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9 J5 f9 ~) Z8 h0 y6 ~' P! \1 } 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
! n" |: ?/ ?0 W+ K" } 做会议记录，写着写着笔没水了；
- p2 Z0 Y4 l( ^ {" E 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； # T: l. x; }) S$ ], k2 V
用胶水时，找不到刷子；
5 `% g( [3 F" t @0 I' y: ^ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
! `# \" i* l3 a/ O 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
7 k& @/ k$ l2 v' ^5 R( d' F 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 # _) {% R4 l+ t: T1 W- e+ N
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 D( ]' q3 }; w6 K e 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
- N. c7 Q/ B( {3 M; x 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 9 y0 r A* @& \
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
+ ^! E" [" i( Q$ A" C. K 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 1 c4 s0 m5 K; t; C
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
8 N! M$ w4 C- P* z; |0 e 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 * h5 X5 f2 [+ @3 V2 r6 \5 Y; p3 _
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ! n+ ^0 q7 p+ W5 a3 o2 f1 r
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
. F8 o( {1 y: R) @8 W 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ) }. M+ f* b/ Z% G6 O h: t' \
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 4 s9 M& ]. d4 P# K
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 # i4 Y/ p3 U5 m( q
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 1 {9 ?7 [2 }& Y
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
m' Q. u9 h4 l' e" t: N 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
% E+ j- S# z0 {5 A( H 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
: ]2 s- S9 b9 p( q' \1 a 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
4 F# k. ?6 H4 ^# Q/ o! \. W+ u 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 K4 z; W0 M; M3 u7 h% H: ` 9、与本职工作有关的表格。
2 S, m) B0 F% N$ d/ R 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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