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标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例 [打印本页]
作者: 办公室业务    时间: 2014-11-3 13:28
标题: 办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

1 B9 p' v" O) d9 V! l mso-font-kerning:0pt">2012 ( u2 x; \- s; b& A/ H Rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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! q( s: ]$ e$ Q% p font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容* ~0 o, ~$ A7 G1 d color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

3 y i' c+ j- [( f3 w : z8 X l4 J) o7 B, y

; m2 \' E2 B5 F2 w9 P. ~" s& V mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。% n+ B& C h. t0 R; f color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

4 ]& t" ?5 f! U) ?/ N ' O. Y8 n/ Y. k$ N* O p

* v4 A, ~2 `& |mso-font-kerning:0pt">1. 7 {2 D0 ~2 p1 M 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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' j5 V g' a3 K' H mso-font-kerning:0pt">2. 5 {, Q0 w8 u8 \# n7 Y+ q) l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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- U# Z9 O# Q* `: d! |( Tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# z( J) x9 ]" [3 R# h" @9 E color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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) j6 Y$ ^5 i" i' omso-font-kerning:0pt">1. # U9 Q; w4 I+ V. t2 T8 R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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0 {* L8 Z/ P9 v& T4 z5 O+ Bmso-font-kerning:0pt">2. 0 ~0 q1 E; v1 c4 I- ?$ K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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1 g, e( j1 b( G3 o1 t mso-font-kerning:0pt">3. & r2 @6 ^8 {9 i" M; e) ^, F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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5 o. C g5 m3 M: W. T font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;1 L/ L. t; O$ R+ V0 Z2 E! x color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。7 v8 B% F" L2 b% }' Imso-font-kerning:0pt">

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$ R4 Q/ Q. a% R mso-font-kerning:0pt">1. ; `5 v& a' f/ |宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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/ E4 d1 {) n9 S& K3 emso-font-kerning:0pt">2. 6 ~% }! k) o; y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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1 U O$ Z) ?4 F% x9 G8 I: } mso-font-kerning:0pt">3. ! [9 S( B4 l- `8 U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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6 w; o( V( @! k# X+ W7 ~- }% V mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。0 V! w4 h% R2 E5 ?$ M1 P2 e9 Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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$ G3 s( X% B& T7 ymso-font-kerning:0pt">1. / v/ P7 F0 d/ \* B$ \ e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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$ \) t( R) r- r( k& y3 Emso-font-kerning:0pt">2. ! @ P9 [ s5 M1 I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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1 T2 s5 [4 h, g7 e0 a c) N) r mso-font-kerning:0pt">3. ( z( Z1 @: ^' d* T( p 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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# m0 R' {) c; [* X3 [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。) {" i v9 ~ C6 V: W+ k color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

1 b) `3 U: }$ q9 E2 l {5 [ " n6 X/ w0 M- a* V8 {+ U

* i3 v0 f0 y$ m: M1 [* g: Pmso-font-kerning:0pt">

6 C$ P# G/ r W# a% a3 s( v& p 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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% @2 P) y3 }* n' y, o0 efont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考' |. B4 h+ U6 F7 P6 K color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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6 l1 x6 p# Q: C7 [ 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: 7 T! _- t+ A0 Y6 \% {9 c( s) T0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

) v. k* x" Z8 G0 `& r( n 6 o% f9 J$ t" l6 M. f) n! P 2 L/ J: K* J* i$ Rcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: 3 X2 e7 Z A S& O& E( u! p4 xAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 5 ]3 e6 D x8 O2 ]color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:* [$ e( \- l9 ~) o3 k AR-SA">）

作者: tshli    时间: 2014-11-3 14:15
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。4 z# F& n! F/ m5 u9 S! ^& k
作者: yqczqcz    时间: 2015-1-22 22:39
谢谢楼主，学习中，这是好东西！
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:30
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
作者: zhongsm520    时间: 2016-11-16 14:32
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用



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