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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

/ @/ k- c' `4 }( e% F mso-font-kerning:0pt">2012 6 P. v* h% p% B% Rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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# @) J$ Q0 k! Xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容/ W4 }4 i, b6 u, acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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5 L5 |9 _, t! ~3 U) N" mmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。9 I9 x1 ?3 e0 Acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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# i- l: J4 M. R! e( F% q# b mso-font-kerning:0pt">1. 7 H+ X) `4 l' _3 m0 V/ m$ q 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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6 K( Q! g2 o6 r6 l# j5 \0 x5 [ mso-font-kerning:0pt">2. * J J6 m7 ]' S9 {. r+ g# g; ^; M 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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9 k9 ?0 y3 Z$ o0 [8 l; U. T4 Omso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。0 p% P- `7 c% D' M9 P) y2 @color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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3 H8 J; A; W9 T; C7 [8 H mso-font-kerning:0pt">1. " N- c! ]+ n: F+ d' x$ K( U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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' |. j; Q9 b, \ mso-font-kerning:0pt">2. 2 d @1 L* R5 `- n 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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: @. v. I' I9 F$ r/ V( rmso-font-kerning:0pt">3. " y E4 T3 L' h宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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- @& Q0 k4 ^5 O4 H# Sfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; . `. @) B4 n9 N& G( A- S% gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。' Q; w2 i/ B5 d' Bmso-font-kerning:0pt">

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$ X, o# T& L; rmso-font-kerning:0pt">1. 6 }5 p( M8 y8 N6 f; H 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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$ g) w( g* i! c6 Jmso-font-kerning:0pt">2. # L! H. x! w8 \! y% w( E( X( V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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( X1 {6 m9 |) K+ Z, wmso-font-kerning:0pt">3. $ W/ ?; Y9 N) B+ D2 H5 W 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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8 z/ j A5 T4 k o$ H8 \2 a7 C mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。8 c1 H& i7 r, X! Kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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9 r" U* e2 s: w! \9 J0 `0 a3 rmso-font-kerning:0pt">1. # Z8 h2 E6 S+ V( U. }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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6 P3 G% W9 |$ n; tmso-font-kerning:0pt">2. 0 f P% v1 D' Z% P( c! Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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6 w5 m, j* _3 |. W4 k gmso-font-kerning:0pt">3. % K- [# U+ \$ y8 L2 S& b7 l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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2 @) W2 Q8 B. u( J4 Kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。0 j6 ~, w6 B2 m* Y color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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4 x( X- ]8 \9 g! r: i9 l mso-font-kerning:0pt">

6 _. X% w) m: J# p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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! m1 R. H5 @+ d( ^( R font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考. q" @% A" H* k: J" q color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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! J0 @5 L& {7 o3 R 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: / M) _6 U `( Z6 X- N/ Q0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

- o9 D# n% N3 z4 c o* k- d2 o" a+ b. Y6 c+ R 4 @9 `8 N( A5 s/ t" c: Icolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:8 r4 F0 B( [" u( @$ j) s AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 - _- j. ]; ~; O2 X- p8 icolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: % r# H4 X- O' G% o: d6 x1 X1 VAR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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