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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
( F0 X _9 m$ U 做会议记录，写着写着笔没水了；
% h+ t+ [3 ]9 E5 P 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
7 Y' F0 v8 F; i9 T1 T 用胶水时，找不到刷子；
4 F, ?% I" p* v( H! n 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
, g* l, n; g7 V! m 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
1 I# [: L6 l& M. ] 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 % n0 T1 L/ X7 b( i2 o% n5 p
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? / }# V1 n& u9 ?8 w! Y
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 0 ]: C. ?; P& O4 G! C& I6 R$ n O, {
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ) X* V5 y4 ~( q: J1 h
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 0 a( O# e% Y2 a3 u- F. q- X) f& Q
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
8 u" F ^* w0 F5 |( g" D" \, } 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 }. J1 B' i. U/ @* m' ~) _; ?# V" ~
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
! P' ^" ^0 k }( f; v 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 5 a/ H3 u* J% I: j# V
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
5 M& y( K# f5 b- p. _ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
& ^+ N; b9 `7 _1 l 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
" Q4 k% z( J( K( h9 E L( t 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 k; L2 r* m( D* m4 m) W/ p$ D, Z4 \
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
9 c' s- b z' u+ o7 d0 x) h 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ; ]+ k- R0 V& c1 `2 [* ?$ g. g
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
- R. a! U+ C- z" h7 i; Q# A 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 : ?- K% ^- K' n- U
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
% V a8 Z9 R. ~$ O- e" _! L 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 & r; C6 }7 X, M
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
4 T# }7 j7 j5 t. e+ ~ 9、与本职工作有关的表格。 9 Q6 V% A) P5 h2 ]
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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