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标题:
公文写作的三个层次与三种方式
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作者:
贵州老秘
时间:
2013-8-4 21:36
标题:
公文写作的三个层次与三种方式
关于公文写作应命性的认识与实践。应命性也叫受命性是公文写作有别于其他文体写作的一个最基本的特点该特点规定了秘书人员从事公文写作必须忠实于机关领导的制文意图。那么究竟如何全面地、正确地理解公文写作的应命性呢分析公文写作的实践应命性从机关领导对公文内容的控制程度来看大体可分为三个不同的层次由此秘书人员在受命起草公文时也应当相应地采取三种不同的方式。
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第一层次为微观控制层次与之相应的写作方式是直接转换式。即机关领导将公文的内容向秘书人员作全面的、具体的叙述秘书人员则严格地按照领导所叙述的内容准确地用文字予以表达。换句话说就是秘书人员将领导用口头语表述的公文内容转换为用书面语表述的文稿。实施微观控制是因为公文的内容必须完全由领导来决定无需撰稿人加以发挥。在微观控制下撰稿人的写作自由度是相当小的写作时完全不必添加任何内容否则只会造成画蛇添足的后果。诸如公告、通告、发布令、会议通知以及一些内容较为简单的公文大名属于微观控制层次而秘书人员采用的则应是直接转换式的写作方式
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‘直接转换式是要求最低的一种公文写作方式但即使是这样对撰稿人也仍有一定的要求。首先公须掌握公文的特殊休式和语言风格以及各类公文的特点因为领导人不会在这些方面对撰稿人作任何指示其次撰稿人必须具有很强的听知能力和文字表达能力能够做到完全听清和听懂领导所讲述的公文内容并能够做到用公文语言将这些内容准确无误地表述出来
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相对而言掌握直接转换式写作方式难度不大但这却是学习公文写作的基础因为这是最典型的应命写作。正确使用直接转换式关键在于写作思维习惯的转变即需完成由主动写作到被动写作的巴想转变过程。尽管绝大多数人在学月公文写作之前已具备了一定的写作能力但他们所学习和训练过的主要是记叙文和议论文而这两种文体的写作不论是材料的选择、主题或论点的确立还是结构的设计都十分重视写作者土观意识的表现而且个性化越鲜明越好。然而直接转换式的写作却不同不仅文章的格式是规定的连文章的所有内容也由领导来确定虽不能绝对排除主观因素在写作中的作用但拟稿人的主观意识的确很难得以比较明显的体现不过强制自己去理解他人的思想并努力去表现他人的思想这正是学习公文写作认识公文写作应命性的起点这一关每个学习者都是必须要过的。为什么有些初人机关工作的秘书人员他们起草的公文常常因为不合要求而被退回修改一个重要原因就是文稿未能准确反映领导的制文意图问题在于他们还没有真正领会公文写作的应命性或是在某些地方改变了领导的思想或是随意增删公文的内容。
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诚然采用直接转换式的写作方法写作处于严格受控的状态撰稿人的主观因素体现得很少但这并不等于全然否定写作者主观因素 的存在价值。将领导陈述的公文内容转换为文稿毕竟不是陈述笔录不是简单的复制。从口头语转化为书面语其中就含有主观成分。此外领导所叙述的内容虽然全面而具体但由于是口头表达所以未必都能做到一?换页条理清晰语言规范这就需要撰稿人在不改变领导所规定的内容的前提下根据公文写作的要求进行层次的安排和语言的组织。可以这样说采用直接转换式也同样存在主客观相结合的问题。
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第二层次为中观控制层次与之相应的写作方式是有限扩展式即领导只是向秘书人员叙述公文的要点并不交代公文的全部内容秘书人员在起草公文时必须以要点为纲并在这一前提下在内容上作适当的扩展这就是所谓的“有限”。实施中观控制是由于公文中的有些内容不需要领导陈述可以凭借秘书人员的学识、经验和能力加以补充。诸如一些部署性的通知、报告、总结以及商洽性或答复性的公函等大多属于中观控制层次写作也相应采用有限扩展的方式。
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有限扩展所涉及到的内容主要有以下几个方面
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‘ 一、原由、中国大陆行政公文的结构一般以原由为第一部分而领导通常只是向秘书人员讲述公文的事项于是公文的原由也就靠撰稿人来发挥了。原由部分写得精彩与事项部分做到珠联璧合不仅使文章有个好的开头而且也为文章的主体部分提供了有力的 支撑。
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二、事实包括事例和数据。许多公文如报告、总结等缺少了事实是很难说明问题的而领导一般不会向撰稿人具体地陈述事实也不会交代具体使用哪些事实材料主要由撰稿人根据需要加以收集、选择和使用。通过扩展事实可以使文章内容充实说服力强。
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三、评议。在公文中加人评议主要是为了帮助读者更好地理解公文的精神实质进行评议撰稿人应当从具体的清况、问题、政策、原则、任务、措施、方法和要求出发有针对性地作出分析或评价
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四、要求。包括执行任务的要求以及希望和展望方面内容‘这些内容一般出现在文章的结尾部分提出恰如其分的要求将对公文的核心材料产生强调、补充和延伸的作用。
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有限扩展式是较之直接转换式复杂的一种公文写作方式其写作的自由度也明显大于直接转换式。
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从公文写作的实际情况来看中观控制是最常见的。因此采用有限扩展式的写作方法也最为普遍。学习和掌握扩展式具有承前启后的作用是每个秘书人员提高公文写作能力的一个非常重要的阶段。作者：皮冬菊
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