老秘网_材夜思范文
标题: 负分公文5宗罪 [打印本页]
作者: 二猫 时间: 2017-4-7 10:00
标题: 负分公文5宗罪
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
1 ^6 s" S0 J4 y& \
- _. {3 l* _/ {8 H- V1 A! U6 F
0 j; ?8 G& Q- q! _5 H* ?
$ v. M5 B# ?( {' y& n2 }
2 r1 ^ C' Z" M2 y: N
( |- U! o; o( d |) y, C一、会议记录3要素
g* T, _6 i/ Y2 {0 f
: v, S; k4 O6 T. e) I2 N 1、准备工作细致到位(前期)
' i, v' C$ h3 H8 H7 ]& Q9 r
9 a' w9 x& s6 [) m 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
~- ]! q6 K7 I" P! M
# D8 Z4 \ P2 _决议等做到心中有数。
0 d, w% h# T/ }7 g4 t3 Y: k+ q9 z
现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
* ~" e- K' F8 W5 \
" G& g- ]9 c; Z. B8 Y; s2 k& } 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
1 N- X" A4 _8 A* \* [1 `
: w! ~+ a0 N [
2、记录完整真实
( i' v8 w9 v8 ]5 e7 f! c" r& w! V2 S: \! U. ]
完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
1 Q' Z9 `2 h+ w2 i7 b0 U/ g( |
+ v1 Z+ m" v. }" X2 _0 F7 ^2 X
# e w; v+ ]# b- W7 F' a( l真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
; f2 Z P2 R- S B& u+ X! [
/ y% d9 Q% S+ e+ e$ Z
3、整理准确及时
|( R& O& v2 }
* w3 H% @( [: P/ F T0 y& ]
: a& k$ r" ~5 I8 `: D1 A) n2 a% l会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
, X; L. E9 d0 K g( Y+ {
8 ^, B- ^. |" k' K O
一是对记录内容查漏补缺;
4 d! \3 Q& Q9 M" E9 y( U4 X: T; `. M$ J; C" ^% k1 H2 y
6 G" k) K& C4 e: p; }
二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;
5 ]) @' |3 z* D. t/ n" i9 D2 ?4 q/ s# V6 W
* e* x( b' z' y+ T" n% W% Y
三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。
* G3 ]: _7 Y# q6 b1 a
* m h' m# W: A/ e. @4 v% J! |4 c
% B: N( P5 Z; l
% f' J0 f$ b; D$ h* A$ F! l二、电子邮件4提示
& o H$ f9 Y; e! E6 {# L7 V+ F2 K' _. @( v( x. p& e
1、信箱名称
3 r+ z8 t' q0 d- ?4 e, v- @9 y
) g- @) A' c, V& W% n7 L
* A* Z% i( [ ~/ r
首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
0 V5 M) Z; |$ B2 h/ h; `3 U
$ {( o; N$ N& _; Z5 `- }" x z
' } s* D& t0 C& n, G2 ]
; K) o$ p7 ^3 a2、邮件标题
( r/ |. R3 P2 _% m; u! B
, M& u$ @6 {, D" d- m 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
$ \$ |$ R) k m1 b2 K A1 M1 c& j1 Y4 }! W% _; N( d* d9 E
! Z5 U$ ~0 J( h; {: p; x( x
& z P% {0 Q, z( l1 [ 3、邮件正文
1 W1 i) N; s' n, S3 J" S4 a
4 q6 N, {& u& v6 ?
' C, W3 U# [5 b( N9 a9 \3 }8 N邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
1 ~5 F2 |$ J; c; n3 h
7 K* D5 N( q ~# e5 `
2 b" V, r! B2 D# n" {4 ` Z行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
4 z5 }0 q* C4 [( b$ A
8 p9 X7 p6 B' k9 X3 n# a
) Q j* z8 h7 d+ l* [. s
. e7 H" d7 v, B4 L! v7 i
4、邮件附件
4 m$ e1 j& y3 ]
3 m2 B) y3 y: \+ A, [/ B6 t
3 r' L) E* K) c t; l9 g名称清晰规范,注意反复核查。
1 u& H+ h. i/ x! C/ X. G" K. L8 \/ m
4 L4 p5 o6 b* G5 l6 ~
注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
, ] o# [4 g% g
6 s; g* k8 d6 ]0 j
& u1 ~$ K' O4 Q( s1 X5 h2 c1 K/ Q, l
提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
) R& L8 w- ]: E+ Y: A* |8 @
& W' s. P. W; e/ L3 F/ a1 P
) @0 Z4 L+ l2 j6 I( l, ^( x; i3 E
( \, q0 \4 I; t. Y
) P$ O! ]5 D2 x+ P4 P' n4 |$ _( a: D- m5 m
三、负分公文5宗罪
; q" Q7 }9 {6 G# K
, M4 w4 H% t9 W* h" _
) p4 A- v* ]) ]" b" e9 r4 L
/ S! Q, ~5 g$ f. Y) [' ^5 N0 L
7 \2 h0 V% ~ ^2 ~' m$ l9 [$ O" I, }
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
' Z) G- b- ?! F- U. y
5 T5 I8 M, r/ {; S V1.文种选择错误
3 {4 m! W2 g5 u& a Y8 \
1 o8 m! X. h3 d( f+ P* }
公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
: c- _0 J2 B; |- w; a S. i$ W! H ?! ^) K
& u; V9 N! b4 V+ I [公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。
5 O& w* g5 u5 E, U) e) H4 Y1 `
8 \) l# G5 o1 Z9 E$ L7 I: Z
(1)文种选择的重要性
7 [4 ~& n: U9 x
: X( j3 I5 i2 W' R! B" [' b
5 I9 P- |' M; l5 x+ c在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
0 F6 A+ W I3 p0 s4 ]6 t9 X8 R0 w" ]" u" z8 j& H4 ?
9 B% |3 S( Z; z9 [7 @
公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
& x9 n- L# S( J8 Y" z5 d+ o
2 s& w2 L( N! L# c
- G& w. m% Q0 H6 A: A' z(2)常见错误例子
( b! X5 ^6 @. W& e7 K* F! ]. o3 K, z- |8 y4 J
1 t( U c' ?' u L/ A. D
a.错乱
( e# E, w8 H4 q/ Z8 o9 A9 U
% i' L3 H8 i5 g, L; r- @$ a- ?* v3 h1 C1 i5 t . u1 J* u& e! n( l0 _4 Z/ U
如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。
0 P3 C p/ u; e' u; \6 R) f' p3 i
: K6 w. ]7 J: r6 j8 S0 |b.缺失
/ c4 w% u- t& U& i, I
5 y- m0 F8 E2 E# ^; D 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
: w- b1 ~8 m6 o5 }+ U; k) n9 |
3 F3 ~# V' T8 U% }
( ~' \. w$ H# dc.非法
+ j3 b& V' G' p; p) ^
" y& S3 f. T2 S5 ?" \" Q
0 n0 t* c' f3 y8 G$ u超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
/ ?# J" T- ]% C( Q4 ^
8 f8 X3 s1 Q+ W6 X
% Y+ W0 e( f6 e" T) F+ Ed.重叠
* y! e7 _5 A, [/ z2 ^; {3 T8 ^
$ g+ T! }$ P4 E" f) }
- c% R0 i; I) D/ O( H2 ?故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
+ Y5 Z; @, c- N5 m4 _. L+ A& s4 q. O+ w- T
, A/ @$ c& O* T/ k+ }, B
" y1 N' A6 Q& w4 y' f, _2 V
2.重要信息重复或者失误
' w- a1 T/ Z, O1 d7 l, q
% f: J4 J5 ]# c! Z5 X$ K8 n s5 q & a% K% e. `# B
“一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
& ]7 ~% Z7 s( e! V4 S% |: P5 k5 y7 x
9 T! M5 c+ g$ L: A. [5 R
7 K$ J6 O. T$ P4 e" j
9 N" z) X% ?( Y3 s. W8 E9 T+ z
3.核心词汇使用混乱
$ P. R* v9 K) g. V* K
7 W) r$ I4 ?/ g! H* A) w5 ?2 c: z% w; R
1 H9 p- E- a- x+ b. ]
蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
, n5 ]$ @2 v, u# e1 m
2 h) R& f% X6 L7 @) i5 f
" O" p5 [8 W. E# v+ @6 x: L) N" g) Y
4.内容冗长,关键信息严重滞后
1 E- B* @1 o3 y
! {0 s$ T9 v2 f: y5 {6 y; w . }1 H- U/ [& k5 K
特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
$ c+ o# j. _! G8 a/ L8 w
7 c" _; d9 X+ b7 H% H
, Y: F/ ? B! `3 x
- [+ W/ c8 N# i/ i
5.修饰性词语贫乏单调
& Z: A0 Y0 R# \, E. O
) d2 X, s C% j 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
5 @- N' b& e: F% A8 R7 P
z- _) r( E8 Y( O/ s& D
- Z6 ?) B3 s* [3 ~8 i9 ^. S' L8 a, K9 h' x4 ~$ S
四、结语
; D7 d. T, R) g2 [+ a
! U2 b: B2 L; x$ G5 E/ G0 s8 c [/ k# l
: g4 ]$ r- }( ~7 P5 l* a( d希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!
8 T# j; ?6 u* i1 s; w( k! C
) T. M" n+ k% w
| 欢迎光临 老秘网_材夜思范文 (https://www.laomiw.com/) |
Powered by Discuz! X3.4 |