机关公文处理工作“八项注意”

公文处理工作的质量直接反映一个机关的工作水平、管理水平和人员素质。而公文处理工作有其自身规律，它需要我们在遵循公文处理各项规定的前提下，在实际工作中有意识地寻找和把握。笔者结合多年的工作实践，按照“勤奋、细致 、规 范 、高 效 ”的 要求，总结出机关文秘人员做好公文处理工作须注意的八个方面。

一是注意将领导的重视与自身的努力结合起来。建立健全公文处理制度、完善各项运转程序、加快办文速度，对于提高行政效率，充分发挥公文之于经济社会发展的指导作用具有十分重要的意义。要使公文处理工作规范有序，领导重视是关键，即所谓的“老大难，老大一抓就不难”，这是许多工作得以顺利开展的有效方法。领导作为一个单位的主要负责人，不仅要重视公文处理工作，而且要在公文运转、签批等环节身体力行，这是一个单位公文处理工作健康、规范、有序、高效的重要保证。同时，文秘人员要随时把握领导关注的重点、难点，并将其作为公文处理工作的重点和要点，在公文审核、运转、签发等环节认真把关，为领导出谋划策，推荐好的经验做法。建议只有提在点子上和关键处，才能得到领导的肯定和采纳，才能转化为决策。文秘人员既要有敬业精神，又要有专业水准，将文秘工作与经济社会发展的大局结合起来，从大局着眼、小处着手，努力学习掌握国家和地方的法律法规、方针政策，了解各项业务工作，做到文字能力强、作风严谨，彻底改变“文字复核人员就是单纯的校对员，就是简单的字号登记员，就是领导批示的录入员”等陈旧观念。因此，领导重视是关键，工作成败在自身。
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' j' w( p3 f( K  K. Y2 c# `- m二是注意充分发挥公文的作用。根据《国家行政机关公文处理办法》的解释，行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。具体来讲，公文的作用主要体现在五个方面：

1.法规和准绳作用。公文中的法规性文件和行政规范性文件对涉及对象的权利和义务具有普遍的约束力。
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2.领导和指导作用。机关下发的通知、意见等文件可以传达机关的工作部署和领导的工作意图，下级机关应遵照执行，贯彻落实好有关指示。
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3.宣传和教育作用。机关下发的关于表彰的决定、通知，对有关事故的通报等文件，可以起到宣传典型、教育干部、举一反三、引以为戒等作用。

/ v% i" @# x+ Y2 c4 _' Y4.联系和知照作用。机关常用的函既可就某件事情与有关单位联系工作、询问事宜，也可告知本单位的意见和建议，便于双方沟通信息、了解实情、互通有无，提高办事效率。
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, }% H$ V5 H6 f8 @# y/ o5.依据的作用。上级机关对下级单位的批复，根据审批权限给平行单位的答复函，根据授权给平行单位的审批函、通知等文件，其目的就是为了让受文单位开展工作有所依据。

所以，公文的撰制、收发、办理等应紧紧围绕充分发挥上述五个方面的作用开展，如果文件可行可不行，则尽量不行文，力求精简文件；能以白头文件印发的就不以红头文件下发；属于部门职责范围的，如无特殊情况一般由部门发文；需要下发的行政规范性文件必须按规定的程序制作，确保文件出台的合法合规。
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三是注意加强与部门和机关内部处室的沟通。即便是全局性的工作，也都是由各部门的工作构成。部门在一线工作，了解情况多，往往掌握第一手资讯，只是站的角度或侧重点不同。对待各地各部门上报的公文，承办人员首先要了解公文的缓急程度、是否为领导交办等情况，在严格按公文处理有关规定办理的同时，也要结合工作实际，真正提高办文效率。对下级机关上报文件中出现的体例格式方面的问题，文书部门（或机关办公室，下同） 应与报文单位沟通，提出退文的意见；如果是文件内容方面的问题，承办处室应与报文单位联系，指出存在的问题，提出解决办法并取得共识后通过文书部门退文，杜绝多次报文多次退文的情况发生。文秘人员要根据处室职责对每件文件提出分办意见，当处室分工有交叉或对分办有异议时要进行协调和沟通，做到既尊重处室的意见，又不能被处室意见所左右。承办处室收到文件后须认真研究，如果不属于本处室职责的，应及时与文书部门沟通，决不能搁置压文。
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四是注意常看“回头稿”。回头稿是指草拟的文稿经过多个环节的审改所形成的稿件。“回头稿”上既有本处室领导的修改意见，也有签批领导的最终审改意见，因此是文秘人员不可多得的“经典教材”。养成看“回头稿”的良好习惯，可以不断提高办文能力。

当一份文件代拟稿完成准备送领导审签时，一定要按照公文处理的条例和办法对各要素逐一检查，看是否有遗漏，文种使用是否有误，统计数据是否有错，引用文件名称是否完整准确，等等，经过多次通读和认真核对后再送审。领导逐级签批后，要按照领导提出的修改意见仔细清稿。文件正式印发后，承办人员还应将正式文件与送审清样进行比对，认真思考两者的区别，举一反三，如此才能在承办下一次文稿时避免出现类似错误。
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' A% T/ l0 M3 Z0 ^* B八是注意保持良好的心态。心态决定工作和生活的状态，反过来又影响着人们内心的快乐程度及幸福指数。文秘人员长期伏案工作，尤其是文字复核、用印、档案、机要、发行等所谓的“边缘”岗位，繁杂琐细，默默无闻，一些文秘人员戏称自己“成绩不突出腰椎盘突出，进步不大压力大，功劳不高血压高”。因此，如果不调整好心态，总认为自己“不走运”，怨气满腹，在工作中抱着“得过且过，做一天和尚撞一天钟”的消极情绪，那对身体、工作、事业都有害无益。美国成功学大师希尔说：“要么你去驾驭生命，要么是生命驾驭你。你的心态决定谁是坐骑，谁是骑师。人与人之间只有很小的差异，这很小的差异就是你所具备的心态是积极的还是消极的。巨大的差异就是成功和失败的差异。”每个人不能选择将会面对什么，但是可以选择以怎样的心态来面对。文秘人员只有以积极的心态对待每一天的工作和生活，享受工作和生活带来的乐趣，工作才会顺利，身体也会健康。只有心态健康的人，才能在平凡的工作和生活中享受到快乐。（作者：李先进）

  公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性，因此，要写好公文，除了必须遵从诸如文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作规则之外，还必须遵循下列一些基本要求：
) u! A0 N4 U- K6 D    一、合“法”
　　合“法”，即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。
, n9 S- O6 c6 x8 y/ a　　二、实事求是
8 h" h# f) M) V- w0 J9 P　　实事求是，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；要忠实地反映情况和问题；各种判断要合乎实际；各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。
　　三、平实得体  
8 l6 R  g) Y5 \& S! z　　首先是文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求，其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。
    四、简明通顺
! q, R# a0 r- D9 u0 \- Y  r2 v    简明，即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。　　五、庄重严谨　　严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切不生歧义，没有漏洞。　　六、表达准确
- U: F  U! F/ X8 S; u  c$ w　　准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。
4 Z7 H$ m7 t* I, p　　七、格式规范
　　规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不能“标新立异”。
　　八、结构完整
　　完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，减少沟通次数，提高沟通效率。
% G/ r5 X2 Z& U7 u( f2 ?　　九、字迹清晰
- z  \8 `4 K9 y0 X0 m　　清晰，即要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。
　　十、材料耐久
) p6 E: G8 O  [: ^" ]6 U2 o7 ]　　耐久，即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张和字迹材料)应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。

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好文

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讲得很好，有道理，虚心学习

虚心学习，有些写的很细，很到位，很有道理。

好文章，具有很强的指导性

   “天下难事，必作于易，天下大事，必作于细。”

、用印、档案、机要、发行等所谓的“边缘”岗位，繁杂琐细，默默无闻，一些文秘人员戏称自己“成绩不突出腰椎盘突出，进步不大压力大，功劳不高血压高”。因此，如果不调整好心态，总认为自己“不走运”，怨气满腹，在工作中抱着“得过且过，做一天和尚撞一天钟