标题: 必修课：秘书如何替领导挡驾 [打印本页] 作者: 裁叶思 时间: 2013-3-24 14:30 标题: 必修课：秘书如何替领导挡驾 当领导不愿意见某位客人，你怎么替他“挡驾”？给领导挡驾，最考验一个人应对紧急问题时的综合能力。给老板挡驾，最能体现一个人应对紧急问题时的综合能力，是每个人必修的职场功课。 ) q) Y% ?4 h/ m. L y0 t+ n G: i, ^% @' m: c4 ?
从最初的前台秘书，到现在的公司副总，我给上司挡过的驾不计其数。我坚信，并不是因为挡驾的次数多少才获得了理想的职位，而是在每次的挡驾过程中，我所体现出来的接人待物的方式、思考问题的角度、解决问题的能力，让领导们觉得我可以胜任目前这个职位。) {* \/ \3 \% s- E
/ j/ d" @& N' {5 t 当我告诉他老板现在要事在身时，这个拎着公文包的男人趾高气扬地斜睨着我说：我是你们老板最要好的朋友……6 z; U. ~/ l' _5 Q8 V
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我离开广电圈后，曾在一家上市公司做前台秘书。7 n" \9 V6 c5 x% G& E; f
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公司在三楼，前台正对着电梯。除了接电话，就是和电梯里走出来的人打交道——你得辨别哪些是公司的重要客户，而哪些是领导不待见的人等。5 I& a/ m* Z3 ~( u
0 C9 h8 G# h* {. n! o 有一回，一个拎着公文包的男人，出了电梯，绕过前台，径直往里走。我喊住他：您好，请问您预约了吗？# a# Y9 T2 c' ]0 @( R% _ m
7 c: T; e) q ~& G, n 他停下来，趾高气扬地斜睨着我说：我是你们老板的朋友！1 [: t( {/ k, I% A5 {
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老板那天确实很忙，正在接待一位前来考察的领导，已经交代过不要打扰，估计这会手机已经关机；而这边又自称是老板要好的朋友，万一真有什么紧急事，在我这个环节耽误了，说不定老板到时还会怪罪于我。; m5 ^3 `) N6 t- @0 K2 N0 L/ v1 j* A
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但我立刻拎出其中主次。那就是在没有预约、而领导又有要事在身的话，任何来访者都应该服从大局。于是，我抢先一步挡在了他面前。# _% l* y( c: k' w
# L+ ~0 [9 c1 W! b! x: t 记住，不卑不亢是一个挡驾者最好的态度。我诚恳地请他谅解一个新人的难处，如果一定要在没预约的情况下执意去见老板的话，即便你就是他的朋友，他也会认为是我的工作失误。 7 ` t. i- G. ] C) d- d( X3 O 当然，我也知道自己作为女性的优势。末了，我微笑着激将他说：“作为老板的好朋友，更应该尊重他公司的制度，并且配合他公司员工的工作。” 9 M0 k0 t; f6 k& Y1 @) c) N& ?; o# {! M$ Z/ Z
这个男人被逗乐了，说：“你们公司怎么找到这么个伶牙俐齿的前台秘书！” O# Y! Y" P! L" z3 h1 L( L8 ^% ]" P; u! { o% E. g
后来，当知道他是找老板解决一个私人问题时，我非常体谅地告诉他，市领导的考察估计会持续很长时间，不如你先回去，等老板接待完，我会转告他你来找过他。+ ?0 r6 n$ E; \: D* j0 q) t* z
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他很乐意地接受了我的建议。后来，我们成了朋友，他还在老板面前多次夸奖我机灵、得体。% `0 q( K6 Q( U; @. d, A2 P
4 @9 b- F; x& _& E6 F$ u! H6 s 自我总结，不卑不亢的态度很重要 : P& w4 y. U5 d; D$ f) I( E+ u( v; v. A) X$ g$ f" z
当领导没时间或是不方便亲自出面解决问题时，秘书、下属都会成为临时的挡驾者。这也是领导考察下属综合能力的好机会。 ! X s9 A$ I; L( ^2 c/ t4 w9 c7 r1 Y/ s9 I4 v7 w
作为下属来讲，一言一行都代表公司形象，因此，挡驾时保持不卑不亢的态度很重要。虽然领导出于种种原因，当时不便接待，但这人可能是公司的潜在客户，也可能是领导的重要客人，尽量不要让他们对你的态度产生反感；即便他是个讨厌的投诉者，给公司带来无尽麻烦，你也应该给予充分尊重，在问清来由后，留下姓名和联系方式，另约时间。$ a. K( J9 o/ }- @8 C! j
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挡驾时还需把握的一个原则是，尽量从来访者的角度考虑问题。比如，建议来访者回去等消息，是考虑到他的时间宝贵，但由他来选择是继续等待还是先回去，将该主动权交还给他。整个交谈过程中切记一点：诚恳，是挡驾最高明的技巧。4 j8 i" ^: b a7 a
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另外，“我一定将你的情况转告领导”是很重要的挡驾之辞——对来访者是个心理安慰，同时也将“要不要回复来访者”的主动权交回给了领导。这个大姐是总经理的姐姐，刚开了个票务公司，本想能从弟弟公司拉一笔业务，没想到吃了闭门羹…… # ~6 m9 S0 ?: L# m" D% O' b9 B# {5 l7 z4 p
我曾入股过一个公司，但是小股东。同时给大股东，也就是我的老板打工。 0 o+ G4 w* X4 q$ V 0 u) m3 w F m公司规模不算大，但麻雀虽小，五脏俱全，因此，各种各样的推销，如礼品公司啊，印务公司啊等等都找上门来，寻求业务合作。我是个挺按原则办事的人，回扣什么的我一概不接受，一切从公司利益出发，在同等质量的情况下，谁有价格优势就和谁合作。& h; \8 F* B8 m3 ^' t9 l
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有一天，一个中年大姐找到我办公室，说：“你们老总真是六亲不认，同样是机票，从哪里订不都是一样？非得说这不归他管。”0 F# x4 l- `( y# U7 w6 { q& i
4 E! A; n% n" d4 O- G; h这个大姐是总经理的姐姐，刚开了个票务公司，本想能从弟弟公司拉一笔业务，没想到吃了闭门羹。果然，随后，总经理电话打到了我这里，让我看着办。7 s: ]3 X) H' z( q
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我知道，碍于我这个小股东，总经理很多事情是不会擅自做主的。但是，在行政职务上，他毕竟又是我的领导，我也得从上下级的关系来考虑如何处理这个问题。 1 E0 a( b/ X P6 w- y+ y, T7 M/ Q8 q( `3 A' W/ J. C3 Z
于是，我给大姐倒了杯水，让她坐下慢慢说。在认真听取了她们公司的报价后，我是这样说的：3 u, O1 C+ H' d2 l3 K6 t: l
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一，公司有公司的规章制度，按制度办事这是第一原则；二，从公司利益出发，我们会和有价格优势的公司合作；三，和谁合作都是合作，在同等条件下，我们也讲究人与人之间的感情。' B: }8 x' O' _7 E# D
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大姐听后，直对我竖大拇指，夸我说得“有水平”。她说：“你也知道我和总经理的姐弟关系，这样吧，我再让一个点，和我们的合作是不是顺理成章了？”( Q4 m6 g# V U
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既然这样，还有什么好说的？当然是和她合作了。/ D8 d1 { Q* P+ }: T