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, I G- a0 f) p* {' y' L 一.总则 g+ m$ I) y, l \) E
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
! {1 H G% v3 E9 b7 J( X0 b) K 本办法适用于全公司各部门。 0 D! _ i2 q4 s
二.对外接待范围
* U( ?9 N x/ N0 Z; Y' t8 B 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 : c$ X% K6 b2 ^7 V0 q* i
接待的对象分为内宾和外宾。 ! P( v5 Q, |. p
三.对外接待部门 - p3 q5 V3 N1 K3 m: F0 ?' X
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 * t1 `$ {, b# ]: Z1 g1 o/ x4 e
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 + j% [# T# e; ~1 i7 K* x
四.对外接待原则 ; n2 ]* w# {' H9 ~
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 6 j% N% y/ ^/ ~
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 - f n/ ~% q. E, Q/ l2 y. ^- E
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
n- F* t* {' g4 X9 L1 n% X( A 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 " I0 D! T# A, p# `* P$ m
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
/ {& g- g, A4 ?+ j 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 9 |" U9 G: d" ~. H
五.接待规格的确定。 8 m7 [( [& v! a$ C% z* Y1 \
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
' H5 ?, F+ N0 a5 \ 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
/ `& Q5 [8 j. L0 c 六.接待礼仪
( b! U5 q* w& v3 s; t% l 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ; d; R+ e4 y1 J+ T
2.接待：主动起迎，问明来意。 1 y* q; p5 d' e( n
3.安排交谈地点： " c- u% P! C/ d: b) y: ^% V' D
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 0 t9 y6 T+ U" A& |
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
) ]) M/ O! V' F1 \/ O7 A& s- @ ⑶切忌让客人久候而无人问津。
% A- ?8 v) |' K. u l9 E! e* K ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ; [+ @2 b2 e) z8 y$ [/ a3 p
七.引见。
+ q& x2 a: V/ R- j; C: c, @ 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
; A3 H Q8 Y& w% N9 s 引见顺序； + H% L6 V- A% J# c
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； % E% i# G& w2 [) F* t
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
3 h% t1 M# L- a1 h( T ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
6 v' ?" v- H9 `8 j$ M- @ ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
; W* ?* l; [0 P& n8 b3 C 八.行路。 ; }/ f6 A* x |% A( O6 x5 |; D3 o; z
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 6 S) A& `- F# s9 Q4 k
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； * B8 U+ A2 y1 N7 G4 k
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
& `/ v( R+ |4 `; R/ N- o 九.其他。 * B7 H' U: v) W5 k% T; W- C7 Z* {
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
0 J% X* {0 @. x& u7 F+ X4 X- | 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 1 J$ m- j7 r( W0 P; B) N+ B9 D' ^
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ) q) M7 W* w# ]0 \. a
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
5 V/ K/ x3 S' @3 I ㈠接待内宾。
% Q# Q5 N# j% ^# e" E 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
/ p7 ~, U1 x2 h# W i4 } 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 J) j; l" g( ^8 k( S3 Y
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
; X6 B: f" N1 `' z9 v 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 " c$ X2 R. g Q$ p; p0 m" R
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
" a: S3 ?, x1 M6 V, f! u0 _, } 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
- U4 s. P0 q, [, R, X 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 + g0 x2 e/ N! h+ b6 z- c, n
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
: P$ ~1 P2 K# q: o: z3 C2 } ㈡接待来宾。 + v" W6 e, j1 P4 w
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： / R& u% m3 m/ J) @2 S1 `
迎送。 & o" ^: m3 i; n' }
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
& z. Y3 W) c! W/ p* ^ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
% V' H3 `" E( Y 会见会谈。 " ?$ _9 Y( M2 G3 E5 H- t6 _
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 % \0 J3 a" z; g" j% C3 j
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
}; J0 d" ~0 e- z3 H 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
0 C3 E' Z7 J, \/ O3 v 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
% V8 {# F) C$ n' ] 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
8 h- o: R, Y O1 f) R 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
2 G$ n6 u' `0 c$ ? 宴请。 3 O5 |0 @0 K z5 h* a" S& k
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
& T9 h. L* H8 I B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
+ \4 y* Q9 [, W# P 文艺晚会。
/ H2 e; ]9 R4 |4 W; j 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
% g6 H2 D- ^6 A2 @% k 参观游览。
, P+ B# S7 U- P6 N' L 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
8 E+ _, C2 ]' |1 S5 Z U 接待标准
6 Q( X0 C. h) X! P* ^% u ⑴用餐标准。 8 L$ X9 F/ w; ^6 r0 Z- O
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
$ N/ D- K3 O; W1 d. V' L 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
2 R/ g- N. U: D9 {( f 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 1 N! w5 b; K% M. J
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
4 o: k$ H+ Y) i% b7 x 5、常客 员工标准 : @; f* M* Y; _
(2)住宿安排。 ' D/ U6 |- P; k2 S
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 $ e; \# M9 }( [! C8 Z* s" d. K$ r
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 5 y% i( t. q" I
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。& R/ D- a( B* l9 l5 F e" a _
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