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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：: ?" M/ l5 K, M
做会议记录，写着写着笔没水了；
! n, u; W1 L) o7 w2 @ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
- s6 k1 U) X% L7 Y) l2 J0 K O8 Y* f 用胶水时，找不到刷子； 4 x4 O. o, `1 }0 ^# Z1 k" V
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； V* |6 N/ O. s" ]( q- X% v" @& k5 x) r' M
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 5 N% }$ p1 Z6 p- M3 c+ D
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
: B5 \: w8 Y: P! `! w 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? U7 J5 k5 @9 F
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
1 E2 s6 q9 v" F8 u6 P 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 # x* `, U# {, A/ S% b8 L' {
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 / a/ m1 S9 w/ \# p) F
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
0 e3 |6 n) W' {7 h6 k( n' } 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 / f$ K9 w9 v, |* C3 ?( e
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 - X% H: h! }4 b' \. S1 }, C
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 F' G7 X7 Y( S$ J2 U
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
, u) m. A2 |, O* i% i, v5 A7 g 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ' n. l" q8 u% G6 P& T
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 N$ F9 r0 z% e( h. G3 Q* L# j
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ( \3 w3 N& g* x; ~
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
y2 }3 B X% g4 V 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
3 r4 o4 ?" W1 ?, U" H 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
+ L) t: T9 m5 u 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
9 m$ g4 x0 |$ i6 z/ k0 m5 \% ?( { 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 & X3 h- p; p/ z& ]+ A
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
@& Y* \3 ^ P. U. Q+ t, T! U. q; W1 J 9、与本职工作有关的表格。 , B/ i5 \! Q. ^% r$ ~, y
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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