老秘谈几种常见的“公告”错用情况

公告是所有公文中用错频率最高的一个文种，各种媒体发布的告启类文书和各级职能部门张贴的文告中，随时随处可见公告这一文种错用的例子。因为公文常常传达的是一级政府或其职能部门的声音，文种错用，将直接影响政府的对外形象。现实生活中，因为文种误用闹了笑话而拟文者“挨板子”的事情时有发生。为了便于广大的文秘工作者彻底弄清楚公告的使用条件，正确使用文种，我们在这里对照公告的使用条件，就几种常见的公告错用情况做一举例分析。
　　一、公告的使用条件
' v" |0 x% c% v# ^% I, G- E　　使用公告这一文种必须同时满足三个条件：一是所发布的内容必须能够真正称得上“重大事项”或者是“法定事项”；二是发文主体必须具有使用公告这一文种的资格或者得到发布“授权”（其中包括法定授权）；三是从发文的范围和受文对象来看，必须至少是在具备资格的发文主体所在的行政范围内需要家喻户晓、人人皆知的，或者是受文者遍布全国各地或世界各地，并且不采用公告发布很难全部送达的。只有同时满足了以上三个条件，才能使用公告这一文种。
　　二、几种常见的公告错用情况例析
6 R% [2 P, d: R( B+ u; J' p: X! j　　从大的层面上看，公告错用主要有以下几种情况：一是发布的内容算不上“重大”，同时又非“法定事项”；二是发文主体不具备发布公告的资格，这种情况占到公告错用的60％以上；三是文告的发布范围达不到“全局”性的要求。
　　从文种混淆的角度来看，主要有以下几种情况：

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　　仔细阅读这则文告，可以得到这样几个信息：一是本次防空警报试鸣是在市区范围内进行的，须知对象是一定范围内的人群，而非“××市人民政府”所辖的全部。二是发文主体是一个地级市人民政府。
　　根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和有关法规的规定来看，由于公告宣布的是重大事项和法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体来讲，国家最高权力机关(人大及其常委会)，国家最高行政机关(国务院)及其所属部门，各省、自治区、直辖市行政领导机关，某些法定机关（如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等），有制发公告的权力。其他地方行政机关，一般不能发布公告。这里的“一般不能发布公告”是指，在没有非常重大的内容或者不需要在很大范围内发布的情况下，是不能发布公告的。由此可见，上面这则文告不论就其须知人群的范围，还是就其发布主体的资格来看，都没有满足公告使用的条件。
4 x' f1 A4 i. z+ m$ x; I　　那么，这则文告使用什么文种来发布比较合适呢？应该使用通告。一是通告适用于在一定范围内发布需要特定人群知晓的一般性事项，即在一定范围内应当遵守或周知的事项。上则文告的内容即一般性事项，并且是只需一定范围内的人们周知的事项。二是通告发布的内容比较具体，使用主体不受级别限制。上则文告的内容是具体事项，其发文主体也属于通告这一文种的法定使用者。
/ B3 T7 M# w- V/ M1 I+ o" d$ t3 |　　2.通知错用为公告
　　现实生活中，由于对通知和公告两个文种的使用条件、使用情形把握不准而将本该用通知行文的事项用公告发布出去的情况时有出现。如下面这则文告：
7 U! l9 e9 d5 f) K2 g7 m3 T' x( d××市2011年残疾人就业招聘洽谈会公告  
# u5 \/ a+ P+ c' O* \各用人单位、广大残疾人朋友：
　　为进一步提升残疾人就业工作水平，使更多残疾人通过劳动就业充分融入社会，实现自身价值。市残联决定于2011年5月28日9点－15点在××市体育馆内举办“××市2011年残疾人就业再就业大型招聘洽谈会”。热忱欢迎各用人单位莅临招才纳贤，广大残疾人朋友积极参与，寻找合适的就业岗位。
    联系电话：××××－××××××××
    联 系 人：×××
    特此公告。
- F. x6 K! s4 Y                     ××市残疾人康复就业服务中心  　　　　　　二O一一年五月十七日
　　我国现行的有关法规规定：党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。这就是说，这则文告的发文主体不具备公告的发布资格。这是其一。其二，本文告发布的内容既算不上“重大事项”，也非“法定事项”。其三，本文告的须知对象只限于一定区域内的特定人群。因此，不论从哪个角度讲，本文告使用公告行文都是错误的。
) r7 S9 a5 d4 ~) g& ^  n　　那么，就本文告的内容和发布对象来讲，应该使用什么文种呢？因为按照有关保障残疾人就业的政策规定，“残疾人康复就业服务中心”与用人单位有着业务上的隶属关系。与此同时，“残疾人康复就业服务中心”与“残疾人朋友”有服务与被服务的“隶属”关系。从另一个角度讲，此文告的受文对象是明确而具体的。因此，这则文告用通知的形式发布是比较合适的。
8 a6 R( w% j. p( w7 y; Q　　3.启事错用为公告
　　由于发文主体对自身的发文资格缺少权衡，滥用和错用公告的现象比较严重。加之一些媒体受利益的驱动，对一些广告性的告启文书审查不严，使大量的告启类文书贯上“公告”二字发布。如下面这则登载于某报上的文字：
                         西安市××商会公告
. U: F) t" ?7 v+ g　　西安市××商会经西安市工商联审查、西安市民政局批准同意筹备成立，将于7月6日召开成立大会。祈请在西安地区的××籍商人、企业家踊跃报名参加，共商建会大计。
　　时间：2011年6月××日――7月××日
% Y5 R7 r: _1 ]; _　　商会地址：西安市××二路××号××银行大厦
  r/ _4 K% G" n; f5 n( Z) C　　电话：××××－××××××××
7 {% h( h- Z" k　　传真：××××－××××××××
　　QQ群号：××××××××
　　联系人：×××   
2 i6 a" r( l% i                                西安市×××商会筹备组
                                              组长：×××
                                            2011年6月27日
　　作为一个民间组织，本文的行文主体是不具备发布公告资格的。与此同时，这则文书发布的事项、需要发布的范围都远远达不到公告的使用条件。这是公告滥用和错用的典型案例。
　　那么，这里应该使用什么文种比较合适呢？因为这是一则公开告知特定人群具体事项的文书，并且告知的内容对特定人群不具备强制约束力。因此，这里用启事比较合适。
     三、公告使用应该注意的几个问题
/ r, ^7 k0 W) y2 N: i& a, U& M. g0 Q　　公告的错用和滥用不仅破坏了法定公文的严肃性，而且对发文者自身的声誉影响有时也是很大的。一些单位和团体，或是出于抬高自己的目的，或是企图达到理想的告启效果，在不该使用公告行文的情况下滥用公告。这样做的结果，不仅不能达到预期的目的，反而会给人留下“没有常识”的印象，最终适得其反。因此，公告的使用应该注意以下两个问题：
9 j4 t0 z) w  c　　一是要正确认识公文使用的价值和意义，树立文种使用的规范意识，正确地使用文种。这样既能保证发文效果，同时也能维护自身的声誉。
　　二是严格坚持公告使用的条件，在实际应用时要注意全面衡量，不错用公告行文。特别是要弄清楚易造成错用的几个文种与公告在使用主体、使用情形等方面的严格区别，以便使用时正确选择。
# ~8 @- B1 s; u  i- y7 a% a                                                 （作者单位：咸阳高才语言文字工作室黄高才  刘会芹来源应用写作）

这个问题，值得注意并学习

公告宣布的是重大事项和法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之

工厂消防安全通告范文一
　　集团各中心、二级单位：
, C9 E; b3 T# R5 B! p, w" K" P　　炎炎夏日已经来临，各类诱发火灾的因素也逐渐增多，为防患于未然，根据集团和上级领导机关相关文件的精神，现就加强各单位夏季防火工作通知如下：
　　一、认真开展防火安全检查
+ h5 m/ Y* S" V　　(1)各单位对本单位防火安全工作进行一次彻底的检查，要求在各办公室内不得堆放易燃、易爆物品;
　　(2)保持公共通道、楼梯、安全出口处的畅通，不得随意挪用和拆除消防器件设施;
1 s7 ?; ^$ r3 f5 W8 n　　(3)人员下班离开办公室前，必须认真检查电源是否切断，火源是否熄灭;
　　(4)各单位加强对各自责任区域消防设施的检查，确保灭火器有效、安全出口畅通、照明设施完好，保证消防设施在位和处于正常状态。
　　二、加强对宿舍、食堂的用火、用电、用气管理
! }( X* h+ T# p　　(1)严格控制明火，不得在站、矿内使用明火、焚烧垃圾，不得将未熄灭的烟头等带有火种的物品扔到垃圾桶内;
　　(2)宿舍内不准私接电线、超负荷使用电器设备;
　　(3)管理好食堂用气，随时检查气阀是否关闭好，是否有锈蚀、漏气情况;看好灶上厨具，严防在无人看管情况下厨具被烧干熔化或锅中液体溢出而引发火灾，做到人走火熄、气关、电断。
2 X- j) W$ `5 r* t　　(4)各职能部门加强对食堂、宿舍电气线路的检修，严防意外的发生。
8 S, W! y' I# d/ r  X　　三、加强对特殊工种人员的教育
" }- h, X# k7 z! _) w  R　　各单位加强特殊工种人员(如电、气焊接工、汽车修理工、炊事员)的宣传教育，严格按照标准规程作业，避免发生生产事故。
. w6 R) A* T+ A7 Z% n　　各单位要高度重视，时刻敲起警钟，认真贯彻落实通知要求，认真履行职责，做好夏季防火安全工作，确保安全。
5 T. b8 k9 V1 {7 N$ o5 `　　特此通知!
7 t  S0 J6 y5 E, A! L4 ?% r　　z集团股份有限公司
　　二〇xx年七月四日
　　工厂消防安全通告范文二
. {" b1 v  g' C　　进入春季,由于是多风季节,一旦起火将很难控制,可能会造成重大损失,所以为了公司安全管理,提请全体员工注意:
　　1、进入公司即不准吸烟,若在厂区内发现烟头,请立即踩灭扔入垃圾桶;
# |+ ?9 @0 Z' z* Q　　2、注意清洁卫生,特别是机器设备和电动工具附近,要随时清理;
　　3、注意静电,在有静电产生的工作区域要做好防护措施,派人兼职负责;
- y5 j* p" ]9 _5 Q! g　　4、设备管理部门要定期对电源\电线等进行排查,一经发现问题，要及时处理.
　　希望所有员工提高防火意识和灭火技能,公司会对员工进行灭火培训,对处理问题及时有效的员工会进行奖励,同样对引起事故的人员进行重罚!
　　工厂消防安全通告范文三
　　11月16日，山东省xxxx市xx食品有限公司冷库发生火灾，造成18人死亡，13人受伤。为吸取火灾事故教训，省消防安全委员会决定在全省组织开展劳动密集型企业消防安全专项整治，现将有关事项通告如下：
1 V* ]4 v4 G0 V　　一、整治时间
　　自即日起至20xx年3月31日
　　二、整治重点
, ?- }  T0 n- A) Z5 p$ Z  }/ O　　全省范围内的纺织业、服务企业、食品企业、日用百货等轻工企业以及服务性企业等劳动密集型企业
　　三、整治内容
5 I% Z( {/ }% B7 ?3 R+ p2 T　　相关企业要切实加强自身消防安全管理，对以下内容进行自查自纠，确保消防安全。
& o: v! {4 a2 {8 ^4 }7 D5 u　　1、核查单位合法性。建筑、场所未依法通过建设工程消防设计审核、消防验收或者审核、验收备案的，应及时向消防部门申报。
　　2、改善建筑防火条件。严禁采用“彩钢板”等易燃可燃装修装饰材料。建筑内加工、储存等不同使用功能部位之间应采用实体墙进行防火分隔。在生产营业期间不得锁闭、堵塞或占用疏散通道、安全出口。窗口、阳台等部位严禁设置金属栅栏等影响人员逃生或灭火救援的障碍物。
  L! B8 }; }0 A: Y! J% |　　3、配备必要消防设施器材。建筑内应配备充足灭火器、疏散照明、灯光疏散指示标志和火灾警报装置。聘请有资质的消防设施检测维保公司对本单位消防设施、设备进行一次全面检测，及时修复、增设相关设施、设备，确保完好有效。
　　4、严格控制火灾危险源。电气线路应按国家标准配置，电气线路应穿金属管或阻燃塑料套管，严禁采用铜丝、铁丝等代替保险丝，不得私拉乱接电线。生产营业期间，严禁开展明火作业的装饰装修。使用易燃易爆危险化学品时，应落实安全管理人，并严格操作规程，严禁违规规章操作。
　　5、强化消防安全管理。落实企业消防安全责任人和各级管理人员，并明确各自责任。组建专职或义务消防队，配备必要的消防装备器材。组织从业人员每月开展1次消防安全培训或演练，未经培训或培训不合格的，不得上岗工作。每周开展1次防火检查，及时发现并消除火灾隐患。
　　四、相关要求
7 X& ~! ?. m) p) ~3 t" x　　1、公安消防部门及相关企业主管部门要加大抽查检查、联合执法频次和力度，督促相关企业落实消防安全主体责任，做好自身消防安全管理。对经督促而拒不整改的火灾隐患或消防违法行为，公安消防部门要依法从重处罚。构成重大火灾隐患的，当地政府要依法予以关停。
　　2、相关企业对自查自纠发现的火灾隐患或消防违法行为，要制订整改措施，落实整改资金，限期整改。整改情况要及时报辖区公安消防部门。
3 ?6 m& u9 b& O" ?* E- H+ V% k　　3、广大群众应自觉维护消防安全，保护消防设施，履行劝阻、制止、举报危害公共消防安全行为的义务。全省火灾隐患举报投诉电话：96119。
　　本通告自发布之日起至二〇xx年四月一日有效。