一段：发通知' d/ Q5 T% B( _- Y. o
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
8 O( x6 M4 A5 \发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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% R. I7 D/ D0 d- p5 X# v2 c三段：重检查
! q- T' q/ c7 p/ `/ W: s发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备5 M2 K8 K/ v( w; l# a$ ^
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议1 r1 X5 o% L# Z2 A$ K: [, Q }+ g
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五段：细准备
; o/ W3 c. `; @; s1 s( G发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录$ j1 N& G* f+ k3 D% B
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）4 R) ]7 ^8 Q3 Y
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七段：发记录( M/ A5 V& i# H& f7 P: Y
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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5 s1 E& q0 E; ?! F八段：定责任/ z6 b) ]. {3 k' Q$ H
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理! Z s4 D5 C; ~0 p1 g
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九段：做流程
: C) B, N0 M, @8 i把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系- L- V6 L4 a* X
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