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标题: 浅谈现代企业秘书的信息收集工作 [打印本页]

作者: 办公室业务 时间: 2014-11-3 13:18
标题: 浅谈现代企业秘书的信息收集工作
企业管理的本质就是获得并处理信息，企业办公室是信息的获取、处理和传递的中心，秘书无疑肩负着重要的收集信息的任务。在企业快速发展，逐渐形成制度的前提下，秘书应当提高信息意识，做好信息收集工作，提高企业的工作效率。

一、现代企业对于企业秘书信息收集工作的新要求

（一）企业秘书应当稳操制信息权。在信息时代的背景下，生活和工作中充斥着各种各样的信息，为做好信息收集的工作，秘书人员应当稳操制信息权。制信息权就是收集、处理和运用信息的权利。

如，在信息浪潮的冲击下，联想公司及时向国外的企业学习，和国内的企业进行交流，总结别人成功或者失败的经验，吸取教训，并指导企业的工作。为了达到这一目的，联想公司通过各种方式采集信息，甚至在企业的内部设立了专门收集信息的部门，并以自身的发展为目的进行信息的收集。因此，秘书人员在进行信息收集工作时，应当以企业的发展为基础，把握企业发展的方向，将信息收集工作的重点放在企业未来发展上，收集高质量和深层次的信息，并应用到企业的工作中。

（二）企业秘书应当深入信息收集工作。与传统秘书的信息收集工作不同，现代企业要求秘书人员的信息收集工作更加的深入。秘书人员的工作具有不可避免的被动性，因为秘书人员的工作受制于领导的活动。传统的秘书只是遵从领导的指示，并不能自主开展工作，这种工作方式比较消极、低效。在网络时代的背景下，为了提高工作的效率，促进企业的快速发展，秘书人员应当提高工作的信息化程度。

从本质上来说，秘书的工作是离不开信息的，信息收集越丰富、越完备，秘书的工作就能开展得更顺利、更主动。现代企业秘书不仅要履行处理信息和管理事务的工作，还应当为企业的管理和决策作出贡献。秘书人员应当主动为领导提供有用的信息，并进行广泛的研究，收集各种必要的资料。信息的收集、处理和运用是领导决策的重要依据，秘书人员承担着信息接受和运用的枢纽作用。因为秘书人员了解企业的全局情况，所以应当为企业的领导做好提供信息的工作，并主动、适时发表自己的意见，为领导的决策提供依据。

（三）企业秘书应当利用先进的工作平台。现代企业秘书的信息收集工作处在信息的前沿，秘书人员应当学会运用先进的信息工作平台，树立正确的信息价值观，使用先进的工作平台。为此，要做到：一方面，要掌握好网络技术，秘书人员应当树立网络意识，并利用好网络，善于实时动态信息，利用庞大的网络信息资源，提高工作效率，并在利用网络的过程中提高信息素养。另一方面，要学会使用各种信息处理软件，这些软件一般分为3 种，第一种是数据库软件，此类软件主要用于处理工作的各类信息资源。第二种是办公软件，包括文字处理软件、多媒体工具和网页制作工具，这是秘书工作最常用的软件。第三类是通讯软件，主要用于传递各种信息，上传和下载各种资源。作为一名合格的秘书人员，应当学会此类软件的使用，推动工作的开展。

二、现代企业秘书信息收集工作的策略

在新时代的背景下，由于秘书人员工作的特性，决定了信息收集工作的繁杂多变，要想做好信息收集工作，秘书人员应当做好以下几方面工作：

（一）提升获取平台。信息具有时效性，因此信息的获取应当是及时的、准确的，在网络时代的科技背景下，信息的收集突破了时空的界限，利用网络攻击，秘书可以有效提升工作的平台，将世界的距离变为零，更好、更迅速地做好信息收集工作。互联网的产生为企业提供了双向交流的平台，改变了信息收集的被动。秘书人员可以通过网络平台获得需要的知识，并与相关人员进行网上对话，提高信息收集的效率。

（二）增加收集通道。企业信息包括内部信息和外部信息两部分，在生产社会化的条件下，企业的外部信息关系着企业的生存和发展，企业内部可以通过会议、电话和口头传达等传递内部信息，通过文件、邮件传达上下级之间的命令；企业可以通过调查研究、网络媒体、电视新闻等等获取其他企业的信息。企业可以设立初步筛选信息的部门，将筛选后的信息呈递秘书部门，这样可以减少秘书人员工作的冗杂，加快信息收集工作的运行，塔里木油田公司办公室的《每日要情》信息报送制度就是效果不错的通道之一。

（三）缩小查询范围。网络虽然给信息收集工作带来了方便，但是网络充斥着大量的虚假无用的信息，这就增加了工作的难度。秘书人员应当具备筛选和分辨信息的能力，不能将所有的信息都呈递给领导，应当围绕着企业发展，进行有目的的搜集和整理资料，去伪存真、去其糟粕，将具体、完备、有用的资料提供给领导，帮助领导进行决策。

（四）及时进行反馈。信息反馈是重要的工作部分，及时的信息反馈可以减少工作的失误，现代企业的秘书人员应当及时做好信息反馈工作，在领导采用秘书人员提供的信息资源之后，秘书人员应当及时了解各个部门的执行情况，采取了怎样的措施，建立信息反馈系统，形成信息利用的循环，增加信息的利用率。

在企业的竞争中，信息是企业的核心，企业的信息收集工作是企业工作的重点，因此，优秀的秘书人员不可或缺。现代企业的秘书人员应当根据市场经济的特点，利用网络技术做好信息收集工作，为领导者的决策出谋划策，推动企业更好地发展。

（作者：中石油塔里木油田分公司杨鸿飞）

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