|
众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 2 s, Y1 n& }. z/ N# x3 i
1 |% P( v9 G9 K6 ~- b& d
* C5 U! y5 i5 W7 e' P9 ~
) [, D V* I: j: C2 O! L
; O+ c6 @; r7 P% a" C: F+ w1 S) y* L5 `. z2 S% l+ [
一、会议记录3要素
9 C: d) b5 r, P! V) ]+ y# A
6 W" k" T* n& X. a3 `; o( j. `" r 1、准备工作细致到位（前期） 3 l5 l( ?, w; { M
& R# c9 |- F2 M 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 5 R0 m* x: Z1 L
2 W# ^5 }! t) p% N' u1 h
决议等做到心中有数。 7 [; t6 C3 w% [6 U; t2 i7 g
3 Y# p; i( I4 {6 k 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 ) G4 w, n- \. Y Y9 Z2 g
- q( `' |- r" P6 i$ h7 | 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 & w$ P# ]5 Z/ E5 B
+ p9 Q" ?8 e; W2、记录完整真实
* I& Y" c+ b) D5 G5 t) y: D- i) B' z0 x4 r# Z
完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
. y$ U/ m0 p8 v- t9 m& q {: Y9 t1 [* g: e
1 [3 }7 J5 a3 J7 r. z# s% p
真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
' ~( J7 y# @5 E' K2 N3 h4 v c: Q8 |" j, |
3、整理准确及时 ; [7 Z& ]" H, V S
2 m- t. f& x/ f9 o8 z w! A 0 V' K0 N8 S% i3 D2 t, M+ ]
会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
* }: F1 n X2 }. Z; O0 x
- S+ S( n. q7 a4 { 一是对记录内容查漏补缺；
1 O2 X- f: d/ z+ G3 a, K! k) y' z: d/ `5 z2 @. [
; B- ^7 J% }2 S7 O9 q% J
二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； * v5 `7 b) M0 Y
2 k$ \ p- e/ Z: u* U
& L+ G v0 T( j5 @. y三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
3 A4 T9 [4 f$ E$ f, @6 C. L! P _, s+ ]" }; I' S$ B& t; X
+ x9 u: |/ }" J. \: g* L, l1 l
; J4 S! V/ ?. {
二、电子邮件4提示
/ d9 Z% E' X/ S: m, G9 g
2 G+ \+ ~. z6 d0 ~, j 1、信箱名称
$ q! R U# d: {3 q5 a1 X
9 N3 ^. a' _$ _7 Y
' F! A) B) d* {; V: [, N2 ^5 v7 U3 t首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
) {& S) D: E* r2 w" f9 P% v) U# F- ]: o
' A! V/ m" {; l7 V$ @4 d! H6 b
# R( _0 o( }% ~, U+ f2、邮件标题
: ?4 j) p4 H$ P8 M8 S; ?6 g
+ z7 Y& m6 W8 G1 `5 C0 F 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 0 @# s. J% U, h2 [! S6 ~' `
! a, V8 f: `6 _0 o' i9 |3 x% y4 N* `; w
: @0 A' \8 T H' f7 z4 s% k
0 b( [- B- _: Y% w8 j6 M! J 3、邮件正文 4 @2 H$ T9 u, z# h! S2 l5 {
* u8 U2 t8 v; x! v
7 Q$ G' U w! o. {+ k
邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 ; v) ?' ~# b' }6 p, y3 V$ w# d: Y) f8 g
2 k7 R% E9 V' k8 P8 s7 Q" k
5 S& U1 }/ ^7 W% v
行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 " e3 T) P* s2 F0 j$ P$ a
' z0 l8 S2 ]* w: n0 i& u. x6 T
; j3 v& P0 \- I; R
$ I* n$ n* i9 }6 b; K5 s4、邮件附件
) d2 W }! s. D6 ?( _! `
6 W; N z* D9 s: ]7 I/ X( Q . l* r% K) Z4 g/ h
名称清晰规范，注意反复核查。 ) ]1 G. `( p- ?, ~ f
# r: W7 s" l# Q- I& @7 L6 R8 A
5 I: V: ?, C$ h& `5 _0 k注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 0 W- S, G. u& @% t
& c: p o ~/ m5 K/ U/ l
3 C5 O: A! Y8 w' k+ @/ ?+ K提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 , U; t; S' W0 g* Z- E
, B' ?2 ^( @1 O6 d: P: t
% g) T. U7 {' Z, b9 ~. H9 w, v$ ~: O* w2 x6 C/ |- q( P V
, ~: I7 A7 Z6 n+ l4 ^+ ?' X) w
) v& U3 d3 d0 i; k三、负分公文5宗罪
; I" k2 D o8 W" ]
; \; S) `2 M6 |* B
/ a$ S2 H4 u) d+ j% _
6 g2 z$ o5 Q4 Z$ ^; M- l
" U* o2 J4 V4 d z9 D! E p
. d- x" b" B( f8 C8 }3 B4 H为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 + a# J( r0 P% { N2 G$ Y( G. u
* a/ ?: X, I9 L3 a* N2 n0 `& { T
1.文种选择错误 : D) j7 N' o) L5 s: g# E
# a! x# x2 @; P
公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 : F+ H$ R! Y+ v) T
% h* L% S7 B9 D3 `+ z0 S( d5 ]
C5 @/ A0 H' R7 x* f公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
" q3 [3 U0 N2 A" f1 }! U% B
0 e! @ r; K% Y ?$ R/ h: q （1）文种选择的重要性 7 e: ^$ f" e' z+ y7 x/ M( E
0 |9 z5 E# L7 H: ?$ x. h. N
, c! @. }8 U& ~. c
在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 & b! Q- u) Y! y3 m( V
: b/ h" H- }) Z0 s( ?. l 1 ~& a% j2 P; M4 F3 l' b
公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 6 r! p( Y' `2 W
/ j: T+ K \5 |5 [
/ |& n! _5 B* R1 M; w/ |; T
（2）常见错误例子 . `7 f- D+ o: G
. T! n- `& T3 A3 `7 ~/ ] % o0 F9 p0 O1 U, I1 R/ Z% f
a.错乱
- }; z) S6 Y0 Y; X
; Z- y/ _. g8 [" F) \1 p # v$ G7 V3 j2 J0 m' \
如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
: |' a" @8 C* ~4 G. d5 a6 v; r, L0 h- b6 o- P& @
" p: Y, k& S- W0 \9 k0 \b.缺失
5 j8 j5 Y- c3 Z% s' P
d. B* I" q9 v 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 6 S( h8 Y: } [ a2 F2 y$ _) k3 |
+ h3 O+ p/ V9 y' b2 U/ B9 h ' m% n2 i8 M. c5 G1 o3 g
c.非法 1 p7 V/ i* W& Y: s* a# h. t
( ]: v5 c a: O' f1 Y/ H" A( t. H, C 1 W1 g' O' Y$ L3 U
超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 2 j1 _* m4 _2 D" i5 V5 {& n
& r" f( v4 K0 l/ f
0 {1 |7 Q7 T! K. n0 ^d.重叠 3 k. ~5 Z6 t7 z! C1 u
2 _9 d3 o, V" O4 v L9 b( I
, a3 B6 n) d$ F- N; D( z% l故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 . g6 f5 Z `% B, N9 w# A; k
) Y9 T2 _) c @1 G1 W
# ?6 R0 Z$ ^# }% ?% u
- X* a% g |3 [6 D9 Q2.重要信息重复或者失误 , F ~7 P# r4 G8 |
, n+ L0 w4 C6 g
) k+ g$ Y- j0 ^' x, l# e “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
5 M; V' m( V* Q9 `1 J2 k( y9 b# n& R; ?
9 d* ^! P2 h9 j* T8 Z! x
% v" p8 D g& P5 e0 {, H3.核心词汇使用混乱
7 ^4 G: N7 C7 f$ v" M* i) J7 Y; M
) L {, K3 L; p, w r8 X9 y, d7 ?
& a5 l$ r6 A. F# ]$ b+ b蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
' b' K/ e' u8 k6 e( a9 C7 T& ]
- U# n4 s+ l3 I4 U O
! l4 Y4 N2 f* h2 L6 r$ K4.内容冗长，关键信息严重滞后
# B- |+ F) t# ?) D: d
" }2 o6 r# Q1 X) [' f, ? ; a4 T4 I, S( z$ T" @
特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 ' `0 ]9 ?3 Q' P% R/ @ O; t
f7 F; A3 H5 C) m* ]. U
, Q3 n$ O+ P2 |. m% V+ F: {5 z
. N" j2 l" V! a8 y/ s1 R5.修饰性词语贫乏单调
0 Y7 p4 S+ g2 c+ u; l# c
( L, c* ~4 f/ M3 h- B 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
5 E7 ]: h8 [/ Y8 e
; o! S, B+ Q7 S) B0 o
: [: O" s$ n5 Y% X- w) V2 z" C+ g1 K7 h
四、结语 $ R: R. o( T2 V$ N; u
5 O4 S: g) g* ]# f
) P% O% U9 S: Q$ h# }2 H$ L4 p希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! + \! E& K6 i5 s: G3 U2 S, U: A
5 f% X8 }; ^/ c/ X" `; ]0 Q( y
| 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
