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mso-font-kerning:0pt">2012 ( K( {) o, ~4 k' Hfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容* Q- {5 B8 D3 G4 e. P: K0 A
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
% T5 Y/ }+ I- ~mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。2 z$ {: a, l" h1 g, L' h; ?$ i. kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
, Q7 }( M' o! m, ?) x6 p- lmso-font-kerning:0pt">1. D5 \4 h R' w5 A9 }8 l! u# d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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mso-font-kerning:0pt">2. ' J# c, W8 _, T( U$ s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# z% N4 N8 o; ~( |; ^: H& M
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 5 S& X7 y' K( a, V% @: s( m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即
1 D& s/ J& @9 I; ~ i& Q* [
mso-font-kerning:0pt">2. ; f3 I' l0 F5 b' n; C& R
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“
" ^ U9 X* a( A8 d( s8 U( k9 pmso-font-kerning:0pt">3. ( z- T6 f6 w$ I( \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“
- e) ]$ e7 l5 Q) k3 n# _: Q7 F: afont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。# H7 g ~0 E, w8 V- ~! j4 _* }
mso-font-kerning:0pt">
+ ]' E8 ]! z! d$ y, C" e! ~mso-font-kerning:0pt">1. }1 X0 ^- @+ r% d8 {5 L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“
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mso-font-kerning:0pt">2. 7 ~) V& H8 _; {3 g, T( M5 F# A, P
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. 0 b; Q6 d: c; a% D. O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
! B( k! h8 ]% S0 R4 N/ |9 kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。& q# \- _6 F; K5 G1 a. m4 m
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
/ l3 ~$ }5 O, }; {/ F$ R. I' Zmso-font-kerning:0pt">1. - f! u2 W% m+ }3 `5 S6 L$ R! G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约
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mso-font-kerning:0pt">2. ! ^: i+ F+ g; o( U" x1 g+ H$ z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
1 `! o: W! d' t* @* imso-font-kerning:0pt">3. 9 N4 J* x4 P- T4 w" K7 D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为
0 K6 S2 [5 f) zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。/ \# ]: y& K# A9 p
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考9 w# z9 Q' O- S2 Z1 @$ f
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:- S0 t, ~2 M5 M! Y& s: x3 i
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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