标题: 公文拟稿常见错误及规范用法 [打印本页] 作者: 房山秘书 时间: 2012-9-23 07:50 标题: 公文拟稿常见错误及规范用法 现以电网企业为例，以多年从事文字工作经验，就公文拟制、公文处理工作中最常见、最普遍的错误及一些规范用法进行交流。 - H- l- _& H# M" d0 m9 Z6 Q ! W0 ?! ?) H1 N' d: `$ i! L# s 一、格式方面的常见错误: J3 k3 K8 I) I4 G( A" J$ B
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1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四个层次。只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。 % J6 W% d. ^' `# {' N+ \3 |- S$ |% R' i- y
2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。& T! l( n: q5 C( A; W$ M% k3 L
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3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。3 V* n/ w. z$ z* `$ H
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4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如西北电网公司一般不用“西北网公司”等。4 M9 o8 `0 [5 N; \! ]
4 z7 j% ~8 m3 S+ @* V$ P. r/ i6 @ 5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔 〕，而非中括号[ ]或【 】。6 ^/ w- y% G C* }& p4 x1 O3 N, K- ^
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6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。 * s! n6 P) H% M p- {- V/ A+ U' t
7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 5 P' _% Q( l1 a ?( I7 p& n3 _6 x2 D1 S" M, A# x! Q) }
8.关于附件的格式问题。一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”（有序号时标识序号），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距31磅。附件的页码，应与正文标注相同（4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线），单页码居右空1字，双页码居左空1字。实行电子公文后，由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入（默认）页码的方式，格式为“3”（小五号字）。 ( Z) ]8 c4 a% p9 C' E# z 6 _+ [" M# ?, b$ b# S# T 9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。 4 Y! I9 o# I) C$ `: m. o# `9 A 3 |8 C- o( `! d' D 二、内容方面的常见错误! T! y; X9 a( r' V+ G$ @
# s- T0 _, N/ U* ], I4 `2 X, [" w 1.错别字较多。' q Z! a9 r9 r
3 e1 }8 |/ P |0 F+ E$ M# m 2.文种选择不当。4 c3 e S! w, t
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3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。- p' B# Z: E8 h# Y d
% B/ R3 O7 L3 F- X+ v; k t) S W 4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。 - j! J$ j$ C0 w$ J: f* s, D0 Q( U/ j- Q8 O5 h
5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词，不按规定格式进行修改。 % j7 v0 F* o) y' y7 t$ d* T; w5 a $ W6 o3 O7 t+ B' _) V 6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。 , P* {0 `, h& e3 R( u0 Q2 Q+ u% Z) ~7 O3 J* N* H1 n
7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。 6 a/ T) X7 ]! I" L4 K: z8 [% b7 h" M' `6 O( D( D
三、一些常用字词的用法及辨析 4 E0 M1 r- v# v" x( u( t% e) z# u4 f" E6 ~$ _2 V
1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。 1 @( v |$ I/ R8 J
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2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。 4 D6 ?3 \. F n' u) J* ]! o3 W
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3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。 7 \9 z. i( C/ d6 @ J/ E1 ^. }6 |$ z- W, Z