) V# F4 E. G9 K. C9 R$ q$ f8 O前台可以说是单位的招牌，因此，秘书在前台值班时既要严肃紧张，又要热情活泼。客人一进门，就要马上站起身迎上前去：“您好！”然后听取客人的自我介绍。如果对方不是初次来访，你就要尽可能地回忆起他的姓名：“您就是恒昌单位的马龙先生吧？”这样一开始就让客人从心里感到亲切。客人对单位的“印象”，往往取决于他第一次与单位打交道时的感觉；虽然在以后的接触过程中，这种印象可能会有所改变，但第一印象是最深的，因此，在接待客人时，要尽可能地给客人留下一个好印象；如果出现失误，以后要再弥补往往很困难。不管你怎么努力，客人多少会对你留下一种“先入为主”的成见；如果你第一次给客人留下了不太好的印象，那么，他今后多多少少会对你有些偏见，如“某某太势利了！”等等。如果别人都是这样看你，那就很危险了。: q( o) ]2 B' M S' A/ N0 l: U
) O% W6 _' j0 S# n1 @a.不念名片 ) A. g) [+ e V1 J# }; w9 z! k$ `( F N
现在一般的客人都有名片，客人掏出名片递过来，你双手接过后，要仔细确认对方的身分。如果客人没有名片，你就要在他自我介绍后，复述一遍对方的单位名称和他的姓名，以免出现差错。有时，你接过对方的名片后，不会念对方的姓名，你就要诚心诚意地受教对方：“对不起，请问您的姓名应该怎样念才好？”如果你没有把握，就一定不要念出来。把客人的姓名念错，是件令双方都难堪的事。当客人告诉你：“我是某某。”你就要跟着重复一遍：“某某先生。” 2 U& A4 V: v K! e) W _) S# h; s) ]( t' b( H4 m
“我正在等您。” " [5 e# ]' f5 s( B/ [7 L ; h: T4 ~1 E7 ?9 z' j* U- f' v客人来访都要提前预约。客人按约前来，你就要迎上前去：“我正在等您，这边清。”把他带到已预备好的会客室。但是，在秘书值班的时候，也经常会接待一些不速之客，“对不起，请问您预约了吗？”有些秘书喜欢这样问客人。问客人有没有预约跟问客人“你找我有事吗？”一样，容易让客人反感。作为秘书，客人预约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职；客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用“你预约了没有？”这种冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。客人既然上门了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。 8 e4 P3 ~( b7 c2 s/ u4 v6 @6 R3 W + Z! J/ x6 t2 C# G. g( M* o% _秘书值班时一定要坚持这么几条原则： " N2 X+ Q/ |! t, l. P v 5 q! Z, ~7 p. z1 u+ |% `无论接待什么样的客人，都要做到公平和礼貌； , h: X/ {. S$ c / [5 X5 l% b# o. {; P! C无论接待什么样的客人，都要和颜悦色，千万不能皱眉头； ; w8 _4 E6 p) |# S6 V9 m# h9 u8 j y
上司没确认见的客人，就不要让客人进去； 8 e; y$ g( G) d+ @# ^2 V M3 V' W+ m: X8 a( p4 r1 y. h
有些没有预约来访的客人喜欢问上司在不在甚至上司整个工作日程安排，在不了解对方身份和来意的情况下，不要直接回答上司在或不在，而是要尽可能地从对方那里了里一些有用的信息。 & {: L" w: _5 O6 g; t' N( Z! ~9 H, a$ O- J
秘书在值班时，要尽可能地与各业务部门多联系，取得他们的配合，把他们预约的客人的来访时间、会谈地点等面成一览表，存在计算机里，随时查用，从而提高接待工作的效率。 / `! r9 k8 E$ x/ j& T2 H& [3 V! b) g+ H: `. C1 Q: y3 q+ j/ \ b.不浪费客人的时间 . g9 q" [. q1 R }3 ~" A* [, p: Y( v" c( k9 Z: ~$ _/ ?5 B
如果是接待有预约的客人，事情就比较简单，把他带到预先定好的会议室，及时通知预约的部门就行了。如果客人没有事先预约，那么，就要详细地问明客人有什么事，要找谁，马上与有关部门联系。现在经常有这种现象，秘书在没有弄清客人到底找准合适之前，就把他带到市场部；到市场部后，市场部的人说客人的事是销 售部负责，当他们来到销 售部时，人家又说这方面的工作已移交给企管部……这种来回往返，让客人感到十分难堪，这实际上是对他的不尊重。因此，在这种没有把握的情况下，最好是请客人稍等一会，先用电话与有关部门联系一下：“……天地单位的李强先生有件关于广告的事，是不是请你们接待一下？”这样就可以少碰许多软钉子，客人也会感到你的热情。# g' w- }2 Z# O$ \# n% z: t
0 d8 b. h8 H8 Q( T, e2 ] c.秘书有空无闲: Q& b$ L% D5 t, o9 _
) E: R: T5 Y8 d' d9 `. ^2 ]5 ?* l值班秘书的主要任务是接待好刚进门的客人，一般来说这项工作是比较忙的，但是，前台也有没有客人的时候，这时秘书就比较空闲了。但是值班秘书必须牢记，空闲时间不等于是自己可以自由支配的时间。有些年轻的女秘书在值班时，看到没有客人，总喜欢把昨天晚上没看完的小说或杂志拿出来看看。缪斯具有无边的法力，经常把人带到另外一个世界……不知什么时候，抬头一看，客人早已站在自己的跟前，这简直让人无地自容！秘书慌忙地站起来，嘴里说着“欢迎，欢迎”，但连把自己的手搁在什么地方也不知道。因此，值班秘书一定要牢记自己的责任，不能给单位的形象抹黑。没有客人时，可以整理名片、来客登记本，或者把因接待客人而中断的工作继续下去，总之，值班秘书要做到有空无闲，提高时间的使用效率。( e) o' a' K: h/ r3 y4 {
$ a" [+ W0 l9 P. Z0 ?1 f6 g2 j* J d.客人较多的时候 ( H2 L; W D9 H. ~8 f8 g ( S/ C7 v* B8 i2 U2 z在客人较多的时候，秘书要坚持先来后到的接待原则，有些客人虽然是初次来访，但说不定他就是总经理几十年没见面的老同学。如果秘书在接待客人时不坚持先来后到的接待的原则，熟人优先，让客人明显感到薄此厚彼，那心里肯定不痛快。因此，即使是总经理的座上客，也得按先后顺序接待。其实，只要你对他们点点头，表示一下歉意：“实在对不起，请您稍等一下。”他们大多都会理解。+ \( i, K, k% s# a: y
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现在有许多送水、送饭、文具、快递单位的人上门推销，这多少会影响一些前台的接待工作。即使如此，秘书也不能表现出一副不耐烦的样子，摆出一副高高在上的架势。你无形的优越感会让他们产生自卑感，甚至产生怨气。当他们推销的时候，你只要婉言谢绝，他们一般不会胡搅蛮缠。$ k/ T/ h. P% {3 s5 B
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有时候会出现这样的情况，穿快递服装的客人并不是快递单位的，而是单位某位老总的亲戚，或其他重要单位的客人，如果前台秘书以衣帽取人，那到时候局面可能就无法收拾。5 d7 l9 U1 k+ o7 v: x