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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： G& C8 L# y# n% S5 h
做会议记录，写着写着笔没水了； 4 J$ t+ Q& T2 u) A: o! Q
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
7 K2 r- ^2 L7 @8 Z7 F9 M( N 用胶水时，找不到刷子； : N. q: q% W. N5 E: t
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
+ P( G& h" B, B p6 t 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 W: M- W# O7 j7 n
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! R) T- z. F0 \/ u, X. J! X6 y
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? + X U+ H& j5 K; k% a' R6 i
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 5 f* X: g1 f% ^% B
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
& d/ H1 U# R2 b: W8 A 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
7 P9 I, a# ]! L; X5 | 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 2 G2 ^1 h0 B4 H
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 U( B; r# J: B: R* k( G 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
& c! L1 w1 v2 f 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 5 z! P0 U( p% l2 O
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 - m. |4 S5 Z$ u9 H) e
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ' T4 z5 z, ~) l5 _. n& t1 N
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 `" J* Q3 ?& V6 K
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 $ b4 a( M, Z) ^4 V! J5 G1 u& M, k
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ! z9 b: g& G, t" x
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
" Q5 I4 }2 h$ v) D3 A7 L 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 + Z! l* Z! p4 S, }. ~1 `% I3 J
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 9 p5 {8 z4 L9 D
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 * K& f% e$ I$ S# J9 o" s5 [2 R' ]
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 & T5 p E6 d+ a% H- o
9、与本职工作有关的表格。
7 ^8 s( w: H/ T9 j$ k 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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