 B, P$ e2 h, ~( H$ S( F
8 ?7 H& j9 Q, `8 k: \4 c
督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
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j" `0 m* u2 a# {+ x
其他领导临时交办的任务
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