8 ?9 `& Y. ~5 w. F一、 公文写作应有之态度 4 b+ u( X. Z% O) [1 g- j
在行文时，撰拟过程，必须要有高度之责任心，不但要对机关团体负责，还要向对方或人民负责。因此，在写作公文时，态度要严正，心情要平和，不可苟且敷衍，不宜意气用事，才能综核名实，事情才会处理的合法、合理、合情。遇有争执时，更应以「对事不对人」之原则，处处为双方立场着想，才不至于偏激或武断情事发生。 ! n- d5 V1 \' F# k$ K
二、 公文写作应注意事项 5 b- Z* x9 S0 l# m# `" b
公文为处理公务之重要工具，行文必须讲求效率。公文制作属要式行为，要有它应具备之要件行文之原因、依据、目的与立场。
0 @4 b2 T* Q6 H( v9 ^三、 公文写作之基本要求
- J& V! ?. w% `$ v+ l7 J# j; U 措词要简洁、言简而意赅，对应叙述者亦不宜约而不详。撰拟公文，对行文体系不能紊乱，要认清立场，根据法、理、把握重点，顾及现实环境陈述意见，主旨须确定，用字须适宜，用语须恰当，文理要畅顺，做到合法、合理、合情之境界，使对方满意，因此，写作公文须细心研拟。由此可见公文要做到「简、浅、明、确」乃法定要求公文写作之四字诀：
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1. 简就是化繁为简、整齐划一，使公文结构、程式、文字都趋于简单明了，以求撰拟、缮印、阅读均可节省时间及精力。 9 _/ \2 z. c% N. ?# F$ M- Y6 [* }8 E
2. 浅就是用语通达、不用奇字，以求浅显易懂，使公文所表达之意思，能为一般社会大众普遍了解。
! Z+ i% W% k. ?+ T% K. b$ m3. 明就是叙事清晰，不用隐语、夸张、讽刺语句，以求条理分明，澈底摆脱陈旧落伍之程式用语，使公文充分发挥意见沟通，达成处理公务之功能。 ) W$ } a% F6 u* k2 k, ^
4. 确就是主旨明确、语气肯定、叙述时间、空间、数字精确，不模陵两可、似是而非，以建立处理公务之责任观念，进而提高行政效率。
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) D: g2 b! Q6 B1 S2 e- i2 |除上述法定要求外，对于签、稿撰拟之一般原则中，列了左列作业要求：
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1. 正确：文字叙述和重要事项记述，应避免错误和遗漏，内容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。
+ _! ?" |9 ?5 i. z O, |( W; B2. 清晰：文义清楚、肯定。
/ d& b5 x8 q7 d$ n# e3. 简明：用语简练，词句晓畅，分段确实，主题鲜明。 ; e* G t9 D3 \2 w
4. 迅速：自搜集资料，整理分析，至提出结论，应在一定时间内完成。 - N' K- o! Q3 g
5. 整洁：签搞均应保持整洁，字体力求端正。 , Z) s& P) v. Y8 T/ F" i- l
6. 一致：机关内部各单位撰拟签搞，文字用语、结构格式应力求一致，同一案情的处理方法不可前后矛盾。
/ p3 x1 g( b9 O* r6 x" a" q7. 完整：对于每一案件，应作深入广泛之研究，从各种角度、立场考虑问题，对相关单位应切取协调联系。
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四、 公文写作之原则 ! x* W- V: z" D( z- Z
1. 应力求简、浅、明、确：公文写作应力求撰字端正清楚、语意肯定、内容清晰、完整、简洁、具体，不可使用模陵两可、游移不定之语句，或晦涩不明之文字。 7 j0 V. k) T! `$ \3 s
2. 段落要分明：公文写作应采三段活用式之结构，即正文内容各段意见，应截然分清楚，不得前后夹杂叙述。
8 e; z& }8 {1 G3. 正确使用标点符号：公文使用标点符号，能使句读清楚，便于阅览，免除误解。
: G8 l+ M# \" D7 b0 Q* c7 `# j3 y4. 其他应注意之原则：写作公文，应以一文一案为原则。公文送判时，公文夹应标明承办单位及送往单位，以加速公文传递。
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; S3 H+ ^9 j1 W, A d& M _五、 公文之结构 |
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