一段：发通知% c4 r- @3 V& T8 D T/ L
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议3 S, _6 X$ ?9 Z" n/ K; z
3 J) t ^7 G( `1 ~二段：抓落实0 I2 E9 u; s$ d7 [6 ]
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到$ r# } q7 _8 D( s. e' W! e) l
`9 ? E& F8 G三段：重检查
) {" j% k- G4 p( N! R发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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9 N% ?% d7 X5 P2 k7 Q- D! x四段：勤准备, V7 \6 J- ]5 }+ R
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备3 d; D( j9 G: R, N! P
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）+ G$ k3 X Y+ l0 I+ }3 h4 `0 X6 z) j
% S4 I8 N7 q! N* c六段：做记录
2 c; g" l! B' Y* f. [/ g发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）, P0 _" A) X, _# n6 S4 x. L8 }
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七段：发记录0 n5 ^9 _0 u1 {
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任
6 a' ^! }9 p3 D3 Q将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理# ], J! ^5 }& y0 M3 G1 u, ^! T
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九段：做流程
! U! u, Z# t' U0 C/ L4 ~把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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