职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 # w- T. |+ l9 x6 j: J' u
# \6 W8 E$ ~- A' H3 d# q 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 * B N, t; \6 c, x
' N" L2 N5 ^, K* x3 U: m
一、秘书的职能
# \, d1 p% P/ F4 l( i! n( v 1.辅助决策
/ [/ y) f+ C: F) ~! I, ]( h" U6 j. N% O4 C
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ! w7 x, Q" V+ I# C& {
+ A$ C L( d9 f3 d9 L, n （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： * R4 {( y7 ~# e( m4 l& C- m2 Q4 s
/ v4 B- r& z. K' w: F 辅助内容的综合性 3 {7 e6 I9 \/ \+ S7 l
7 \- ?% L2 @8 a/ n+ C! s
辅助时间的经常性 ; x4 M5 i& |/ o% {" f
- E+ {+ T( Z8 X+ ]+ b 辅助环节的全过程性
$ @6 h" {9 d* C
$ p2 }6 ~6 ]* v- @ （3）、辅助决策的原则
% @7 ?# w/ y2 X4 P% C, Z7 `0 V) F. Q; e" ]' ^
超前原则
; k3 J/ J' V- U
- S5 y; b: W+ d$ N 定位原则
+ \* ]' J) T- C* ]: b2 ]. r* `" @
7 u& j( D( H: f; e- q 信息原则
& _; B) N) z4 a% t% _, ]
5 F+ _6 k! E8 n% G3 T) @4 g 谏诤原则
/ H& `5 a, L; c" v
[2 f, r2 r% s, f* x （4）、辅助决策的过程
9 c9 H: X/ @! y
4 J* n$ f1 d+ n2 e 协助领导确定目标
$ e6 }9 I! j$ A' [4 P1 p7 A# e; k: ?7 V9 o ^
协助领导设计方案
# S% m) j' f' s/ y1 _1 |
1 K+ Z; A% P" ~4 Z# d- J 协助领导评优选优
5 v9 R) x5 P2 K: f' Q. L
) ]* Y/ Z5 K- r8 j1 y7 D7 w 协助领导实施反馈 ' N s0 J2 v2 ]! h: v) g$ `
/ t* t( z& L( \- ^- k4 y u 2、协调关系
) h* Y: y! H' V
4 E0 L5 X% r v4 m" k （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 ; }0 q7 o9 |0 ~9 e: u& D1 v
7 C6 ~9 U/ F6 \* P （2）、协调关系的特征
7 @5 J! Y5 X! [6 z; B6 k3 J( h- I2 t
从属性 / J- ~# I' `# T' g0 m
U3 j4 Y2 |4 z2 n 广泛性 1 p# x0 c! F/ e+ M1 P
2 X; Y( Y; N# ]% U. a4 S 间接性 # g8 q) @7 U. A! H) y
4 y" E& u% l6 [! y
（3）、协调关系的原则 5 F1 `; H" O1 z7 W6 N3 \2 M
4 r3 {0 M: X1 z( e/ r 政策指导 ; g, [# G+ E; c' F5 Y
\3 u g$ D0 c% S
客观公正 1 }' y. u2 V! ^- A6 d
8 n0 Q; d2 p- T, B* b! P 平等协商
3 t- e( j* i- t. Q6 O
4 [3 j( A8 u& j 注重整体 / D0 U, }. L9 y% Y' o* c% E& V
. L! Q% l. X' m6 W9 y
灵活适度
; r' x( T7 G* c- Q
% ?1 [7 z; Y4 U （4）、协调关系的过程 ! S! A) C, T2 u# J. B
8 p1 x$ o; Z! I* j: t i2 {' Q
摸清情况
3 \0 C P, o/ J1 y& S: n
$ D3 u; M0 ?/ g# B 找出症结 - ?# P6 F9 v! _; |
+ `! ~8 u4 [+ ^$ q 恰当协调
i2 C1 c4 P9 E3 m( s
4 [( \$ \9 a6 M8 g( e( M# s 督促落实 ) O x; O1 W- q& A
# F" A9 `- }/ \4 x! d, l1 j
检查反馈 3 s4 {, Y& S/ T( r( `: d1 T- z
! Y+ M. \& _6 z9 W6 C5 n9 U* R7 j
3、处理信息
7 i+ S) u0 U+ C) b G' e+ k6 L4 d8 `. p3 \* @8 Y
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
5 ^; _" E2 d B* y# h8 `& g/ c0 p7 t. m
（2）、处理信息的原则 3 h2 V ]3 T( l7 y K
* t1 f) o3 f3 s7 q+ ?" Q
及时性原则
' S3 R- N/ u/ d0 I& M3 \
5 J$ a$ Q" x: \+ u 保真性原则 . ^( F$ E3 `0 i% F3 m6 b
5 ?$ [+ U% e7 q# B- p( Y& }. ^+ D 适用性原则 $ \8 d2 R8 k! V E
" F+ r: R. _; k8 C5 c: \6 f 预测性原则
% p* f* h( t0 @! M3 x. l. O8 X7 ^8 h! L( w
（3）、处理信息的内容
' L0 `3 N; l+ @8 t( x0 x$ D
* Z$ f# T- \2 e+ h6 W% s 历史信息
3 b3 |. \) K) u5 z$ K' A3 L" S4 [- Q. [; q" V1 n+ U
上级信息 * E7 K( g# @3 z7 G3 B6 @6 c2 |
0 l1 Z3 ?! u3 E- r. W: S
内部信息 * S+ Q* M+ Y) q* a) |1 y
' j3 y- c9 e( k4 k. ]
公众信息 0 D8 E7 ~6 ?1 ]8 ]& \
^4 y$ ]* D y& i0 q. h/ D4 N 社会信息
# a/ s6 Q- B) {1 |3 a, X
9 T- u* p& o8 U9 |) y* I2 k, p" |5 {. R （4）、处理信息的过程 5 X2 G: k! j4 T' p! K# {) C
1 E- I2 x6 s* ]! E1 {' B& B
信息的收集 8 g! A: m G7 ~! m
) F* P# H: M. ]# Y# f' D6 Y& s 信息的加工 , e1 F/ K t1 A0 n4 R1 u+ \
- H7 G- g" U( m 信息的传递 8 z; M; X1 G( M7 y- A! g8 a
3 o5 i5 s' d1 ^: A2 F* T 信息的反馈
6 v2 R2 e7 M9 w- @+ C' ]0 p$ K# ?5 k. a; |; E
信息的储存
$ M; q1 e) l% Z* B# Q% S8 w$ C( S( s0 Q6 \
4、办理事务
" \9 W5 o$ g5 ]9 U
% E. Q5 t$ D& S% J e% \6 C- t. K% Y （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 # q/ a) S7 f3 {7 l- \3 {- s" y: f4 J
9 H& _, r8 k1 a, S! v0 C' n- K* k （2）、办理事务的特征 % B' ?( R, z: l8 ~- v( z f
; j" N' z" j% O) n+ C% c
综合性
9 J6 C+ [+ u, d9 ^
" n' ^ Y, \) i1 L6 W" r 服务性
; K. V7 R/ \4 V* W# ]+ X6 g# n ~0 a* A, k5 ?1 x
繁琐性
* |( Q) `& J9 r4 j5 \/ U# r: R$ @ {+ Y! \- c1 N( E
突击性 + o' K% V) J4 n& l: t) u
0 E9 q4 z% g& d8 N, s- c9 m' a* w6 g （3）、办理事务的原则
: M( ~. Y9 A" h/ o' H4 X
/ T W! h- H6 U 被动中求主动
0 m, d9 U2 S1 ~2 X; [; a, _5 S! {) i+ B1 t) A+ Z
原则中求灵活
% X' U& L- \# V1 o0 W2 q, G6 Q
8 b m; g9 ]1 y: Y" W) P 繁杂中求规范
0 l+ A, [. {1 @) E& m" K" M8 q% `* X: j
（4）、办理事务的程序
( u0 }/ ^/ m6 D$ ?* v+ a; P% V+ V. b! @( a
自然程序 & @$ d8 S# m; E, I& o. a; i& j
9 K- h0 H* G, N
理论程序
6 v( }9 e5 [+ ]' O3 u/ }: s, [! @6 J1 z; @& [6 o
指令程序 $ n' L h4 s3 h7 v1 u
) c T7 _- c' N1 e. M2 w
法定程序
1 P* X" \" J: @4 r/ t6 F. E) ?% z
技术程序 R8 C9 ]6 K, R8 m/ m9 Q
/ s: h% q0 z8 q, c' e 习惯程序 ) T4 x6 ~- p8 s
' Z/ M* D2 N8 c% W$ S
二、秘书的职责
9 ?" @, L/ e C 大致也有以下11个方面： * |+ C( g' W& ~
% x$ K. W0 Z( w/ [ a; ]
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
5 N( U) q! j. z8 O6 [1 E0 V/ d) g6 `9 H% a6 W Z
接待事务（来访接待、安排服务等）
" Q) n1 @0 {. H* U, }6 N/ d% U+ c, e( G/ G
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） # G4 E6 t& G3 u+ m' D. Z1 n' Z
$ F1 x( S) X; ^2 C6 @, g: w6 Y+ H 行政事务 * C& D$ a) ]( m8 P% N
! e3 U2 [1 o- m/ H: q
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
( F! z# m$ I0 l# s# j5 K8 j: v% E9 o; \# W
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） $ T" D3 W/ T! r% ]
* }, u/ D# v! x& S! I2 a 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
5 E" V, p( K2 X/ J2 d6 ^- N! B8 k4 r% o& V8 J6 M( V
写作事务（各种文体的写作）
0 C- J% D8 l. Z( E$ ~9 D k
4 e4 \1 Q" ^& F2 F" b 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 5 O3 F) y( ?5 p O6 F/ I. @
) `6 S$ R8 f U; Z; {
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
- j" `1 E. \6 f" S$ J, ~1 b. x9 x) ~6 a5 e; v/ i
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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千斤顶
显身卡
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