办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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' x  q& R! p- g9 s1 }加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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8 }* X2 q: t" S6 a（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

+ l4 E/ T+ e: }3 _, a7 ~" K* g& P职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

* Y% G/ j+ g8 {, Z+ C+ q一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

3 C/ x7 n: U( X, B办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

* g# K! @9 M5 m+ e3 L2 v* A一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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1 R) ?+ ~2 D1 h6 n* g; ^6 h) P4 F办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

0 I' i, s/ H& Q7 |* ~- N（四）办公室工作对人员的要求
( I! T; c+ Q3 Z  j: _7 p' c. _  h! {
' t* q5 x  l# V( r, A5 U2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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3 J: ~* A! ?) t( m% i% l二、要认真细致；
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$ `$ t- A# m( X7 n三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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/ h3 G8 i  i1 Z6 I( h) d! q四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

0 ~6 c  A* u9 }. q' i2 n( O' k6 r5 U3 i1、思想素养

9 @. z- ], h! V' \- y热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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: A* s8 `: v* h: D  e责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

; m! j5 C: i4 \% W8 J踏实肯干。舍得为工作投入。
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3 O6 q4 o/ y, f% g3 e（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

+ @" E9 H' y, x* z- B调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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( `; U4 A0 p  s" t9 x" \思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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- _  S  Y4 l. U, [) d0 V调控力(控制情绪的能力)。
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5 o+ P$ _* W. E3 `0 w5 r意志力。
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. D6 u! x( [8 w# ~6 b8 u（四）办公室工作对人员的要求

3 u" ?/ s" T! w7 m/ O5 |" `: l4 v0 a4、角色意识
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, t9 y/ E. P7 Z) d做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

1 b3 `# @, _0 [6 O4 m2 n, ?责任意识

创新意识
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奉献意识

信息意识

程序意识

学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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5 Z0 u, R4 T) {, O: z+ ^, l他是否了解你的目标和意向?
, L6 P. s! b& |6 A; p
" a- o, H/ r; }$ c- j0 a# v他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

- q6 @0 E; S' f2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?

5 _7 i+ j- `3 ^8 ^7 s4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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: b% Q6 w0 l  Y/ ~2 r7．他是一个机智的人吗?

/ ~  n  o1 [$ `1 g) p2 ^能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

2 v* U  B3 l/ K* Z: J; O8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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* u  i8 e& S1 B能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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0 M. S5 x. J% Y9 e& ?  t领导测评办公室人员的20道题目

2 a  ?# u% M2 C6 j: Z9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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# b; `/ q" B  Y10．他在危急关头是否沉着冷静?

/ w$ k* C# j- |+ D当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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* X4 |  _5 ?) R5 b" l( D12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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+ E) A7 i" c/ y领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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* S5 F. `. a1 o" R7 z而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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5 d5 ?8 _6 _, R# C. x' C15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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: Q8 g( b7 w, V9 s/ C能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
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& l) O* s+ [+ \8 _) P8 o3 G领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

  e- V! e9 `# c+ Q& J20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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2 l0 `# u, ]4 A( \( K: \- n' B启示……

二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

* j0 f! S5 W& ^+ g5 a1、不断优化硬件和工作环境

; X$ O  X+ z' ~& {5 J2 ~2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

- m  f, p1 C0 }& K4、大力倡导团队精神

/ v8 g) a1 v# q6 m3 B（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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9 n' }$ m- [+ f, D( N5 B良好的礼仪形象

$ y) p# V! f* z+ N6 b& X3 E良好的电话形象

良好的文字形象

/ U6 {* H5 J0 m7 Z/ K! a良好的语言形象

6 b% M2 c2 i( c& U+ Z1 {二、加强办公室建设

/ H; [: l- H# J7 P; e( ?6 m$ W- A（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

& Q1 E, d, H3 v: {（1）确定会议目标
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8 h  O) E/ b# i- W2 S（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容
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- E# |7 c9 V9 c6 u# Y会前准备工作
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2 Q) H* s- h0 Y8 h" k5 D2 ?0 Q0 K4、确定会议的议程、日程和程序
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& X* ~# z9 V" G" H5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

5 l& y; z1 f. n# O  V3 w7、会场的布置工作

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8 m* [0 q" d2 u1 K
; c1 O% i* Q6 ?衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

% a& n0 [. [3 o  y7 m& U3 U8 B主讲：姬瑞环
# a- M' h0 l6 `1 a4 i" _

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~