办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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" T% u# \/ s8 K0 |加强办公室建设与管理
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; S+ Q* l; p) w. O+ f一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
8 y8 R- K) W/ r' J+ |, P% n
/ A) y( Y4 |- X8 ?4 u2 r（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

, M5 r; d0 a& U/ t+ b6 x( C$ ^联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
& h5 ^9 u6 w0 d3 T6 j0 _" p
: v0 ?9 o) b9 P7 X; g: Y行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

7 ], r% L$ f; A一、办公室人员岗位认知与基本职责
3 o) C  X9 ]  T. Z. R; H+ w# ^) k
（二）办公室工作内容与特点工作内容：

" J: @* n- @: p- @4 O& D按性质分：
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0 z* [3 N" n5 B7 Q0 S程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

4 U# P2 p+ a9 k) ?( r按内容分：
* W! j, |( [/ x2 Z6 P9 g
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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+ j3 ~1 I- k0 V5 ]- d- V综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（

; X% T- f9 q( x& w0 h三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

- a0 E$ g' K+ ]- w7 m2 ?. @（四）办公室工作对人员的要求
6 {* }. Z. e' P4 j$ u
2 a: T- W+ r) R) ?2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

- z+ s; i& \1 ]" a) n3 S一、要讲事业心和责任感；

  E4 X% l8 P  g# E' Y' t. _  W5 n二、要认真细致；
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& S0 n; S; q2 K! u9 {  E. o三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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- ?+ @$ s- U$ v' j5 W（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
+ @1 J7 w% \( ~7 f3 m$ u; b4 R
9 D7 ?+ {% q/ p5 Y, A, ~  ?政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

( h3 A' m4 Y! G3 F! X: R2 E责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求
9 e# i  A6 E( W0 R6 y" o/ D
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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5 ~- v; e& c* y3 _) ^6 H调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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8 d4 ?4 O2 C" M# F4 C思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

/ W, L5 Q6 o- Q0 R1 S3、心理素养
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# L0 N8 ?6 d" E, s0 [# W心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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* Z. \2 g* c. T% h6 O注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

& }$ `0 U8 m! i% b! @3 O' ]6 ]; m意志力。
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# H. P7 Y. Z) D8 t5 ^（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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5 y. M$ n; e: t0 A& J/ w4 G6 }做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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' Q/ l  o/ M- D. y/ ~全局意识
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. z+ ?8 r' V4 D$ J3 G& ~责任意识
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创新意识
* }" x( r' d1 `& s
- Y8 g' V% F, @# O; ?4 i4 P% \奉献意识

' [3 L/ K6 G+ Q- q, ~  B& E4 j- J1 \信息意识

程序意识
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! v  v6 W9 T3 w  `, ^* D学习意识

# N0 Z: J/ F( [（五）领导对办公室人员的期待
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- l1 _8 N! d6 D5 P/ B' E% ~' Z' Q领导测评办公室人员的20道题目

7 n7 |) n* \$ |" f( F3 P) v1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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& ?% s* f4 a+ b" ~7 {他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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$ l4 Z# j# O5 Z, `- V: X2 O领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
: ?' ]. G) P5 q, \
" o- d+ C0 B4 B能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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' j( {& I6 G/ d% I能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

! ~# h" m) V- [# v% @9 Z3 m# O能否制订新的工作制度或工作程序?

6 t$ Q2 q- V% L3 D他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
, r$ I+ i' k5 `! A0 R. |+ E" A
& f2 p/ ?, v4 \能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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( B$ O* ~! x* A0 \$ Q, D/ _# J# R领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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, [  A& F# B3 s' I0 u+ W10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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2 p. q3 U9 C: i* A9 u. D* g1 ?你能把一些机密信息资料委托给他吗?

2 X, ~5 R1 G0 S1 L8 _5 u12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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, q/ {3 l( Q1 O6 w# r) ?) ^; q9 L领导测评办公室人员的20道题目

0 N# a. f! `" I& U' b6 d" A, m13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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, u; R0 j/ u9 w; W3 m. c% r. L14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

" B. S  J( _4 M% V/ e+ x# W) D是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

, l0 f$ g1 L+ J: u15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

: \: u4 o8 D) e/ g( @能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

5 h$ b% Q9 T, k$ {1 n是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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1 o! M  _# \0 r% `& J* D% ~能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

. o+ T1 U  r4 I6 y$ [- b- J4 K启示……

7 z) Q7 Q, _* }* R8 C# A二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

5 B, E; S( P: n6 P1、不断优化硬件和工作环境

9 y) Z* N$ k" A* V2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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4 b# z) C$ g! ^: @( |4、大力倡导团队精神
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$ J- j; @1 a: P# ?（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象

2 K  X! p9 x5 C6 {1 N+ f良好的电话形象
* }+ l& G" A/ f, _3 P4 p1 U8 Z
6 x% }8 p' N8 n' D# {- x9 D良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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& x% i0 P/ U. _, A1 q4 z6 D1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

9 J6 x4 L1 i9 u- i2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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1 ^& L  t  i$ G3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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" b8 j3 ]0 ~8 W' d# O* Y（一）会议服务的基本内容会前准备工作

  d5 }- y: Y: Q9 R1、设立会议承办部门和服务机构
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+ F; m, g0 z  T6 ]+ K4 q& e9 U2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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* e; m- l; Y1 ?: Y（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

3 t2 S" l4 E2 `. O, T! A8 O/ t（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
5 j* v2 Z; L8 j1 h  j1 W) z. \
- @) s1 L* L2 G5 U5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

! ?6 E" l6 M8 L+ t- s8 W% S3 ^主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~