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- S; m( F/ c% P6 f3 m# O$ ~9 Nmso-font-kerning:0pt">2012 * S; A- b$ X" R7 g9 y! ^
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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( | P% g9 D9 Z' q& p/ G- h: a- `6 K1 qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容1 D$ F& ]& |( K4 e7 ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + G, ?9 d3 l' ]% n, m. u0 K
: N% u+ P) {+ a( q$ h6 V' n2 q8 w U2 @' r M& N
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。* I( y' o3 p, b, I' o/ r; s5 D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : |$ t- j0 A9 W, @& H$ C
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mso-font-kerning:0pt">1. : i( d3 c' ~0 `2 ~$ R5 O! P
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 , {2 a, z1 p3 t
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* I. F. Y9 l+ H6 R5 Umso-font-kerning:0pt">2. % X1 ~0 D7 X5 a. F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。. ]7 n$ P ^4 ~. R- j7 n* Q+ Vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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5 ]' b, n6 N0 T) f2 R$ f, |% |) g% ^$ b3 l' e8 |mso-font-kerning:0pt">1. ' F) e' S# V' J$ B. ~3 v; j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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3 h( q, N) z O& |: p* ?mso-font-kerning:0pt">2. 3 M# a* L S7 R n0 x% x ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 ) A+ s9 X1 |% y- m v5 U* B# \
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mso-font-kerning:0pt">3. , }7 J) u" D# I& Y3 O) V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;. r% a' @8 Y( B6 c& M
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。 C4 q1 x' Q: [+ B+ O0 R5 Rmso-font-kerning:0pt"> 4 c; i' K: I/ m' M0 @- N4 j
) z' _+ `9 o1 g* t8 j8 U. [6 y" Gmso-font-kerning:0pt">1. + b3 ?1 ]. P7 ]: K; _. g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. ' A( f% U) T3 A4 n$ \
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 6 Y5 k- S8 A( _; N, N' s- O2 p
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( X- ?/ a. P' {2 Smso-font-kerning:0pt">3. : O0 [- Y. c& |/ l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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# O: ]7 c a& z+ ^# ~( N9 ?mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。( y! x% L w7 j, f3 S2 h) u/ q2 @
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 n5 s* m' `2 c, _$ i+ N1 t2 o" Q
# H, n4 e. `0 c4 K) O2 W% z* G. b. P' j7 g+ j% W1 L" fmso-font-kerning:0pt">1. 5 Q0 q2 u u3 k, r3 a8 E7 Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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0 F3 b* b1 c5 j- O; j' n6 Dmso-font-kerning:0pt">2. + ]* `( J0 T( w+ i: s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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: {. z; B% K6 Z( p7 K/ y; [4 K1 Y, N1 f2 Mmso-font-kerning:0pt">3. . S' S8 R9 s0 D- D
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。4 c: M# w$ [& c" mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 J" F' ] i2 G
6 p$ X* |- }5 ~9 ]8 o$ W2 |1 T! D, O, {# f$ W; Z7 R/ jmso-font-kerning:0pt"> 7 w3 Y( ]/ z' N1 Y2 l6 o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 R* q% A% N# A, s6 f
( c4 e! }$ I4 l) [3 ^ q% z/ V" T- }# Ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考, F4 c. _! Z4 N
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
# P: `. d4 a9 r1 f! l0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 - \: i; i0 V& E
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:: `# h5 [' ]/ D8 u
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 7 ?$ l8 W, Y; {( f u% }color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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