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mso-font-kerning:0pt">2012 & S4 |+ S6 M p. m
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容0 P7 X; y3 { ^color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 |$ k7 o; I2 |" |% u
1 C. _) W' I8 C& X% _) H! F! ]
- t% I) x, k$ A0 bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。6 \' I! D% a* {' Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 h9 ]5 K0 P. e- {: C1 u
4 \6 y: k( J' r7 O7 O8 e/ |7 {: o- o1 n# T# V: I
mso-font-kerning:0pt">1. $ E$ \8 [! { i# J! N宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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mso-font-kerning:0pt">2. / U' }* ?0 |8 ]
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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' ~! K! v4 K. S z- O) s6 {, q; w5 C" U4 b' A
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。, d: M6 U3 T; A) I
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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9 a$ W+ [+ X2 |4 d' F+ s: a2 V; ^* @1 }% H+ f* H5 Z( m a5 @mso-font-kerning:0pt">1. ) H; F0 R$ d) E* K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. ! P Z0 V2 S) |. q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 - }+ G% L1 ^: o, T5 w
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+ Z2 `* H J- F. U+ ^" _; pmso-font-kerning:0pt">3. : }# s o# T, \2 z( K% r- a" h
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;0 j- A7 h7 ^& W$ U4 Z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。8 q6 e. q6 I0 i4 U! \4 B' p+ pmso-font-kerning:0pt"> 3 o. R& `( k7 }
& i% x8 S& c8 ]% Z3 J0 w: H5 I; F3 a/ b: e o& S+ hmso-font-kerning:0pt">1. 5 o% W- x0 |9 W3 P; k; T6 z. p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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. Q7 K" F( O8 J0 A$ Fmso-font-kerning:0pt">2. 7 w/ F- g# e8 S) `! V- p5 r
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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3 s) W, n* z$ p8 H6 f, V- a' d) R) Gmso-font-kerning:0pt">3. 6 {& s0 u$ J: U+ ]; }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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- E! W6 |6 m* c- O. M. ]) S8 J% a' Y& x* s( o1 [' O; L' I4 fmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。2 n' U+ c. @* scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 0 x' H0 Y" L3 ?& h% i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
d# s+ ?5 [7 L! P5 y5 Y; {) {2 W- i0 x% V
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mso-font-kerning:0pt">2. 7 F" X/ D2 ~" X5 B+ k5 j7 e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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* Q; H3 `; f' c; \* v# Imso-font-kerning:0pt">3. 7 d. c' ]* R' K: m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 8 x# W, a s; g) L" U; S
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2 K: z J# s' w9 l9 k& smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。! h$ \2 I5 I- z+ y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 I, `$ ~5 d' Y) Y t- v
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考, E# P" F' r4 E4 o. Q: t( Kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 ~6 @1 X. S6 S+ R1 ^
" {6 I2 M. E* ~ G" b8 z, ~# B9 r( I5 J, N% k" n* ]12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
9 i/ F [0 S. [8 t& ?$ H0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 5 V4 j% F$ ^& g3 F
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
; o$ @& u& e" |2 b+ ?AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 1 r2 I d( w2 a1 kcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:; ?+ n. N) | K
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