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标题: 盘点几个秘书容易忽视的细节 [打印本页]

作者: 田言秘语 时间: 2012-11-12 07:04
标题: 盘点几个秘书容易忽视的细节
合格的秘书，应当具备想领导之未想，急领导之所急的素质，所以说当好一位称职的秘书很难。下面我说几个容易被忽视的细节问题。

1、时间性。不管是开会，还是下乡，以及等候，都必须提前于领导和客人。要有比准时更优秀的品格，那就是要提前许多到达现场，通常要早于指定时间20-30分钟左右。而在提前的时间里，不是无聊的等待，而是提前想一下，还有哪些内容需要再细化，再做的更到位，及时的用于查缺补漏。而对于一场会议结束或者下乡归来，还是领导仍在办公室，都需要等到领导走了后，才能离开。一句话，要比领导提前，要比领导晚走。

2、办会。对于议事的会议，会议方案准备时，要弄清楚会议需要讨论的议题，议题涉及的材料、相关单位，时间、地点，每个议题需要讨论的时间间隔，谁汇报，谁准备汇报材料以及注意事项。若是由自己组织的会务，就需要复印齐全好材料。材料有包括领导批示内容，正文、附件，因此，要复印时就要全部复印齐全。对于由多个部门参加的（一般有20个以上的），需要摆放三角牌（桌牌），这个是为了方便定位，及时查清哪个部门参会人员有没有到会。摆放桌牌，亦有讲究，一般来说，主官摆中间，然后以主官落座的右手边为次，左手为季（排行第三），依次右左右左排列，对于汇报部门摆放在主官座位的对面，相关部门摆两边，同类部门摆在一起，如果有下级单位，例如乡镇，则摆在后面及两边。在会议进行过程中，除了要记录外，还要随时保持警惕，就是要保证每个议题之间的连贯衔接，上一个议题一结束了，马上就要出去组织下一个议题的部门进会场，同时还要迅速清点到会部门名单，落实签到，并叫值班室催促未及时到会的部门领导，说会议已开始，市领导叫他马上到场。签到也有方法，如果认识的话且部门多，签到来不及，就自己写下他的名字，如果不认识，则要他亲笔签到，并核对字体内容，因为有的签名很潦草。会议记录有技巧，一个要快，一个要准，快要求写的字要轻，笔也要轻，笔芯要细，出水流畅，准要求记录要点，尤其是主要领导讲话，尽量力求原话，废话不记，如果实在记来不及，会后要电话或当面与发言人沟通。

对于大会，例如电视电话会议或者大会堂里开的会，如果部门少乡镇多，则部门摆前面，乡镇摆后面。如果部门和乡镇一样多，则乡镇摆前面，部门摆后面。部门摆放顺序也有讲究，两办都是摆前面或者不摆，然后是党委部门，再政府职能部门，然后才是垂管单位、参公单位、事业单位和企业单位。大会，若有发材料，则要提前装袋。一般要实行签到。签到和桌牌摆放通常由会议通知部门的秘书科或办公室负责。大会通常要挂会标横幅，除非是电视电话会议。大会的布置工作一般要提前半天到一天准备好。音响、空调、视频均要提前半天调试好，同时空调要早于会议开始前半小时打开。签到要早于会议开始前20-30分钟左右到签到席。如果是有部门轮流上台发言的，例如安全生产工作会议，则要准备主持人和发言人两个三角牌，支持席是领导的，还要把打有领导名字的三角牌和主持人的三角牌放在一块。轮流上台发言的部门牌子给它摆放在离主席台最近的第一排且好走的地方。

3、办文。一个要符合格式，另一个要快速。符合格式，一方面要按照公文格式，另一方面要按照秘书科流转流程送签。快速，一个是拟文要快，二是要催促各个环节加快。办文，主要有分会议纪要、汇报或呈阅件、通告通知反馈函请示批复等。会议纪要，要表述清楚参会对象（名字、职务、单位），要表述到位意义重要性，要表述到位议定事项，对于政策吃不准的地方，要和职能部门详细请教。会上领导可能多是口语，但是纪要上要转化为书面语言，废话不要体现，涉及法律变通的也尽量要隐晦，简写。对于汇报，

作者: 老猫 时间: 2012-11-12 14:03
补充一个小故事，这个算不算细节？

一份汇报材料的故事

单位要向上面写一份汇报材料，新来的干事小赵东跑西颠，电话频频打过下面每个部门，汇总数据，把自己锁在屋里两天一夜，抽掉五包烟后，写出一份自认为很有分量的报告材料，一上班呈到局长办公桌上，局长看后，没说什么，只是加了一名话。小赵看后觉这句话不疼不痒，放在那里很是别扭，就没当一回事，由于时间紧，来不及改动，就自作主张取掉了那句话。不久，局长从上面开会回来，把小赵调离，让到下面发挥作用去。

单位要向上面写一份汇报材料，新来的干事小钱急忙了解情况，西跑东颠，电话频频打过下面每个部门，汇总数据，把自己锁在屋里三天两夜，抽掉一条烟后，写出一份自认为很有分量的报告材料，一上班呈到局长办公桌上，局长看后，没说什么，只是加了一名话。小钱看后觉这句话不疼不痒，放在那里很是别扭，但考虑是局长加的，只好留着上报。不久，局长从上面开会回来，以责任心不强将小钱调离。

单位要向上面写一份汇报材料，新来的干事小孙接到了这项任务，他先是请教了局长原来的秘书，急忙从档案里东翻西找，将原告小赵、小孙写的材料拿出，坐在办公室重点打了两个电话，要了几个数据，对着两份材料划了划，让打字员去打，打字员一看，材料全部是拼贴过来，只是数据改用新数据，没有的数据合理想象随手随意写上，重点对局长加的那句话稍作润色，在汇报材料中重复了几遍。打字员不好说什么，很快打印出来。秘书小孙检查了一遍，改动了几个字。重新打印的汇报材料送到局长手里，局长看后，没有异议，让上报。不久，局长从上面开会回来，把小孙好好夸了一番。不久，小孙被提拔在局长办公室秘书的位置上。

后来，在一次聚会上，小孙在酒桌上对几个铁哥儿讲了上面的故事，并公开了局长多次重复爱加的那句话。那句话是：“上级领导的正确领导和关怀，给我们很大的鼓和舞。”小张最后得意地总结道：“错误不在于如何改正，而在于如何理解应用，特别对局长的话，不可乱改，应视为重点的重点，既是错的，也要反证出对来，熬尽脑汁多运用。若能发扬广大，益处大大，这也是一个仕途上的秘密。”

作者: 七月夏天 时间: 2012-11-12 21:14
有帮助，谢谢楼主分享，看看啦

作者: 做好份内事 时间: 2012-11-14 15:25
下文如何，请楼主指教~~

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