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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：" k, b; M9 l5 I. n" n* ^* M2 A
做会议记录，写着写着笔没水了； + l( |7 @% t& [
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; m: }$ _" r6 _0 A 用胶水时，找不到刷子； 2 S5 r! c3 Y0 e! f- S) l
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
+ M" h, ], C8 D2 n1 F 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 0 Y ]$ [; ]5 A# ^7 K
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
& S& ?& u- l4 m- t3 ~ \5 N( u" ] 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 5 [* @0 {) ] u
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
& ~8 {% }: N2 L3 f 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ; ~8 v1 J) u( w) u d
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ) t. z- i' E, s" [( W! g8 i
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
4 ~+ j5 e* I$ L% a& I! M 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 " e9 j) g" w; L% ]( }
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 Y6 B- d; q! a S6 H1 O
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
7 ]4 ?, T: @$ N 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
( D$ j( E" Z2 [ B 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
& V* G- u, ^2 a: b" ? 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
& j: u+ r1 \9 ^5 o& _" p 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 6 {5 N5 W. S9 \1 |
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
& l) U2 ]' O- W# y; W9 o4 c, n6 s 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 I$ T+ ^, @2 M! T. w" A4 q
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ; `4 c5 H3 P0 p& X: s
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
) k0 y$ C0 M( j. @, e 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( e( D8 o+ y# D/ c3 `* z% C9 C 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
5 e& n( \0 E% }' E 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9 e, W( u; c, f8 S+ w 9、与本职工作有关的表格。
3 h! x* J# P4 m% t9 S) S* P 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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