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标题: 汇报工作，一分钟够吗？ [打印本页]
作者: 秘书工作室 时间: 2018-3-25 16:32
标题: 汇报工作，一分钟够吗？
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小白逐渐适应了秘书科的日子。一起考进来的同事都羡慕小白，离领导近嘛。小白嘴上不说，心里也有点小得意。
这天中午，小白刚走出食堂，马局长就喊住他：“回办公室？我和你一起走。”马局长平易近人，虽然小白平时为他送文件报纸，但每次接触的时间并不长。小白没想太多，和马局长在一个楼层，刚好顺路。
马局长先打开话匣子，问小白对部里的工作还适应不？平时喜欢读什么书？……小白不擅长聊天，几个问题都简单回答。就在快要进电梯时，马局长突然问：“你们科牵头的那个座谈会筹划得怎么样了？邀请几位老领导有困难吗？”
小白知道，马局长问的是秘书科的年度重点工作——举办一场重要的座谈会，不仅要邀请业内几位著名专家出席，还会邀请部里几位退休的老领导。小白平时参与了不少筹备工作，筹备会也参加过几次，但了解情况仅限于“东一榔头西一棒槌”，对整体状况并不掌握，会议记录也还没顾上整理。小白想，反正聊天嘛，联系部里几位老领导也是陈科长负责的，应该没什么问题，便答道：“我们科特别重视，已经组织开过好几次筹备会了，几个方面每次都来了几十人，大家对座谈会的方案提出了很好的改进建议，主任正带着我们完善呢。”
马局长稍稍皱了下眉头，又问：“那会议时间、地点、参加人数确定了吗？”小白又答：“差不多吧。”
“几位老领导都方便出席吗？”
“应该……没啥问题吧？”小白的语气明显弱下来。
“刘部长前段时间身体不太好，也能出席吗？”马局长的语气不像是疑问句。就在这时，电梯门“叮”的一声打开了，马局长径直朝办公室走去，一边走一边说：“下午你让小陈来找我。”
一上班，小白就把中午的事和陈科长说了，陈科长表情瞬间严肃起来。看样子，这项工作小白确实没有汇报好。
从马局长那里回来，趁有空闲，陈科长和小白聊了会儿。陈科长告诉小白，领导和你聊天，有时其实是要听你汇报工作。虽然办公室接触领导的机会多，但还是要做好一分钟之内向领导汇报清楚工作的准备。一件事最好两三句话就说完，里面要直指领导关心的问题，不能自己没个思路，想到哪说到哪。含含糊糊，语焉不详，领导怎么能清楚工作的进展？
这天晚上，小白又写下了一段“备忘”：
台上一分钟，台下十年功。向领导汇报工作，一定得有“一分钟意识”：在一分钟之内把核心工作和领导关心的问题准确表述出来。秘书在领导面前的这“一分钟”，显然离不开平时多学习、多归纳，要多思考工作的重点和领导可能关注的要点，及时列一列，做到有备无患。（作者：杨涿）
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保证完成的任务，怎么就忘了？
周一下午，忙碌了一天的小蔡敲完材料的最后一个字，伸伸懒腰，瞥了一眼墙上的时钟，下班已过一个小时了。小蔡一一对照着记录本，确认今天的待办事项均已落实，心里不禁一阵轻松，哼着小曲收拾着包准备下班。
今晚，小蔡跟几个大学同学约好去一家新开的火锅店聚聚，想到这儿，小蔡似乎闻到了火锅的香气，心里也像开了花一样欢腾起来。
“叮叮叮……”电话不知趣地响了，等了三四声，小蔡有些不情愿地拿起听筒。电话那头传来市委办王副主任的声音：“小蔡还没走吧？后天上午八点整，市委焦副书记主持召开全市重大基础设施及文化项目建设进展情况汇报会，其中一个议题是讨论市委办上次牵头起草的本市文化产业发展调研报告，你们科当时拿的初稿，我把终稿发你邮箱，你打印30份装订好，交给综合科的小刘，他统一整理，后天会上用。”
小蔡一听，这件事倒不麻烦，便乐呵呵地领命：“好的，王主任，保证完成任务！”
挂掉电话，查收好王主任发来的终稿电子版，小蔡本想马上去文印室复印材料，可偏偏手机又开始响个不停，快七点了，几个老同学催促小蔡的微信一个接一个朝外蹦。小蔡权衡了一下，材料后天开会才用，明天早上再复印也来得及。于是，小蔡哼着欢快的歌儿直奔火锅店。
周三早上七点半，小蔡正坐在食堂吃饭，接到了王副主任火急火燎的电话，劈头盖脸就是一顿批评：“小蔡，什么情况？我周一晚上不是让你把材料打印好交给小刘吗？小刘怎么说你到现在还没有给他材料？”
小蔡眼前顿时一黑——坏了，周一晚上赶着吃火锅，想着周二早上再复印，结果周二一早就接到任务陪焦副书记去县里调研，忙着协调安排、跑前跑后，愣是把王主任交代的任务忘了个一干二净。
好在离会议开始还有半个多小时，文印室几台机器同时开动，会议开始前15分钟，热气腾腾的复印材料总算按时摆上了会议桌。
事后，满怀愧疚的小蔡在日记上写下了一段话：
秘书工作千头万绪，时常会冒出一些临时性工作。如果任务耗时不算长，比如，复印、转呈文件、发通知等，不拖延，马上就办；如果任务较复杂，一时难以解决，也要及时做好备忘记录。遵循“两分钟效率法则”：接到工作任务，先衡量这项临时性工作所需的时间，如果预计在两分钟左右完成，就中断原先计划去完成它，否则事情越往后拖越容易被遗忘。即使一直念叨着没忘，再回忆、找人、翻材料，也会耗费较多时间和精力，得不偿失。（作者：李珣）
（摘自《秘书工作》杂志2018年2期；插画：祝呈平）
事情到底谁在办
作为入职半年的新人，我还真像“小白蔡成长记”栏目中的“小白”“小蔡”，最近就遇到了一件让我瞬间懵了的事儿。
一个周一早上，我照例打开电脑，浏览自己的每周工作总结。看到每一个待办事项均已落实，不禁沉浸在小有成就的喜悦中。
突然，一阵急促的电话铃声响起：“小凌，上周让你联系××单位的事情，怎么样了？对方反馈了吗？”领导有点焦急地问。
我一下子懵了，这事不是已经转交给同事老薛了吗？不归我落实呀！于是，如实回复领导：“因为我之前跟××单位没联系过，老薛跟对方比较熟，这事转交给老薛对接了。”本以为就此万事大吉，没想到刚放下电话不到两分钟，领导电话又来了：“事情到底谁在办？老薛说你根本没有转交给他。怎么回事？”
啊？直感觉到头皮发麻！我明明已经给老薛发邮件说过了的。带着一脸问号，我跑到老薛办公室一问究竟。
到老薛办公室后，他一直在打电话，示意我等他一会儿。他放下电话后，转头对我说：“事情已经办妥，别着急。”我长舒一口气，走到他电脑旁说：“我上周二把材料都发到您邮箱了，邮件中还说请您帮着联系……”
老薛一怔，随即哈哈大笑起来：“我电脑有些问题，刚修好，还没顾上查收近期邮件，你们年轻人手机上都有邮箱，还可以随时提醒。我手机上没有装邮箱，所以压根不知道这事儿。”说着，他打开邮箱，果然收件箱里躺着一长串未读邮件，我的那封已经沉到下面去了。
可见，沟通，还真不是你这边把话“说出去”那么简单，关键是对方是否“听见了”“听懂了”。（作者：凌跃）
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