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标题: 行政公文成文时间的书写方式及错误分析 [打印本页]

作者: 巧家秘书 时间: 2012-8-3 08:20
标题: 行政公文成文时间的书写方式及错误分析
成文时间是行政公文主体中必不可少的一部分，是公文查考的重要依据之一。但是，这部分与主体中的正文比较起来，在内容上就显得过于简单了，因此，人们在研究公文写作时，往往不大注意探究它的书写规范，以致一些不合要求的写法常常出现在公文上。为了使公文的书写符合国家规范化的要求，笔者认为有必要强调成文时间书写的规范性。

　　一、成文时间的标识数字

　　《国家行政机关公文处理办法》（国发〔２０００〕２３号）第二十五条第九款指出：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准ＧＢ／Ｔ　９７０４－１９９９）对成文时间的规定是：“用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’。”根据上述要求，公文成文时间的数字标识应注意以下几点：

　　１．用汉字而不用阿拉伯数字。

　　２．年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。

　　３．用汉字的小写数字而不用大写数字。“零”是汉字的大写数字，与汉字中的其他大写数字“壹、贰、叁”等搭配使用。“○”是汉字的小写数字，与汉字中的其他小写数字“一、二、三”等搭配使用。这样说是有理论根据的。《现代汉语词典》（商务印书馆，１９８３年１月第２版）第１０７０页：“汉字的数字有小写、大写两种，‘一二三四五六七八九十’等是小写，‘壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾’等是大写。”第７１９页对“○”的注音及解释是：“ｌíｎｇ数的空位（同‘零’），多用于数字中：三～六号｜一九八～年。”可见“○”是一个独立的汉字，并且与汉字的小写数字搭配使用。国家标准规定用“○”而不用“零”，说明成文时间应用汉字的小写数字标识。

　　在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“０”，如将“二○○二年”误写为“二００二年”。“０”是阿拉伯数字，属于阿拉伯文字系统，应与其它阿拉伯数字“１、２、３”等搭配使用，而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写，所以“○”不能写为“０”。

　　为什么会出现上述错误?芽首先是许多人没有意识到“○”与“０”是分属于两个完全不同的文字系统，把它们混为一谈，于是以“０”代替“○”。其次是在电脑输入的过程中，输入“０”可直接在键盘上按“０”即可，而输入“○”则必须到符号栏里去找，一些人为了方便就直接从键盘上把“二○○二”敲成了“二００二”。还有些人甚至根本不知道到哪里去找汉字的数字“○”，就干脆以“０”代替“○”了。

　　二、成文时间的标识位置

　　依据《国家行政机关公文格式》，成文时间的标识位置有三种情况，下面予以说明。

　　１．单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４字，与上面正文的垂直距离视印章而定。印章的上弧应距正文２ｍｍ～４ｍｍ，当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，印章的中心线压在成文时间上。也就是说后一种情况的成文时间与正文的垂直距离较前一种小。

　　２．当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字，与上面正文的距离和第１种情况相同。

　　３．当联合行文需要加盖三个以上印章时，成文时间标识在最后一排印章的下面，右空２字。

　　成文时间标识位置比较容易出错的主要有三种情况：一是左右空格不按要求，或多或少；二是不管印章下弧有无文字，与上面正文的距离都一样；三是两个机关联合行文时，未将成文时间按要求拉开，致使印章的横轴超出时间之外，或一个印章压在成文时间上，而另一个印章未能压住成文时间。这三种情况都使文面不美观，也不符合公文的格式规范。

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