办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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0 c' Y4 ]" u; n. t1 Y6 `加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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/ Y# i7 m3 k* X+ ?二、加强办公室建设

. Y. I! X; ?9 g8 q: l" ~三、办公室办会工作基本规范

# X  e0 u, y: s2 O5 k8 j3 Q四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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2 i8 R5 q% H. `2 n联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
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- ^& b/ ?' Y. r行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

7 D! u1 v* t: C  ]1 _( F" n按性质分：

# \0 r" H( f; q4 g9 {程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

: ]! @" h' }- F: @) C; `' {( c1 D按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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( H+ _/ i7 H6 T" U（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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, x0 U3 n2 K* n  m( x$ G: U' ^  |一、要讲事业心和责任感；

. g1 w* K% J8 ?, f二、要认真细致；
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- b8 \+ U: X4 v' i6 e$ D% ?三、要讲究程序(不要打乱仗)；

. V5 G- O+ g8 f/ ?4 T四、要讲工作效率。
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. f" K* `2 O; N& P" D: p1 B（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

6 L* {4 q7 l# H$ K( ?热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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9 {& _9 {* P, B1 d' A$ I( w责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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& V; c6 D( `; _5 \2 P（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

8 ?* r( w( T9 ]% }7 ~3 }; A4 T思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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5 i  u: ?% s3 y' B' W6 x（四）办公室工作对人员的要求
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) ^9 C- l0 L6 m3、心理素养

- }4 i/ ]/ i# h7 |" R心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

% G* a( d; u5 W4 h; {* f0 F注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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" ^( y, X6 d$ ~做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识

创新意识
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- R/ R- `. X' ~奉献意识
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信息意识

8 D  h* w1 {( q- Q) Z4 O2 o7 Y( V3 ?程序意识

学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

% g5 {0 R) M$ ^# Q他是否了解你的目标和意向?

- A6 b8 G/ ~0 z- i$ _- v# u- Z他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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7 q0 E" I% _# }7 {+ ~1 E- h3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

7 p& P& C6 E$ r2 q& G他是否很会安排时间?
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  ~) v, W* U: q. t7 y9 p4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

- ~& E! S5 U( b; s) k$ ]* w& u领导测评办公室人员的20道题目

  ~) ~* X9 c8 k/ y1 N0 t- n5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

* R% N" {' k* |: ?6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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6 _2 v  E3 W6 D2 i' Y# I+ F他的工作有条理吗?

$ _. J! Z- m; ^( m7．他是一个机智的人吗?

+ _9 X: T/ q  [& M6 C. _能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

5 z" e3 W& |1 R8 I' e6 r7 j% q能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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/ c$ Q3 G% e  F1 I5 N6 ?9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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' A- T3 P+ b& y% ~4 U10．他在危急关头是否沉着冷静?

, p5 R( j7 b6 P当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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" W  i' C# U8 o, W2 `% @' o1 P11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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( ^4 `# B* T; {" S! P5 ^你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

* t: Y' |% N9 _4 `13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

3 P5 t, N5 l- g5 C6 `3 k3 {# N而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

( ], Z6 W- x+ v- w, w% S$ D! _是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

% Y1 C0 z, H; h# ?4 V15．他语言表达是否清晰?
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' g/ B: [& @! r  U4 C能否以书面或口头方式简要汇报情况?

* h" p1 f1 N$ K  P$ t能否准确地传达你的指示?

  u  |/ k/ K3 h  c* b, l能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

8 n  K9 b3 d% W: y6 q6 S& r是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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  ~2 r2 J1 F4 K" _7 ^# y% E. D18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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" _& E' a' _' ^3 [能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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: C0 y5 I! d7 A, @! k! @& y20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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  ]# e2 P) }6 X" q  R1 T( ~; _二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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6 s7 D+ z1 ~3 A% R# A* M' c1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

" B6 G1 E5 ?- `( w( `0 p& ?4、大力倡导团队精神

, L. _' x2 t7 P（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

2 J6 |" S# \4 O0 ^' O0 @良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象
( ]1 F7 \0 {  b  D  V) _* U
! b, s4 _3 y8 r0 l: d良好的语言形象

# [+ }# D3 f1 s1 Y) k* x二、加强办公室建设
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5 }; `7 \: h2 N3 W（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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0 G' V, k5 P$ t7 U. a2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

2 Y, |4 X* f. T7 N9 Q/ m/ H9 |) \3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

. t4 s$ X5 D! d, @# d3 K9 f3 D- h0 t4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

% ]6 [& j+ v( o0 c, _- G) e! O4 V5、随时让同事知道你对他的感激；

4 ?; [( J# o  J9 R$ H6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

: n6 K( L, _; [4 l0 E8 e  \8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作

3 ~7 A. m8 I4 R" y1、设立会议承办部门和服务机构

: ]- g2 l6 |7 ^, D) l8 |2、协助领导确定会议目标和议题

( e3 F* d1 O. |4 K6 s: f（1）确定会议目标
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7 ~& [  l; O* L8 m3 y0 `: M' z（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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& z3 R8 }8 u$ c3 Q/ g1 A9 }9 e（2）拟定办会方案

3 o* i5 z" h1 \（一）会议服务的基本内容

4 C; g7 h% i/ k5 Q* d会前准备工作
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$ G5 \+ J5 C# S& s9 G, I4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

3 a! K6 O7 ?1 y7、会场的布置工作

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' M3 _" S( Z3 }! u  S6 [衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

7 c! I; H/ `0 t- E0 _  |4 B. V! k主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~