$ g j9 l2 ~. p 会议中常见的问题5 T& K3 ]* u$ |7 D1 L
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下面我们先分析一下会议中常见的问题： 5 |4 X; b4 u- N' h, H i1 i1 O/ M+ m
会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见，还美其名曰“让大家有更多干增值的活的时间”。却不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”；! B5 {4 d9 B8 }
6 u% ^7 b6 W! _0 G# D4 C 会海：过多开会、过滥开会、无效开会，文山会海。彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”； w9 A) s; H) O# T' E/ S1 t2 h* m4 z
- n2 n; X H9 g' S% J/ C, W 拖沓：有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”(于是有公司规定上午11点才开会，大多数情况下对一般会议效率是很高，但对一些重大事项可能不适用)；会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有密切关系；事前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓；. A7 n' u6 h1 h7 T! k% ]0 K
7 k3 {3 }7 ]3 t9 O- K “陪绑”严重：有些为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。日本一些企业会在会议室醒目的标出会议成本的公式； ~; X# O1 I8 Z# D N
& h; ]1 D1 z: x7 z. j {会议成本 = 与会人员每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时）+ 会务直接成本' a8 |; f s* r+ {6 u* F$ C8 C3 d
其中：“×3”是因为劳动产值高于平均工资；“×2”是因为参加会议要中断经常性工作，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，损失要以2倍来计算；而人越多时间越长，会议成本也就越高；会务直接成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水费、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高，一定要注意有足够的产出； 0 I' Z l2 d7 X$ w3 u- T# v% b s! G# n" v: [) M1 t' ~
主持人选择不妥：如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时，或主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都有可能失控，达不到预期的目标； 4 i M' J1 E+ V+ y6 I! h9 e2 u2 {" i8 w$ ~* r
议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，可就是从来见不到专题讨论，结果问题是一而再，再而三的重复发生，整个组织在重复的学费；! }4 I1 Q6 e u$ Q
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重复会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案；; K. u2 p2 h5 P2 s' z0 ]0 a, V
) ^* r H( l# t- O! ~ 地点安排不当：有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。* w: H4 } H2 ^: x3 D( u- V
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会前、会下不沟通：会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。很多真正高效的会议都在会前、会下已经沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议；有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣； * D5 Z- ^. n# t- U, j- a; v% h1 A& e5 l, x
会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度；2 B, v1 X4 P: M6 `
- H( ?1 w- z8 Z, W 会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义； 3 t! ~- J2 w& S" Y. b% V1 D7 r; k2 N- H& |1 ^/ b
议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不准备主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了，这样的决策很快，但往往后悔或变更也很快； / r& f$ v0 ?; C" B; I1 U' C5 J, r4 _7 m4 B! }; d" v0 E9 U8 h
决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行；; Q9 I9 H: Y' U* A5 j5 X4 S) V. f
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行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。 " U8 y$ F% z% v7 E' c6 a & |! s! x3 e' h% W* ~! I$ h通过观察一个公司的会议制度、具体会议的准备、进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平。 # v0 j8 ^* X) x6 ^; M- o5 N9 D 0 G# O& ?! s8 M, ^7 B! A( F知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，须遵守以下十项原则：$ i, A# Q( C8 K; D2 _( a