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mso-font-kerning:0pt">2012 6 N8 K3 @4 v" A5 s& j: L" Kfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 $ s7 Q8 O$ q( q, W' m7 s9 i
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容6 _* ~! z0 x# [% ]color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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G7 [% H Q9 s t0 Fmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。1 n; W- O" h' q" P& y+ Icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # D8 \5 i$ T5 Y+ G- ^5 p ^
1 X8 _! {) H/ n+ {0 R" |$ s( O. K! u- ]% v5 j# Fmso-font-kerning:0pt">1. 7 f9 |* E% }' U7 u4 P
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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mso-font-kerning:0pt">2. : t y4 o" A* D# f/ l2 ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 ( X* I1 ]0 m' G
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。) O% q g& L. `- ]; {% x6 f7 icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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) q; D3 Z' V4 r& ]. z/ ]5 ~3 n+ V3 X+ z/ O8 H/ }, vmso-font-kerning:0pt">1. & B5 n& A4 V, f% G5 Y; d$ O5 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 a3 l3 w- A- F ]/ V& T' ~
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7 a: F. n- J5 t: T) |- [mso-font-kerning:0pt">2. 5 A3 r, O( u6 q) ?! M- {1 F: P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. 3 [4 U3 a' q) r$ y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 * l( R2 h' w+ b h4 M
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;: M3 _. E; F/ S+ `
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。* p" u* [& ^& G9 f. R3 Pmso-font-kerning:0pt"> ! n: b+ g# J$ s8 _
: D( k7 l" y3 [1 T) P8 f& Y! f6 `1 _mso-font-kerning:0pt">1. 2 g( l) p/ C5 z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ! Y, N8 j) {" _8 x4 Z
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$ b4 S* p9 B! N* L1 gmso-font-kerning:0pt">2. ^- E8 ~. s& U/ A) U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. 3 p& \4 S" o# \7 k% E, |+ Y+ S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 # U; Y& @3 O' `% L7 J) Y
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。 r5 y. L( J& J: B/ `) _; Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 H) x: K# F) o7 \) H
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! @" o3 G5 m, U Dmso-font-kerning:0pt">1. % E- ~2 V4 b/ W/ H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ) V* J6 e; K6 e
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6 y7 C2 T I6 r3 x3 nmso-font-kerning:0pt">2. ! r; Q, L6 q( ~0 @) F1 S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. ( D* g ^5 S3 Y) D- e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。# |, ]( c/ Y, A1 i* w; J+ Y) _7 bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ B3 |2 f1 i" @0 p* y
/ z% @: b. d! l5 [9 ^9 ~& a4 `1 e0 g. z2 S+ `4 |1 ]font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考; ?' `7 s2 s4 g8 [5 ? F; [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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% @; M- v3 X7 `7 r r9 s& q( j12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:3 v4 a4 N5 n& Z. \1 r* A" X
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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/ P+ O6 @0 j8 G8 s: j$ g% R! r& q" a% V9 U' u: F: ncolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:. U6 B3 p. E8 l/ ^4 M i
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 9 u0 l( n4 P( k7 @7 e( f* x' R2 [color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:0 E E i7 m F- m' r
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