开会也是一门大学问

三段式 · 发表于 2012-3-9 16:37:21

“两会”的召开是国家政治生活中的大事儿，一段时间来大家的目光都聚焦在这里。现在越来越民主了，我们也从媒体的曝光中发现了代表们是如何在开会的。有的人表现很好，有的表现得却不怎么样。比如有人披露“两会”分组讨论，某小组讨论时一位委员批评另一位委员“说了20分钟形势大好，又用20分钟讲吸烟吐痰”，他当场建议主持人应控制每个委员的发言时间：“本来时间就不多，你一个委员还占用半个多小时讲小事情。”该委员立刻反驳，这是畅所欲言，质疑的委员立即说到，你的畅所欲言就是剥夺别人畅所欲言的权利。这种由争话筒和话题跑偏引起的小冲突和小不快，在小组讨论中屡见不鲜。这倒说明了我们的民主意识增强了，但同时也应该看到，我们很多人并不会开会，或者说我们的会开得没有效率！

英国人帕金森总结过一条法则，大意是开会的时候，越是无关紧要的事情大家越争先恐后发言，甚至于卖弄一下自己的学识和见解，但是重要的事情反而没人讲话了，因为那是要担责任的！其实我们都遇到过这样的情况。而且不只这些。归纳起来有：会议发言随意化、会议议题杂乱化、会议进程专横化、会议争论粗鲁化、会议决定草率化、会议时间冗长化、会议活动形式化。我们的许多干部更是文山会海，整天开会，但又没有任何效果。

其实开会也是有学问的！什么时间开会？哪些人来开会？怎样开会？是有规律可循的。开会是为了统一思想、解决当前面临的新问题。时间间隔长了不好，事过境迁，错过了解决问题的最佳时间，太频繁了也不好，劳民伤财。要有一个规定。比如两会，法定是五年一届，一年一次。什么人参加也是要严格规定的，时下时髦的做法是主持会议的人只如今自己喜欢的人来，管他有没有资格，是我的人就参与进来，不是我的人就靠边站。这样的会其实不开也罢。至于怎样开会则是程序问题。不要小瞧了这个程序。正确的程序会使会议开得成功、高效，否则事倍功半。在这个问题上我们应该向欧美人学习学习。早在130多年前，正是美国南北战争时，麻省贝特福特25岁的陆军中尉亨利·罗伯特奉命主持地方教会一个讨论支援北军作战的会议。因与会者陷于无休止的分歧和争论，会议未达成任何议案而散。这位西点军人因此发誓，若不找到一个好的开会办法，他从此不再参加任何会议。尽管西方人从古希腊广场民主时代开始就开会决议军政大事，但民众自己并没有一部开会议事的统一规则。罗伯特决定自己写一部，即《罗伯特议事规则》，后来成为美国社会广泛采用的议事手册，在从国会听证、法庭辩论到公司股东会的各种大小场合里发挥作用。早在90多年前，孙中山曾把《罗伯特议事规则》，翻译并介绍给中国人。这位中国的共和之父把“提高国人议事能力视为民主政治的基石，在《民权初步》中加以推崇。但遗憾的是并没有被国人所接受，直到近年来，才不断有人把这本小册子介绍给国人。同时为各界人士所参考，制定本行业的议事规则。

现实生活中，确实很有必要制定这样的规则，并不折不扣地遵守它，才会切实有效地提升会议的效率，解决实际问题。

别拿开会不当回事儿，那也是门学问！

（附孙涤教授SEE生态协会草拟的一个议事规则以供参考，资料来自于网络）

阿拉善SEE议事规则

第一章宗旨

第1条本议事规则的宗旨，是在尊重每位参会者平等权利的前提下，使会议有效率地进行，形成有行动效力的会议决议。

第二章根本原则

第2条每位参会者的意见都是宝贵的，不同意见的存在是正常的。在有不同意见的情况下，会议以“多数决定”的表决形式来形成会议决议。

第3条每位参会者都有权利努力将自己的个人意见转化为会议决议，但是个人意见的表达及会议决议的形成要遵循约定的会议规则和程序。

第4条会议授权主持人分配发言权、提请表决、维持秩序并执行会议规则，但主持人在主持期间不得参与会议内容的讨论。

第5条参会者在发言之前必须首先举手向主持人申请发言权，不能打断其他人的发言。

第6条在辩论过程中，发言人表达意见的对象只能是会议主持人，不能直接与意见不同的人展开面对面辩论。

第7条 “动议”是会议议事的基本单元，“动议”必须是具体而明确的行动建议。会议遵循“先动议后讨论、没动议不讨论、讨论则只讨论当前动议”的原则。

第8条会议的每个议题应该在参会者充分表达、讨论和修改之后，才可以进行表决以形成会议决议。

第三章发言、辩论规则

第9条会议发言权由主持人分配，但会议主持人除维护议事规则之外，不得就讨论内容发表评论，也不能对任何人的发言进行总结。

第10条如果主持人确实希望对当前动议发表评论或者因利害关系而需要回避，则主持人需要让出主持之位并授权一位临时主持人来主持，直到本动议表决结束。

第11条发言者必须首先举手向主持人申请发言权，先举手者获得发言权，主持人应宣布“请某某先生/女士发言”，并重申会议约定的发言时间限制。

第12条参会者在其他人的发言过程中可举手预约发言，主持人进行记录；如果有多人举手预约发言，则主持人按举手先后顺序依次记录；在发言人结束发言后，主持人依次请举手人发言。

第13条参会者在其他人的发言过程中插话发言，主持人应立即制止。

第14条发言人被会议主持人打断发言后应马上停止发言。

第15条主持人有权在发言出现混乱的时候要求会议恢复秩序，可以喊“注意秩序！”，如有木槌可以适当击打。

第16条所有的辩论必须通过主持人进行，参会者之间不能直接辩论，更不能互相污辱谩骂或发生肢体冲突。

第17条每人每次辩论发言的时间不得超过3分钟，对同一动议的发言每人不得超过2次。主持人有权打断超过时间限制的发言，有权拒绝超过次数限制的发言申请。

第18条辩论必须切题，必须围绕当前动议，要围绕“是否应该通过当前动议”展开。主持人应该制止显然与当前动议无关的言论。

第19条主持人应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言权，以保持平衡。

第20条发言人应该首先表明自己的立场(赞成或反对当前动议)，然后阐述理由。

第21条发言时不能进行人身攻击，不能质疑或评论他人的动机、习惯或偏好，否则主持人有权制止。

第四章动议规则

第22条动议的提出、讨论及表决程序：

1.动议：动议人取得发言权后，提出动议，表达方式是“我有一个动议……”。提出动议的时候不要解释理由，在讨论阶段，主持人可请动议人优先解释动议理由。

2.附议：除主持人和动议人之外，任何其他参会者如果认为现在应该讨论这个动议，则不用取得发言权，可以直接举手并喊“我附议！”。动议只要有一票附议，主持人即应提交会议讨论、修改和表决。

3.陈述动议：动议得到附议之后，主持人必须请会议讨论，可以这样宣布：“某某人提议出一个动议，某某人附议……。请大家发表意见。”

4.讨论：针对当前动议的利弊展开讨论、修改。

5.表决：主持人提请会议就“是否通过某某事的动议”进行表决(表决通过所要求的比例必须按照《章程》的规定)。

6.宣布结果：主持人宣布动议的表决结果。

第23条如果动议提出之后无人马上附议，主持人应该、且只应该询问一遍“有人附议吗？”如果仍然没有人附议，则动议无效，不进行讨论和表决。

第24条动议的措辞要正式，最好是书面的，如果是口语表达，一定要简洁准确，要着眼于具体行动建议。

第25条参会者可提出“搁置当前动议，以后再议”的建议并陈述理由，主持人应允许一位反对搁置的人发表意见，然后提请会议表决，如果赞成搁置者达到或超过出席成员的三分之二，当前动议被搁置。

第26条主持人不可以提出动议。

第五章表决规则

第27条只能在没有参会者再请求发言或参会者都已用完发言权后，才能提请表决。只有主持人可以提请表决。

第28条表决应采取举手表决的形式，也可由会议决定采取无记名投票形式。

第29条表决时主持人先请赞成方表决，再请反对方表决，不要请弃权方表决。

第30条如果主持人有会议表决权，则可以参加表决，但如果是举手表决，则主持人必须在最后表态。

第31条表决的时候，任何参会者都无权再发言对自己的投票做任何解释。

第32条在主持人宣布表决结果之前，任何参会者都可以改变自己的投票，之后则不可以。

第六章选举大会规则

第33条选举前要成立“选举委员会”，负责提出选举办法的草案。“选举委员会”的构成及人选由执行理事会、监事会、章程委员会联合会成员提议并表决决定。

第34条 “选举委员会”要制订选举办法，提交理事大会讨论、修改并表决。选举严格按照理事大会表决后的选举办法执行。

第35条任何会员，只需经一名会员提名并公开表示接受提名，即可成为候选人。

第36条任何会员都可以提名一名或多名候选人。

第37条一个候选人只能参选一个职务，不可以同时接受执行理事会、监事会、章程委员会的提名。

第38条会员有权事先书面提名，也可现场提名。会议主持人在宣布开始投票前，应询问参会者中是否还有人希望提名，直到没有参与者表示要提名，才能开始选举投票。

第39条在填写选票的时候，会员只能选举已被提名者。

第40条候选人的竞选发言按其姓名的拼音首字母顺序进行。

第41条选举委员会决定开票员、唱票员、计票员及监督员。

第42条选举结果必须当场公开计票统计，并由选举委员会主任宣布计票报告。计票报告针对每一类职务，列出发出的总票数、收到的总票数、无效票数以及无效原因以及每一位候选人的得票数。选举委员会主任当场宣布当选者名单，按照章程委员会委员、主任、监事、监事长、执行理事、副会长、会长的顺序依次宣读。每宣布一个名字，请当选者起立致意，大家鼓掌。

第七章会议议程(执行理事会、监事会、章程委员会)

第43条会议的议程如下:

1.由参会最高职务的人决定并宣布会议主持人及记录人。

2.参会最高职务者可以自己担任主持人，也可授权某参会者担任临时主持人，授权可以随时指定随时收回。

3.主持人宣布成员的总数、实际出席数(其中有多少委托出席)，宣布满足法定人数。

4.主持人宣布会议的议题及程序；

5.主持人要征询大家对会议议题及程序的意见，如果有参会者提出修改建议，主持人将建议提交会议讨论表决，修改动议要求参会人数半数以上(不含本数)表决通过。

6.由记录人宣读上一次会议的会议纪要的决定；

7.如果有参会者对上次会议纪要有疑问，可以举手要求提问，由主持人指定解释人或主持人自己解释；

8.工作总结报告的陈述、咨询以及与报告有关的动议的表决；

9.新动议的提出、讨论和表决；

10.打印出会议表决决定，当场签字；

11.讨论决定下次会议召开的时间和地点。

12.主持人对会议的过程及会议决议进行回溯和总结，宣布散会。

第八章术语定义

1.［动议］明确而具体的行动建议，也就是“要做什么”，是主张某种实质性的行动，会议必须进行讨论和表决，形成会议决议。

2.［议题］动议的内容叫做议题。

3.［决议］是对动议进行讨论和表决后形成的会议决定。

老猫 · 发表于 2012-8-25 07:50:53

想清楚、写下来、说出来

其实一个公司是否严谨，看如何开会就知道了。如果每个人都只是带一张嘴，即兴发言，这肯定是家不严谨的公司，因为肯定每一个人都只是用直觉与反射神经在互相应对，不可能有深度的思考与规划。
我年轻的时候见到纸笔不离身，不论何时何地，都随时记录下来的人，也会觉得戒慎恐惧，一方面是觉得所有的事情都白纸黑字，无所遁形；另一方面，我又一向自恃口才便给、反应灵敏，因此大多数的情况，都是即席反应、即席应对。除非有人要求事先提报会前资料，我才会勉强应付。但是当我有机会比较这两者的差异时，我幡然悔悟，“想清楚、写下来、说出来”变成我自我强迫的工作习惯。
现在开会，我都讨厌带一张嘴巴来跟我胡说八道的人。因为作为最会带一张嘴到处打混的过来人，我最了解这些人。
“写下来”，准备一份书面数据，会使所有不明确、不精准、不严谨的问题一笔勾销。
根据我自己的经验，如果不写下来，其实我并没有想得少，想清楚这个步骤是永远存在的。但是因为没有写下来，想只是发散性的思考，是片段的，是不周延的，而直接跳到说的过程，又会有非常多的遗漏。同一件事，如果我有机会重复说，我发觉我每一次说的都不一样，这就是没有“写下来”使然。
而当我决定“写下来”以后，我更发觉“想清楚”这个环节会更加严谨周延。我不再是天马行空的想。我会先用Bottom up的方法，写下每一个相关的思考要点，这是随机的、发散的，一旦形成足够的量之后，我再用归纳、演绎及相关连性进行整理，最后我会重新组合，形成一个结构严谨的书面数据。然后，再根据这个书面资料进行说明。这就是“想清楚、写下来、说出来”工作三步骤。
或许有人会说，我只是表达意见而已，有必要这么麻烦吗？我要说：这个步骤，其实是一项训练，养成习惯，可以很快完成。第二、“写下来”其实更是一种工作态度，绝对有助于你在之前“想清楚”，在之后“说明白”，更何况，未来的数字时代，留下记录，留下档案，更是不可或缺的习惯，应该训练自己闭上嘴巴，除非你事先已经写下来。

该文专栏作者简介：
何飞鹏，台湾《商业周刊》创办人，现任台湾最大出版集团——城邦出版集团副董事长。

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间	《公文写作百法例讲》作者房立洲	老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫	《公文高手的自我修养》作者胡森林

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