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9 r( h. V/ J! O2 H6 Y. e ~ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：0 ^$ h/ k4 y' a3 z4 W! J
做会议记录，写着写着笔没水了；
1 ^$ O( _% t5 Q1 x6 {( ?4 ~ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 9 T* w( @; f- @/ w& M
用胶水时，找不到刷子； - ` ?1 X& K) C8 I' ]
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
& | c4 K# x U; ^# T9 T 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 9 b, Z. t* L/ u7 L+ C
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 % n* W. z- o( V4 w% u' M: r
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
; I' ^" X1 Z3 q8 R7 _3 H 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 1 u+ J1 M% u4 k; @; f& P+ a" Z
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ) `( u' X( n/ Y* R" }& v
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 # B8 s% I1 |" m: H- M# G' v
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 4 `6 Z+ p( l- _4 `" r
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 7 T9 g' U2 p$ g* Z
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 # B8 H6 i& P9 n5 {
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 V; Y2 s# V( N' |$ f 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 $ Q% a" l1 e8 P$ M3 @- U
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
- Y: n& c* H9 {% @, i 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： . V. W6 J v+ K; K7 A3 p
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
- \$ h+ E( r9 Y1 I 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 % q' g9 q. f. I |- `4 e
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
$ D( N M1 R+ `# W, V$ ~* e7 c' a 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
1 e$ @% v- R. {# Q 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 - Z, c* }) R C6 j9 _
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
0 l& S! K, c4 O9 ? 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 6 o) i) F' ~6 G; g' a2 W7 t
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 & j4 H3 ?+ b: V e
9、与本职工作有关的表格。 ' M( p' d) U" g3 Y: }4 M7 k0 F
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ) U; f4 l0 `2 F* F
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