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标题: 秘书应该如何做好会务组织工作 [打印本页]

作者: 月色天使 时间: 2013-3-30 19:41
标题: 秘书应该如何做好会务组织工作
在实际进行会务组织工作前，秘书人员应首先了解会务组织工作的原则，即准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。当然，会务组织工作并不是秘书一个人的事情，而是在会议召集人的领导下由秘书部门或各有关部门组成的会务组织机构来完成的。这类机构被称为秘书部门。

由于会议的规模形式等各不相同，这里我将以某报社办报100周年报庆座谈会为例，阐述会务组织工作的主要流程。

（一）会前筹备工作

会议有效的重点是计划性要好。计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。作为秘书，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。

会前筹备工作主要包括拟定会议计划，准备会议材料，安排会议生活和布置会场。

1.拟定会议计划

拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书部门的任务，通常由秘书人员拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议计划的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。制定会议议程时，要注意将主要的、具有保密内容的议程放在最后；编制会议日程时，要注意确定参加会议的人员范围和参加会议的一些提书议程的人员范围。

以报庆座谈会为例。时间定为一天。要求全体员工参加。邀请嘉宾为中国经济报刊协会常务理事长、全国记协特邀理事、南京大学新闻传播学院院长、青年作家某某、《新华日报》主编等领导和本报社的主要领导。主要议程有回顾报社的发展历程，研讨报纸的编辑思路和办报风格，表彰为报社做出突出贡献的员工，并针对存在的问题进行探讨，以便提出建设性的意见和建议。会议的日程为早上八点半在行政楼一楼大厅报到；九点座谈会在二楼多功能会议厅开始；十点半召开表彰会；十一点半在报社餐厅吃中餐；中午休息；下午三点半参观报史成列馆；晚上六点在某老秘网举行庆祝酒会。

2. 准备会议材料

会前筹备的第二步是准备会议资料。会议资料包括来宾资料（会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议合同以及相关资料）。对于此次报庆座谈会而言，需要准备的会议材料主要有：会议手册、会议文件资料、笔记本、文具、代表证、房号、餐券；接站表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表；会议参考文献，报社宣传文件、表彰人员奖品以及发给嘉宾的报庆周年纪念品等。在准备会议材料时，要留心一些不确定因素。如某嘉宾因有另外一个活动不确定能否参加本次报庆座谈会。座谈会到来时，嘉宾却到了。在这种情况下，该报社秘书部门就应事先考虑到嘉宾到来的可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。

3. 安排会议生活

凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。会议期间的伙食和医疗要有专人负责，并事先做好安排。在本例中，会议召开的时间只有一天，但是由于有从外地邀请来的嘉宾，秘书部门就要做到住宿安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住房分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾，如给领导可安排向阳通风卫生条件较好的单人商务间，给年老体弱的同志除了房间要向阳通风卫生外，还要考虑环境是否安静，楼层是否方便进出，周围是否靠近公共设施等。此外，注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间；预定房间的数量也应略有富余。

4. 布置会场

会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，体现出相应的气氛。在布置会场时，主要注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属性的布置。

由于会议的类型，规模等都不尽相同，会场布置也会有一定差别。这里仍以报庆座谈会为例。

报庆座谈会属于庆典、表彰性的会议，应将会场整体基调定为红、粉色。本着开好会，又要考虑到与会人员身体需要的原则，会中的座椅应使用软椅。此外，会中附属性设备，如音响、声像设施，电源、卫生设施以及会标会徽、旗帜花卉、标语口号等一些装饰性布置等都要派专人督促到位。在安排主席台座次时，要注意依职务的高低安排座次——职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列，并将座次编制成表，贴于入口处的墙上。对于场内其他人员的座次，可直接根据系部或部门分块安排。会议在多功能会议大厅举行，采取主席台同一般与会者面对面的大小方形或半圆形方式。

（二）会中服务工作

在会中服务阶段，秘书需要完成签到与引导，组织会议进行，搞好生活服务等工作。

1. 签到与引导

签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在本次报庆座谈会中，可分成两部分进行签到：一部分专门负责嘉宾和领导签到；另一部分负责本报社员工签到。组织签到的同时，秘书人员要做好入场引导工作，以便方便与会人员入场，同时缩短入场时间。

2. 组织会议进行

在会议进行时，工作人员要注意安排会议发言，作好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议文件以及准备总结发言等。这其中主要是进行文书工作，该工作要求秘书人员要了解会议内容，领悟会议精神。此外，还要注意会议值班工作。如在本例中，可成立一个会议值班室，由秘书部门中的成员轮流值班。值班期间需做好电话记录、接待记录、做好信息传递等。其中要注意加强与会议无关人员出入会场的控制；要备有公司和各部门领导的联系方式和一份设备维修人员、后勤服务部门主管人员的电话通讯录；要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

3. 搞好生活服务

会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。针对本次座谈会而言，来宾大都是新闻报刊界的知名人物。因此可安排一些高档次的活动，如参观报史陈列馆和举办酒会。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可能给予满足。此外，还须特别注意不同宗教信仰、不同民族的与会人员的特殊饮食习惯与生活习惯，并给予特别照顾。如在订制菜单时，要与饭店一起确定；饮食要卫生、可口、品种多、特色突出；有饮食禁忌的人可单独安排菜单。

（三）会后总结工作

会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务组织工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。该阶段秘书的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“有始有终”。

会后总结工作主要包括送别会议代表，会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。

1. 送别会议代表与会场的善后

与会人员的车票或机票已事先订好，秘书人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后。对于报庆座谈会而言，会场的善后包括及时清退客房和会议用房；归还借用的物品；清理会场；结算帐目并向财务部门报销等。其中，秘书部门要考虑到嘉宾返程途中可能碰到的特殊情况，如恶劣天气或自然灾害等而导致嘉宾滞留。此时秘书部门要做好滞留人员的临时住宿安排，并做好登记。

2. 整理会议文件

整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。在本次报庆座谈会中需要收集的文件主要有：宣传交流性文件；会议记录；会议简报；会议纪要；会议新闻报道等。收集文件要及时，并注意履行一定的登记手续。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。

3. 会务总结反馈

会后总结工作的重点是会务总结反馈。会议结束时，要对本次会议工作进行一次认真的总结如本次座谈会的在总结时，可主要针对肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，向支持会议工作的有关部门表示感谢，布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作等方面。对于会中产生的各种决定以及建设性的意见或建议要及时反馈至相关部门。通过会议工作总结，可积累秘书人员的会务组织工作经验，提高秘书人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。

以上就是秘书在会务组织中的工作。简单概括就是：在遵守准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全的原则下，做好会前筹备，会中服务以及会后总结工作。这其中有相当多的细节需要秘书部门注意。那么，应该如何获得做好会务组织工作的能力呢？

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