老秘谈“公告”、“通告”等告知性应用文怎么写？

神八 · 发表于 2011-12-4 09:47:58

一、“公告”“通告”与其它“告”类应用文
市场经济在我国的发育发展的影响之一，是使广告大行其道。广告，广而告之，是一种宣传方式。目的在于或向公众介绍商品，或报道服务内容和文娱节目，或提倡公益道德（如节能、节水、爱人、减欲、诚信、安全）等等。一般通过报刊、电台、电视台、招贴、广告栏牌、电影、幻灯、橱窗布置、商品陈列、文娱演出等形式来进行。其中，市场经济对报刊的影响犹甚。翻开每天的报纸，意在“广而告之”的应用文比比皆是。

第一类，是富含商业信息、公益信息、短信息的广告

有半版的甚至整版的，但内涵文字多半寥寥，画龙点睛，点到为止。以酒的广告为例，四川夸它享誉全国的“五粮液/长三角/2004年南京金秋经贸洽谈会唯一指定宴会用酒”，安徽拟人化，宣传他的高炉家酒“做酒如做人/贵在一个真字”。
也有像“欢喜搬家代移空调83377888”“颐养护理院收离退休、中风、卧床老人，联系电话85998888”这样的短小信息，每则仅一二十个字，以致不过两个巴掌大小的版面，竟能“拥挤”下五六十条“公寓”式信息。类如家政（搬家、保洁、疏通、维修、装潢、保姆钟点工、老年公寓、白蚁防治、丧葬服务等）、职场（招聘等）转让（电脑、酒店设备等）、教育（家教等）、祝贺（祝节、祝寿、祝新婚、祝健康等）、房屋（出售、出租、求购、招租等）、销售、招商、工商税务、贷款、汽车（租赁、转让、求购、咨询、陪驾等）、物流、庆典礼仪、律师调查、征婚交友、印务等等，五花八门，无所不包。

第二类，是“告示”“启事”“声明”等非法定公文或应用文

“告示”，就是以事告人。比如，因为施工可能给市民带来不便，敬请谅解的《告示》(见例1)，就告之明示了施工项目的内容、地段、工期、批准机关、施工单位、管理单位、监督电话等。
【例1】
告示
因南京报业大厦电缆进线需要，经规划许可，各相关部门批准，现在白下区长白街、仁孝里、三条巷、复成里、常府街分段进行施工，工期30天。届时会给各社区、居民带来不便，请予谅解。
                                             南京日报报业集团基建办
                                                   二〇〇四年三月二日

“启事”和“申明”，就是陈述事情，或者表达内衷，或者表明态度。比如，招聘中央空调操作、运行、维护人员和招聘高级家政人员的《招聘启事》(见例2)，就陈述了招聘对象、条件、手续、联系方式等。
【例2】
招  聘  启  事
南京化学工业园是南京四大开发区之一．国家级石化基地，南京化学工业园行政服务中心因业务发展需要，招聘中央空调操作、运行、维护人员一名，条件如下：
中专以上毕业，男性，五年以上工作经验，设备、暖通或相近专业，中级工以上，熟悉中央空调设备性能、原理。45岁以下，有相关证书者优先。
有意加盟者，见报一周内将个人简历交公用事业公司金小姐收，待遇面议。
联系电话：025—58391776
传真：025—58391776
电子邮件：njjinwei@hotmail.com
                                       南京化学工业园公用事业有限责任公司

“声明”，就是公开说明，公开表明，公开显明。比如，揭露社会上一些不法人员招摇撞骗、期颐引起各方警惕的《严正声明》(见例3)，就公开说明了情况，公开表明了态度，公开显明了决心。
【例3】
中国企业联合会、中国企业家协会
严  正  声  明
近来，我会发现一些社会上的不法人员，假借我会名义，冒充我会业务人员，擅自伪造、篡改我会文件，向我会直属会员企业、非会员企业发文或发函，进行所谓发展团体会员、推荐（增补）理事（常务理事、副会长）、举办培训班、增订刊物资料、组织有关重大活动及庆典活动，强迫企业作公告、广告宣传等，并向企业索取高额费用。上述行为，严重侵犯了我会合法权益，干扰了我会正常工作，严重损害了我会声誉，在企业和社会中造成了恶劣影响。
为此，我会严正声明：敬请各直属会员企业、非会员企业提高警惕，如遇上述情况，尽快与我会办公室或会员工作部联系核实。如反映情况属实,我们将依法追究当事人的法律责任。
我会地址：北京市海淀区紫竹院南路17号；邮政编码：100044
办公室电话：（010）68416389（兼传真）、68418274（兼传真）
联系人：张志骧、邬云芳、李红
会员工作部电话：68418109、68488610、68427610
传真：（010）88417961
联系人：胡晓丽、王菲菲、宋建军、佘敏、赵晓雁
                                             二○○四年七月二十三日
【例4】
中华人民共和国国家文物局
关于佳士得公司拍卖圆明园铜像事的声明
　　据悉，佳士得拍卖行(CHRISTIE’S)已于当地时间2月25日在法国巴黎拍卖了圆明园鼠首和兔首铜像。国家文物局明确表示：
　　一、国家文物局有关负责人曾多次约见并致函佳士得有关负责人，敦促其撤拍圆明园文物。但佳士得方面一意孤行，坚持拍卖被劫掠的圆明园文物，违背了相关国际公约的精神和文物返还原属国的国际共识，损害了中国人民的文化权益和民族感情，将对其在中国的发展造成严重影响。
　　二、国家文物局坚决反对并谴责所有拍卖非法出境文物的行为。此次拍卖造成的一切后果应由佳士得方面承担。
三、国家文物局不承认对被劫掠文物的非法占有，并将继续依照相关国际公约和中国法律规定，通过一切必要途径追索历史上被盗和非法出口的文物。

　　                                                                                        （中华人民共和国国家文物局印章）
                                                二○○九年二月二十六日

第三类，是“公告”“通告”等法定行政公文

“公告”“通告”均属以国务院名义发布、自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）法定的文种，故而称之为“法定公文的文种”，或称之为“法定的公文文种”。
有鉴于在实践中确实存在着“公告”“通告”混用的现象，本文拟着重对“公告”“通告”的使用作一辨析。
二、“公告”是形式极其严肃、非常庄重、宣布事项极其重要的法定公文
公告，就是公开、公然告诉、告知。依据《国家行政机关公文处理办法》，定义“公告”“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”它兼有1993年已经取消法定文种地位、在大陆停止使用的“布告”的功能。

      1.细析这个定义，它至少有三层递进的意思。

一是指出“公告”的主要用途。即“公告”适用于宣布“事项”。它既有“广而告之”的作用，从而又可以达到“广而告之”的目的。
二是强调使用“公告”的要求。即它宣布的“事项”必须是“重要事项或者法定事项”；一般的事项或者非法定的事项，是不可以使用“公告”形式“广而告之”的。
三是明确“公告”发布的对象。它宣布的“重要事项或者法定事项”是面向国内外宣布的，亦即是面向全世界宣布的，并且主要是面向国外宣布的。如果不是国内外关注的大事，不是对国内外有深刻影响的大事，是是不可以使用“公告”来公告的。
这就是说，作为法定公文的“公告”，特点鲜明。首先，是内容重要。凡是法定公文“公告”宣布的内容，都是重要的事项或法定的事项。其次，是对象广泛。一般公文的行文对象都是特定的、固定的，每件文件的传达、阅读范围，都是有规定的，例如，有的传达到省部级，有的传达到县团级，有的可以公开见报等等，而“公告”则与“用于公开发布重要决定或者重大事件”的“公报”一样，其对象是国内外，有时甚至通过新华社以登报、广播、电视、上网等形式向全国、全世界发布。再次，是制发机关级别高。“公告”一般是由国家领导机关制发，或者授权新华社制发。基层单位是不可以制发“公告”的。报纸上常见到撤销机构、注销企业、单位迁址、聘请律师、更改时间、停业安排、甚至催促迁坟也用“公告”，完全是滥用“公告”。

      2.这就意味着，“公告”主要可以分为两种。

一是“重要事项公告”。即向国内外宣布“重要事项”的“公告”。
所谓“重要事项”，一是国家权利机关的重要决策，二是国内外需要周知的事项，三是国内外有重大影响的庆吊礼仪活动，等等。如1988年发布的《中共中央  全国人大常委会  国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》《最高人民法院  最高人民检察院关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》，1996年1月29日新华社受权发表的由中国人民解放军陆军、海军和空军部队组成的驻香港部队将于1997年7月1日零时正式进驻香港的《中华人民共和国国务院中华人民共和国中央军事委员会公告》，1997年2月20日新华社发表的中国共产党中央委员会、中华人民共和国人民代表大会常务委员会、中华人民共和国国务院、中国共产党中央军事委员会《告全党全军全国各族人民书》《邓小平同志治丧委员会公告》，中华人民共和国国务院中华人民共和国中央军事委员会公告等等，都属于“重要事项公告”的范例。
      2003年10月24日银监会《关于向外资金融机构进一步开放人民币业务的公告》（见例5），宣布关系到兑现我国加入WTO承诺的重要事项，则是最近的例子。
【例5】

中国银行业监督管理委员会
关于向外资金融机构进一步
开放人民币业务的公告
2003第2号
根据我国加入世界贸易组织承诺，我国将在加入后2年内，将外资金融机构经营人民币业务的地域扩大到济南、福州、成都、重庆，并在已开放人民币业务的地域，允许外资金融机构向中国企业提供人民币服务。现就有关事项公告如下：
自2003年12月1日起，在济南、福州、成都、重庆设立的外资金融机构可根据《中华人民共和国外资金融机构管理条例》(下称《条例》)和《中华人民共和国外资金融机构管理条例实施细则》(下称《细则》)的有关规定，向所在地中国银监会派出机构提交经营人民币业务申请，由其逐级转报中国银监会审批。已获准经营人民币业务的外资金融机构，可将经营人民币业务的地域扩大到上述四城市。
自2003年11月1日起，经中国银监会批准，外资金融机构可在已开放人民币业务的地域向中国企业提供人民币服务。现已获准经营人民币业务的外资金融机构申请经营中国企业人民币业务应符合下列条件：第一，提出申请前2年连续盈利；第二，中国银监会规定的其他审慎性条件，包括具有合理的法人治理结构，稳健的风险管理体系，健全的内部控制制度，有效的管理信息系统，经营状况良好、无重大违法违规记录，具有有效的反洗钱措施。符合上述条件的外资金融机构可按法规规定向所在地中国银监会派出机构提交申请，由其逐级转报中国银监会审批。
尚未获准经营人民币业务的外资金融机构，在申请经营人民币业务时，可一并申请向中国企业提供人民币服务。
                                             银  监  会
                                                二○○三年十月二十四日

二是“法定事项公告”。即向国内外宣布“法定事项”的“公告”。
所谓“法定事项”，其主要内容是国家机关，特别是立法、司法以及监察机关向国内外宣布有关事件的处理事项（或宣布某项法规或规章，或宣布国家领导人选举结果，等等）。如2003年3月15日和16日先后发布的《中华人民共和国全国人民代表大会公告》第一号至第六号，向国内外公布，第十届全国人民代表大会第一次会议于2003年3月15日选出第十届全国人民代表大会常务委员会委员长吴邦国以及副委员长、秘书长和委员，选出中华人民共和国主席胡锦涛；3月15日选出中华人民共和国中央军事委员会主席江泽民以及副主席和委员，选出中华人民共和国最高人民法院院长肖扬、最高人民检察院检察长贾春旺。2004年3月14日发布的《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，向国内外宣布，《中华人民共和国宪法修正案》已由中华人民共和国第十届全国人民代表大会第二次会议于2004年3月14日通过，现予公布施行。这7个“公告”都属于“法定事项公告”。
“公告”一般内容单一，篇幅较小，或篇段合一，或分条列点，表达直截了当，语言简洁明快。如例6 “公告”，共121字，其中正文部分仅62字。
【例6】

中华人民共和国全国人民代表大会公告
第二号
第十届全国人民代表大会第一次会议于2003年3月15日选举：
胡锦涛为中华人民共和国主席
曾庆红为中华人民共和国副主席
现予公告。
                     中华人民共和国第十届全国人民代表大会第一次会议主席团
                                       二○○三年三月十五日于北京

类如例5“公告”那样，文字量相对较多，正文部分长达583字，其情况是比较特殊的。前者（例6）是告知性的，事项简单，篇段合一即可。后者（例5）是规定性的，事项较多，需分条列点写出。
三、“通告”是公布事项相对比较重要、但使用则比较宽泛的法定公文
通告，就是通报告知，传达告诉。依据《国家行政机关公文处理办法》，定义“通告”“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。”它属于公布性公文，面向社会各有关方面公开发布。

         1.细析这个定义，它至少有三层递进的意思。

   一是指出“通告”的主要用途。即“通告”适用于公开发布比较重要的“事项”。同样有“广而告之”的作用，可以达到“广而告之”的目的。
二是强调使用“通告”的要求。即它公开发布的“事项”必须是“社会各有关方面”“应当遵守”的事项或者“应当周知” 的事项；一般的事项（无须要约谨守的，或者无须妇孺皆知的），是不需要使用“通告”公文形式“广而告之”的。完全可以采用“告示”“启事”“声明”“申明”“广告”甚至“短信息”等应用文形式，通过报刊登载、电台电视台播出、电脑上网、手机短信息发布，让有需要的人自由择用。
三是明确“通告”发布的对象。它公布的“应当遵守或者周知的事项”是面向社会各有关方面的。需要指出的是，其公开发布的对象不是“社会各方面”，而是“社会各有关方面”。即“有关的”一定要遵守或一定要让知道；“无关的”则“与己无关”，不遵守、不知道也没关系。

         2.这就意味着，“通告”主要可以分为两种。

一是法规性通告。用以公布社会各有关方面应当遵守的事项。包括公布政策法令性的事项，或者向群众公布应遵守事项中的具体事务。

   属于公布政策法令性事项的，如例7：
   【例7】要求在限期内接受收费情况年审的
南京市物价局  南京市财政局
通    告
根据国家《收费许可证管理办法》规定，决定自即日起，对2003年度的收费情况进行年度审验。各收费部门，收费单位必须在2日25日至4月15日止的期间内(具体日期另行通知)持《收费许可证》正、副本、收费员证、票据购领本、收费票据存根、会计账册及其他有关资料到原发证部门接受年审。公安、工商、质量技术监督、地税等垂直管理部门统一在市收费年审办公室接受年审。超过规定期限未接受年审的收费单位不得继续收费。《收费许可证》副本、票据购领本上未加盖收费年审专用章的收费单位，财政部门不再发放票据。
市收费年审办公室地址：（略）
收费年审办公章联系电话：（略）

属于向群众公布应遵守事项中的具体事务的，如例8：
【例8】因道路拓宽工程需要实施半年交通管制的
南京市公安局交通管理局
通告
为保证311国道南京段拓宽改造及七乡河桥沿途桥涵拆除重建施工的顺利进行和交通安全，经市人民政府批准，自二○○四年三月十五日起九月三十日止，对3l2国道(南京段衡阳路口至东阳便道路口)实施交通管制。管制期间，禁止各类型机动车辆通行。途经车辆可从封闭管制路口的临时便道经南龙线、西渡线至疏港大道绕行。
特此通告。
                                                二○○四年三月十三日

二是知照性通告。用以公布社会各有关方面应当周知的事项。
这里讲的“应当周知的事项”范围是很广的。但若以“通告”发布，就应该是比较重要的，在全国、某一地区或某一系统内具有一定普遍意义的事项。如例9：
【例9】要求统计人员完成年检申报手续的
南京市统计局关于统计人员
持证上岗和上岗证年检登记的
通    告
根据国家统计局《统计人员持证上岗暂行规定》和南京市人民政府发布的《南京市统计管理办法》的有关规定，统计人员必须持证上岗，同时所持的统计上岗证要进行年检登记，现将有关事项通告如下：
一、本市地域范围内的国家机关、社会团体、企业事业单位、基层群众性自治组织、个体工商户根据统计法规定设置的专职或兼职统计人员，必须持《统计从业资格证》(也称统计上岗证)，方可从事统计工作。以上单位如聘用未持《统计从业资格证》人员上岗的，将按照《南京市统计管理办法》规定的条款处罚。
二、根据国家统计局规定，凡持有《统计从业资格证》(也称统计上岗证)的人员应自发证之日起两年参加一次统计上岗证年检。参加统计上岗证年检的人员应接受持证上岗继续教育，然后由统计机关进行年检登记。
三、上述人员应在规定的时间内向所属的区、县统计局以及各主管局申报。驻宁的部、省属部门或无主管单位的统计人员可直接到市统计局委托的承办机构中国统计干部学院南京分院(珠江路48号新月大厦8楼）办理报名。报名人员需填写《南京市统计人员从业资格证登记表》(此表也可从南京市统计局网站Tjj.nj.gov中“在线下载”栏目中下载)

报名时间：(略)

报名地址：(略)

联系电话：(略)

区县统计局联系电话：(略)

                                                南京市统计局
                                                                                                                                    2004年2月26日

不过，所谓法规性通告和知照性通告，只是对“通告”这一文种的大体划分，如例8、例9所示，两者在内容上难免有所交叉，应当遵守的事项也是应当知道的，而应当知道的事项中也含有应当遵守的内容，只是在具体运用中有所侧重罢了。
四、要避免滥用了“公告”的问题
综上所述，与“告示”“启事”“声明”“申明”“广告”甚至“短信息”等非法定公文或者应用文一样，“公告”“通告”目的之一也在“广而告之”。但“公告”是形式极其严肃、非常庄重、宣布事项极其重要的法定公文。通常，“公告”由权力机关、监督机关使用，人民团体、基层单位一般不用。而“通告”是公布事项相对比较重要、但使用则比较宽泛的法定公文。不仅高级机关可以使用，一般行政机关可以使用，人民团体、企事业单位也可以使用。
但检视从报章上看到的众多的“公告”，我们发现，可能是由于拟文者对“公告”这一文种的适用范围不甚了了，常常把应当用“通告”“通知”或“启事”“声明”“申明”宣布的事项用“公告”形式“广而告之”了。

   1.滥用“公告”的两种情况

   目前，“公告”使用比较混乱，主要有“望文生义” 和“以‘公告’代行‘通告’”两种。

   ① 望文生义。
   是指把“公告”当作“启事”“申明”“声明”甚至“广告”用，以为“公告”就是公开告知有关事项。
   如声明下属机构注销，今后发生的一切业务和经济法律责任与本单位无关（见例10），或者提请公众对“解困房”房屋产权更名登记审议，甚至告知一个居民小区内部规划配套方案有局部调整也用“公告”。
【例10】
注销公告
河南黄河工程局南京工程分局已2004年3月25日注销，凡今后发生的一切业务和经济法律责纠纷与我局无关。
                                                   河南黄河工程局
                                                                                                                                    2004年3月26日

   ② 以“公告”代行“通告”。
具体表现为，是凡公布性事项，事无巨细都用“公告”。
如公布营业时间（见例11）、通告景区管理临时措施（见例12）、要求拆迁村民（居民）办理选房手续、甚至用地迁坟等等也用“公告”。显然，只要我们用“公告”定义对照衡量，就明白这几例事项无一是需要“向国内外宣布重要事项或者法定事项”。
【例11】
公  告
南京日报广告部春节期间营业时间如下：
      1月22日(年初一)休息
      1月23日—1月28日(年初二—初七)下午2：00—5：00
欢迎新老客户惠顾。
                                                南京日报广告部
                                                                                                                                 2004年1月21日
【例12】
公告
为确保南京梅花节主会场梅花山游客赏梅安全，2月20日至3月l5日期间，对明孝陵景区实行封闭管理。
特此公告
                                                中国南京国际梅花节组委会
                                                                                                                                 2004年2月18日

   2.滥用“公告”的其它例证

   类似的不该用“公告”而用了“公告”的例子还很多。我们从地方报纸上可以信手拈来。譬如：

   ① 涉及局部范围、部分人众、一般事项，可以用“通告”“通知”或“启事”“声明”“申明”宣布，却用“公告”形式“广而告之”了。
如中国建设银行江苏省分行为在全省建设银行推广新一代柜面业务系统，决定全省建设根行将陆续暂停部分业务，有关停业安排的《公告》；南京市公安局交通管理局要求交通违章驾驶员参加交通法规和道路考试的《公告》；还有南京市浦口区农村信用合作联社筹备工作领导小组有关原浦口、江浦农村信用合作社联合社已经合并，其债权债务由合并后成立的南京市浦口区农村信用合作联社承继的《公告》。

② 有相对比较重要的事项、涉及人员和范围有限、无须向国内外宣布的，用了“公告”。
如南京市国土资源局决定解除与某个物业开发公司签订的某号地块的国有土地使用权出让合同的《公告》；南京市建筑工程局告知开始进行南京市《建筑业企业资质年检公告》；南京市财政局、南京市发展计划委员会告知开始进行《南京市报废汽车更新补贴资金发放公告》；南京市客运交通管理处告知南京市市民，因道路封闭施工七条公交线路调整的《公告》；南京市商业银行股份有限公司为保护投资者合法权益，接受社会各界和公众监督而发布的《南京市商业银行股份有限公司NANJJNG CITY COMMERCIAL BANK CO.,LTD．接受上市辅导满半年的公告》，等等。

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六、“通告”使用也不可随心所欲
“通告”的使用虽然比较宽泛，也不是“万金油”，也不可随心所欲，使用过滥，把一些本不应用“通告”发布的内容用“通告”发布了，或者本应以“通告”发布的内容却用了《通知》等其他文种。如电力公司、自来水公司的停水、停电信息就不可以以《通知》形式发布，只能《通告》，因为“通知”是下行文，即上级机关向下级机关行文时使用，而两家公司与广大市民之间是厂家与客户的关系，不是上下级关系，怎么可以向全市民众下达“通知”呢?而“通告”正是用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，向全市人民告知局部停水、停电一事应该用“通告”。
再者，本该用“公告”发布的内容使用了“通告”，也属不当，不严肃，不庄重，不权威，会减低公文的法定效力。这只要弄清“公告”“通告”两者的异同即可。同者，两者都是“公开”发布，都是法定事项公告与法规性通告，内容上有些相似。异者，要想区别开来，关键看其发布事项重大的程度、发文机关级别的高低、受文对象是否需对外。文/龚仕文

lvchx0227 · 发表于 2011-12-4 11:54:48

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春夜晨露 · 发表于 2012-2-18 15:52:51

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