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标题: 如何提高工作效率——加强时间管理 [打印本页]

作者: 香草天空    时间: 2014-4-9 15:01
标题: 如何提高工作效率——加强时间管理
一、“时间管理”的重要性; y* ]; n/ N( y. V( l/ E
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大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。# P( e5 ]# F+ Z6 Q6 @2 H

, J. C9 U1 R2 g& Y0 j# o4 J二、时间管理的误区
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我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。  `& x' B1 }# x& I, v
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误区之一:工作缺乏计划8 g6 L7 U" I, P. b/ H# U

* {2 Y) X8 {* c# ^6 N5 a查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是由于李爱菲的那数句真言。
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尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:" S" ]% i6 s  Y* q: @

% \& ~( V* q# ]" X7 a1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;, ]# m! [/ q& t2 V" J0 C
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2、不做计划也能获得实效;! n! x  o! C6 A* D1 b1 K% W0 e

& w8 }% H  K8 D" L3、不了解做计划的好处;* _6 d5 t& Q- [  |/ {

  m& i; a- Y2 H! [# M. d3 o4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
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5、不知如何做计划。
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) I# P3 ]* p9 m我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?剖析如下:$ q8 n* h& Z; f

/ L# p  H' V" X! A3 G! Z2 U1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?6 ^1 B. W# t& h8 W2 o( x, ^, y
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2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。% b/ [8 t: J5 K2 |! }! {5 e! U, ^

. r  w2 u6 m0 l3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。1 N& k, _, l9 h+ m) W
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综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:# ?- {+ f, K' S+ ]

- F% B. ^2 l7 s& f( `1、目标不明确;
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2、没有进行工作归类的习惯;
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) d$ J' L% ]9 J+ M9 ~6 u3、缺乏做事轻重缓急的顺序;( E% W4 k" [$ \4 U7 \4 b

$ _+ Q* J- Y% _, N# P4、没有时间分配的原则。
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误区之二:组织工作不当
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组织工作不当的主要体现在以下几个方面:+ z  n' F# p  z/ Q5 _& F4 g6 k2 j
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*职责权限不清,工作内容重复;4 f1 y& E" S, w( }/ I5 K* ?1 O1 [

9 H1 b. L/ E/ h, C2 a6 L7 K*“事必躬亲,亲力而为”;% l% B1 o* J# ^; L3 \! c. D) F/ _- P

  c% X( P# L! W" c0 e*沟通不良;
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5 K2 v! C1 l# o' e* e. `' S9 i*工作时断时续;6 x# g9 M8 P+ a7 Y! e$ i

) _$ Z, I$ m. G# e, E首先,学会如何接受请托:对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务给予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。9 B2 l& f% p: A  K2 X8 z

! T. e1 {2 w  T) ^倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。2 k0 G* I- m* v/ @% i

( J0 E5 i( J) R$ r7 S所以在我们接受请托之前不妨先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什么代价?如果不接受它,则需承担什么后果?经过这一番“成本——效益分析”之后,你就可以决定取舍了。5 ?, i. e4 g* K* `" Q4 T
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其次,学会利用资源。对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员等等。
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' j& z. _9 r' z3 A' T! n7 y) C对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:
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1、担心部属做错事;
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2、担心下属表现太好;
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8 [% ?  ?  O- R9 V3、担心丧失对下属的控制;: X6 }% r7 U/ i) w( y, m% e
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4、不愿意放弃得心应手的工作;# T! |" L$ d( C% h# I3 T; H7 P9 I; f
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5、找不到合适的下属授权。% F- z4 W9 K, S0 C1 S

, F$ `% e4 y% L0 t7 G( T其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
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( a0 q' L. [1 g3 l' w9 ?; K误区三:时间控制不够
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$ u! C: i0 y% D. D* W1 a; \% i我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱:
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6 V% [$ a; H$ ^" ?4 Q  j1、习惯拖延时间;
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2、不擅处理不速之客的打扰;/ q# `' F9 c3 {& c- J+ f% J7 p0 W

- n% d& V& n3 ?% F3、不擅处理无端电话的打扰;
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4、泛滥的“会议病”困扰。
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, P+ C. x3 k  o6 x9 A# W, Z不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!
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% \6 P0 T3 M' }: E误区四:整理整顿不足# e7 ]; q; h! @; k4 a5 t. a7 X

$ ?+ o4 L' S; ^- q办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”:“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”:“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。”7 q3 x- x" H/ g& V1 c
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当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?5 G$ E5 D. O$ x: S

. R$ ]/ b4 {1 _' [1 [+ f误区五:进取意识不强7 b6 u( ?9 _0 M  ^* t- x- l0 ~
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我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:
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*个人的消极态度;5 o5 b) H2 t2 \' C

& F1 o8 m6 O- U. R! G) c*做事拖拉,找借口不干工作;
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*唏嘘不已,做白日梦;
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0 S5 @1 N/ u% H/ ?# j# e" e*工作中闲聊。
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2 ~+ g- M  c2 g- L* s- M如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!4 j% ?$ l  X- D& _* R: i# s
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好了,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此,我们要记住“过去”,把握“现在”,放眼“未来”。送给大家一句话:2 s6 ^' j" V9 \5 ]: r* S
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昨天是一张已被注销的支票,: G9 C/ b& S# z  w* Y0 I7 F/ t, c

* \* c5 m3 t6 ?: R' ?7 l* w明天是一张尚未到期的本票,
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1 ~1 g  }7 Y: s' e; I今天则是随时可运用的现金。请善用它!




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