标题: 细化会场服务“三部曲” [打印本页] 作者: 戴文哲 时间: 2013-2-22 08:33 标题: 细化会场服务“三部曲” 办公室人员经常参加各类会议，为会场提供临时服务。会前、会中、会后各应从哪些环节入手，应注意哪些细节，如何提升服务水平？等等，既是困扰会场服务人员的难题，也是规范服务、细化服务的重要切入点。 2 F5 O' |6 J1 Q5 R7 j% m! ~ K4 y i% H; k. s4 u
一、会前，严谨细致抓好检查把关/ A) ~ Y6 E' [2 U$ w' x0 c) z
; N/ C l& l+ ?; H- M4 I 3.设备设施重三查。一查安全。检查应急出口是否打开，消防通道是否畅通，灭火器、报警器、消防栓、应急光源等是否可用；电器设备活动插头是否牢固，临时连接的电源、信号线路是否容易绊倒行人。二查稳定。检查无线话筒电量是否充足，会议前后需播放的音乐、提示语音是否准备到位，测试音响发声是否正常，有无杂音，会场声音大小、高低是否合适；电脑、网络、投影仪、银幕、电视机、摄像头等仪器运行是否正常，若临时出现故障，是否有备用设备或应急措施，如何进行应急操作等。三查规范。照明设施是否损坏，调光窗帘运行、位置是否正常，整体光线是否适合；空调效果是否可靠，室内温度是否舒适；需要演示的电子文档是否已拷贝到电脑指定位置，演示人员能否准确、迅速查找相应文档；会标是否准确、规范，旗帜、盆景是否整齐、美观。8 a# T7 B9 N9 n; f
/ D. u! v9 p" H4 h# o 二、会中，全心全意抓好配合协调 4 r4 d/ i: T1 `# U ! n7 y4 C4 r( J7 b. s# y. k! N5 y O 1.心系领导三留意。一是留意领导讲话。领导讲话本身是发表意见、表达态度的重要方式，也是会议决议的重要表现形式，要留意领导讲话透露的信息及其本意，以便会后传达会议精神或起草会议纪要。二是留意领导动作。要结合领导的平素习惯、爱好、身体状况等实际情况，尽量理解领导台上眼神、手势等具体含义。比如，领导喝茶时，茶杯几乎与地面平行，应及时提醒服务员添加茶水；领导挥手示意，应及时前去聆听领导指示；患有疾病的领导表现不适，可能需要药品等。三是留意领导安排。要大致了解领导档期计划，必要时上前提醒领导，防止会议超时错过重要活动；领导会前安排的紧急工作，如提醒、资料传递等简单工作是否落实到位等。" H& a% C9 l6 e" B
0 ?4 u/ m# I, I! T 2.内外沟通三及时。一是及时组织。会议期间若需进行签约、合影等活动，应提前拿出详细活动方案，准备好香槟酒、鲜花、签字台灯物品，联系好摄影师，布置好摄影场地和站位顺序，并事先与主持人、参与领导、服务人员沟通，做好临时组织。二是及时沟通。会议内容、时间很可能临时发生变化，会场服务人员要及时与场外人员沟通，以便其及时做好相关准备。比如，有领导临时退场，应通知司机及时接送；会议超时，要及时通知下一环节组织者；会议需要增加与会人员，应及时进行通知等。三是及时对接。会场服务人员在场内要当好“二传手”，与场外人员对接相关情况，并妥善处理相关事务，防止贻误重要事情。比如，有重要文件需要领导阅示，应及时传递；有重要宾客来访，应及时通知领导，并做好初步安排等等。7 c5 U- t( ]4 l! |