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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：' i# W0 p2 T0 q8 {, a
做会议记录，写着写着笔没水了； ( e7 r9 O: I9 ]) p) `
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
- ~7 B2 M* d4 h! [: g0 K- ]2 P 用胶水时，找不到刷子； ) \- r6 I6 _' k, B1 V" ?) N
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； - c" h% |! n9 y* g0 \+ x
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ! h T& W" \+ H* J; e' @* v
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 / b. c4 w! W9 v, U
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
" C9 k* G+ R& O3 u$ U 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 5 i0 y2 K7 l5 i$ M# `
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 ]. F% g+ h5 _& \+ z" v% D 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
1 L( C, _: P' x& ~% d 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ! _2 C8 _% Z& A( G2 W! X
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 / f' T8 K* n1 P5 d& c0 A- @
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ; h; j. B+ N L6 w, P
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
3 W- R5 p5 S7 N& U8 \/ z# r9 K5 G; b* t 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ' d) L1 ?) U1 b) x
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
( ^, | E. a" E" u; @- X: ? 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 r0 V) M: x! e" p
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
5 |1 W# l% x- b 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
$ D, Q. G4 s1 a8 A 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
8 F( f& h q$ H7 `1 Z$ V: w' s4 k 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 : l, k G- w8 D [, `+ q
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 . u0 k$ J! e* p. l9 O3 U! ]8 B
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 " _. f: |9 E- j( h
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 a% G, V, l5 e& k
9、与本职工作有关的表格。 ; k" v6 D; k9 F% W
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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