信息工作是办公室工作的重要环节

当今, 信息对于一个单位起着越来越重要的作用, 信息工作在办公室工作中地位也越来越突出。要做好信息工作, 办公室工作人员必须具有强烈的信息意识和良好的综合素质。



一、办公室信息工作的重要作用

事物的特征通过表征该事物的信号内容和一定的传递形式使其它事物感知, 这些信号内容就是该事物向其它事物传递的信息。所以,信息是事物本质、特征、运动规律的反映。人们就是通过事物发出的信息来认识该事物的。邓小平同志曾形象地说:“做管理工作的人没有信息,就是鼻子不通,耳目不灵。”这些,都说明了信息工作的重要意义和作用。办公室的信息工作主要起到三个方面的作用。
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1、通报情况,相互交流,做到下情上传,上情下达。一个单位领导部门的决策、工作部署是什么, 基层工作人员又是如何执行的,都需要及时进行沟通。同时,一个单位的工作又与国内外的形势息息相关。国内外的大事会时时反映到我们这里, 我们的反映又不断地反馈出去,这是一个信息交流的过程。通过我们主动地收集相关信息,发出相关信息,就会使这个交流沟通过程畅通无阻,延绵不断。“流水不腐,户枢不蠹”,一个单位只要信息畅通,这个单位就有活力, 就能健康地发展。办公室工作人员要做“ 有心人”, 时时注意收集信息,向领导通报有用信息,向群众报道重要信息。
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& Z, d1 h7 A8 J: q2 R$ d9 \2、为领导决策提供服务和依据。领导的决策要在党和国家方针政策的指导下, 依据本单位的工作目标、需要和实际情况进行,要经过上下广泛的讨论,不断了解新的情况, 反复研究新的问题。这都离不开信息。可以说决策的过程就是信息的输入、处理、输出的过程。办公室信息工作做得好不好, 提供的信息是否真实、准确、全面、及时,将直接影响领导的决策。办公室工作人员要把群众的想法、意见、建议及时提供给领导, 以保证领导的决策与群众息息相通。

% j# T- {9 J- \) P5 e& S$ ]& m( Z3、宣传本单位的优势和成果, 提高知名度。每个单位都有自己的特色和优势,并通过长期的努力,会取得相应的成绩和成果。不进行积极的信息交流, 一个单位即使取得了很大的成果, 知名度也不会迅速地提高起来。通过适当的、得体的宣传,将会使这个单位由鲜为人知逐渐地提高知名度,使得其特色不断突出,优势日益增强,任务越来越饱满,工作越来越顺畅。
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; k3 ^' D. P2 M宣传就是信息的交流, 也是更高层次的信息工作。当然,宣传要掌握好度,做到实事求是,不能炒作、包装、作秀,否则就会适得其反,这就要把握好信息,提供准信息。
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二．办公室信息工作的主要内容

办公室信息工作包括信息的收集、整理、筛选、传递、积累和应用，内容繁多。内容大体分为日常信息、重大信息及本单位系统的基本信息。载体包括网络和报刊杂志及内部资料, 传递形式分为电子版和纸版。因此, 信息工作是一个比较复杂的系统工程。日常信息内容非常广泛, 包括科研、教学、生产开发、后勤基建、国际交流、思想文化、院务、党务、工会活动等。重大信息包括重要活动、重大科研成果等。这些信息多数都是时效性很强的新闻, 必须迅速、快捷准确地报道。此外,一个单位的历史资料和基本情况的收集、积累和整理, 也是一种广义的信息工作。所以我们也很注重本单位历史资料和基本资料的积累。
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在多年的实践中, 我们的信息工作紧紧围绕党中央的战略部署和学校建设世界一流大学的中心任务展开, 及时、准确地反映了本单位贯彻落实科学发展观、创建和谐校园的新成果、新情况、新问题,为公众了解情况发挥了窗口作用,为领导科学决策起到了助手作用。
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% t" R4 \- w& U  o* ~5 h. v3 T( S三．做好信息工作的几个关键

如何做好信息工作,可谓见仁见智,不同的单位情况不同,作法各异。从多年的工作实践中, 我们觉得以下几点是比较重要的。
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1、领导重视是关键。领导干部一方面要身体力行, 在重要问题上亲自把关,督促检查,另一方面,又要放手让工作人员主动积极工作。同时,有关领导还要经常与信息工作人员分析形势,统一认识,布置任务,营造良好的宣传氛围。

# V7 r$ C/ h8 V2、队伍建设是基础。建立一支精干称职的信息队伍是很重要的。各基层单位聘任兼职信息员,及时、准确地将本单位的各种信息报送办公室,经筛选、分析,通过审批,将有用信息上网发布, 建立一条畅通的输送渠道。要制定出一套规范制度,如每季度通报制度,定期约稿制度,评比、激励制度等,保证信息工作顺利运行,健康发展,不断创新。
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- b* z! c0 a* N* w( c3、提高质量是根本。质量是信息的生命, 没有质量的信息是无益的信息。为提高信息质量, 要提高信息员的素质, 提高他们的敬业精神、写作水平, 加强思想品德锻炼和业务知识培训。信息工作是默默无闻、寂寞枯燥的,要耐得住寂寞枯燥,避免浮躁虚华,要提倡以无私奉献为荣为乐。信息员的培训主要采用“传帮带”的方式,一方面放手让年轻人在战斗中成长, 另一方面请一些文字功底扎实、经验丰富的老同志把关。要使培训模式多种多样,重视知识的积累,加强洞察能力和信息捕捉能力的训练,同时也要提高政策水平和理论基础, 为写作水平的提高做好积淀。

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  b+ v- n, I' t& f; y( l总之,信息工作意义重要,内容丰富,只要长期深入,持之以恒,并不断解放思想,开拓创新,就会大有裨益,大有作为,在一个单位兴旺发达、繁荣发展并长盛不衰的大舞台上,唱出有声有色的戏来。文/杜淑英 史雅荣

唉，就是不会写信息，虽然也很上心，但屡次被打击

文 | 丁于兵

　　信息工作是办公室工作的重要组成部分，对领导决策起着参谋作用，对联系群众起着纽带作用，对工作交流起着沟通作用，对情况动态起着反馈作用，被称为领导决策的“情报源”，掌握进度的“显示屏”，观察态势的“晴雨表”，反映问题的“预警器”。在社会形势多变，社会矛盾错综复杂，各项改革措施加速推进的新时期，信息工作被赋予的责任和所处的地位越来越重要，作用越来越大，要求越来越高，面临的考验和挑战也越来越多。因此，在新形势下，必须更加重视信息工作，深入研究信息工作，努力创新信息工作，全面提高信息工作为领导决策服务的质量和水平。

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勤积累增长才干

　　做好信息工作不是一件容易的事，需要有恒心，有毅力，在长期坚持上下功夫，在不断积累中提高能力素质。一要勤学习积累知识。信息工作涉及各个方面，没有一定的知识积累，就不能很好地开启内心的“信息敏感源”，面对“信息”却不能发现信息，导致一些重要信息与我们擦肩而过，更不要说提炼、深挖了。因此，必须加强学习，坚持学习，做到闲时“充电”备能量，用时“放电”有作为。读书、看报、上网、摘录等都是积累知识的好办法。除了积累一般性知识，还要多关心时事，熟悉党和国家的重大方针政策、各级党政机关的工作部署等，对于社情、国情、市情特别是本系统本单位的基本情况，做到了然于胸。对一些有用的知识点，要用脑闪一闪，用笔记一记，用眼看一看，用手翻一翻。二要勤思考积累思想。信息工作出精品、出成果，关键在于深挖。这就要求我们平时善于思考、常存质疑、力求甚解，透过事物的表象看本质。三要勤实践积累经验。实践是最好的积累，只有通过实践才能知道深浅，才能发现不足，才能得到锻炼。信息工作者要提高信息工作能力和水平，不能坐而论道，必须多写、多改，在实践中不断掌握新知识，积累新经验，增长新本领。同时，还要做有心人，学习先进做法，增长自己的才干。

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多渠道收集素材

　　信息素材无时不有，无处不在。信息工作者要把敏感的触角伸展到各个方面、各个领域，努力拓展信息渠道，扩大信息来源，保证全面、准确、及时地搜集到重要情况。一是从领导言谈中收集。信息工作者大多工作在领导身边，要利用这一优势收集领导的重要言论，当面请教领导对某项工作的具体看法，从中梳理出领导开拓性的思路和建议等。二是从各种会议中收集。三是从媒体中收集。媒体信息来得快且丰富，每天只要浏览互联网、报刊或收听收看广播电视，就可以发现新精神、新政策、新经验、新趋向等，对这些信息素材进行筛选，提取精华，就是很好的信息。四是从人民群众的议论中收集。人民群众的议论是民心的反映，也是制定重大政策的依据，所以，必须时刻留意人民群众的议论，通过各种方式收集人民群众的意见、建议。五是从文字材料中收集。文件电报、经验总结、工作汇报等是信息的“富矿”，只要认真归纳整理、分析加工，定有大的收获。总之，收集信息的渠道很多，只要用心留意，就会有取之不竭、用之不尽的信息源。

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深挖掘提升价值

　　提升信息的价值，是增强信息工作服务效能的关键。随着社会各项改革的深入推进，大量新情况、新问题不断涌现，需要处理的信息较过去要多得多，加工的难度也大得多，在这种情况下，特别要防止出现“粗、平、浅”问题。首先要沙里淘金，筛选出有用信息，通过科学的判断、归纳和综合，开发出高价值的信息精品。其次要集零为整，将分散在各条信息中最有价值的内容抽取出来，通过重组、充实、整理，综合成为一条完整有用的信息。再次要补缺为全，对遗漏的内容通过调查予以补充拓展，使之完整、丰满。最后要化浅为深，从大量动态型信息中找出带有规律性、普遍性、倾向性的问题，抓住事物的本质，形成有情况、有分析、有建议的调研型信息或问题型信息，增强信息的价值。

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高水平把握规律

　　把握规律是一门艺术，把握得好，就会事半功倍；把握得不好，就会适得其反。具体而言即要正确处理好五种关系。一是“质”与“量”的关系。片面地追求数量，以数量论政绩，以数字比贡献，只会制造信息“垃圾”；只讲质量不求数量，也会影响信息的规模效应。要在保证数量的基础上，强化质量意识，坚持数量和质量的统一。二是“快”与“慢”的关系。对领导关心的重大事项、突发性事件要尽快报；对具有指导性的经验和深层次的问题，要在认真研究分析之后，把握时机报送。三是“喜”与“忧”的关系。报喜容易报忧难。有的单位出了问题生怕上面会知道，做出点成绩又生怕上面不知道，于是上报的都是正面信息。应该喜忧兼报。报送正面信息时，力求把成绩讲够，典型找准，具有说服力和代表性；报送负面信息时，坚持把问题讲透，原因找清，把解决的措施定实，同时不要局限于问题本身，还要反映它的前因后果和解决过程，上报之前要经过主管领导的核稿审查，防止出现偏差。四是“大”与“小”的关系。信息的“大”是指着眼大局、关乎大义，协助领导谋全局、管大事；信息的“小”是指短小精悍，用最简短的篇幅反映最丰富的内容。把握好“大”与“小”的关系，一方面，要大中取小，从宏观背景出发反映与之相适应的微观信息；另一方面，要以小见大，从小处着手，从零散的、具体的现象中，总结概括出事物发展的一般规律，用小情况反映大问题。五是“实”与“新”的关系。实事求是反映问题是信息工作者的职责和使命所在；不断创新是适应新形势、新任务的必然要求。要坚持在创新中求实，在求实中创新。对反映的情况、引用的事例、提供的数据一定要认真核实，保证信息的真实性、客观性和准确性；信息的标题、语言、内容和形式应力求新颖，防止老生常谈。

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全方位转化成果

　　信息是一种宝贵的资源，要综合开发利用，全方位转化成果，努力提高其使用价值和服务效益。一要向领导决策转化。信息最主要的功能在于为领导决策提供依据，因此，要及时将信息成果渗透到领导讲话、文件材料之中，为领导进行决策、指导工作提供有效服务。二要向上级刊物转化。上级刊物采用量是衡量信息工作质量和成效的重要标志。要多向上级机关报送一些有价值、有建议的精品信息，为上级领导决策提供参考。三要向理论成果转化。有的信息理论性很强，要对其进行扩充和完善，进一步增强思想性，形成理论文章或经验总结。四要向媒体转化。有的信息略作加工处理就是很好的消息和通讯，要及时投送有关媒体刊发，进一步提高信息的利用率。