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_1 W- a9 Y) B$ |6 v. V) g 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： m/ F2 | @* n: F. x6 h+ q! S
做会议记录，写着写着笔没水了；
; e7 m5 w6 T$ C. q9 U 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
. r" j/ v5 X0 V9 n/ w- r7 n 用胶水时，找不到刷子； e2 G6 x$ D- o! l, n* S; v% b: N) f
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 5 ~+ f) P# h# w, a
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & {* h' \' L4 x' r
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 # ^- e- v3 H6 F1 w3 {9 A1 l
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
" y: ?+ A6 k2 ~8 x8 N 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 Y1 P/ F* \- G w
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
8 {9 C+ [1 P& K9 _1 H 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
% V! I1 h+ R) X. G 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 # n: W" d, N# d+ H" o: I
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
* p" p* L7 `/ w! {: f$ x 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 # J, ^, z: {8 e
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
1 {- E3 a1 l/ t0 e, ^ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
* P/ C4 o. }, _ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
% L9 ]3 N6 P8 B" D3 g- W9 ? 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # A3 Q6 {- w5 D
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ) p* q2 }+ M$ c0 @ ~' P9 _" t
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 1 k- r; V7 \' ?, y h% Q) u
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
. k! P( u) V, v5 M( J: b 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
! p: O- F, K" g- A7 @0 G 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
: f6 L& x. l9 b8 N: G 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) R% o3 H3 @/ N5 J/ U
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 % N: D4 O& q) C4 z
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 3 r. C6 }; Z# d+ }
9、与本职工作有关的表格。
# P! v* b$ ^: w' _$ N 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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