老秘谈如何做好秘书工作

一、“秘书”概说
$ o9 B7 X8 {( L7 \
: L# q- @3 k1 Z    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

    秘书一词的来源
2 c$ ?" v  g2 n9 S
& G4 r- n/ k! X$ l/ P
1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。
. @) K9 I* a  C3 V; \( v

2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。

* O: u" @3 t  b; K; L% B
3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。
$ T2 f2 p& }! T! x
+ l  H* M: e# {
4、宫廷里的藏书，尤指禁书。
5 e" Q" E9 A: u# ~0 |# B
6 ~% Q! Z! |! Z! h5 m
5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
2 @( ?6 f7 f, h# L7 h
2 p7 n, n- H3 X2 J. `2 T    秘书的类别
3 [+ P# ]" X$ X9 ?4 E" q: J! e( y

2 L' @) O" A: A, n6 {1、从服务的对象上分：

# J  R  W8 a3 R+ _2 z5 \* a" W
9 A4 U6 T* R& Y: _2、从所属部门来分
' X& D; H/ K2 `0 R
) t  q2 D6 ~- G) b: Q! ?$ K9 l
8 z% r, B8 T, j3、从具体的工作性质分

    （1）文字秘书
8 _6 }, e8 ^" B2 z' x
( \/ J2 I: i% l4 t' P" w# N2 l    （2）机要秘书

4 L0 A- f- l7 q$ m/ G- ^( t0 a    （3）通讯秘书

" [! B8 B" @% a& c    （4）信访秘书

  |! Y" h/ H8 @! h. J    （5）事务秘书

9 E- T% p1 Q4 ^' Y; x" f+ o; ^    （6）生活秘书

. E* J; Y) ]! \4 G$ L    关于秘书机构

    （一）各级秘书机构
% p0 ~+ L1 Q5 D7 V) ^" ]2 x
% A1 _- N: u$ X
8 M) c. s! N0 h, H# D- H1、中央机关的秘书机构

- o# X5 v9 `9 h. k6 W* D
2、省、市、县机关的秘书机构

, C5 B$ @) [' t  H# c2 y4 c
3、基层单位的秘书机构

    （二）各类秘书机构

- {1 R$ B; O5 |; r

1、人民解放军系统的秘书机构
6 A7 |4 {& O$ Z3 t% m
! a0 @" {2 L1 _: n
, e% `5 Y' k3 a2 Q8 }+ W2、企事业单位秘书机构
8 k* |4 U/ r6 i, _0 g' L
0 o) R2 r9 a1 A( T9 D* m& n
3、民主党派

) F' M' ]9 q: ?% X; |( h
, d+ y0 s4 K, w1 c6 O6 x8 x) o# z& k4、人民团体
8 W4 m) s$ b  F
    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。
/ ]0 l$ s( X8 f6 N; Q, n7 l4 v
    二、秘书处的工作性质
5 y8 H' Y- ]; {1 z; ~
    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：

, f+ B8 d2 B4 C. e" v+ V
3 z/ Q; L. o2 ?% d( c* U1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。


" Y5 g  q0 [  G8 i( n2 L  r' z  N2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。

9 W1 @, J# v+ \; |) j* J/ O
3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。
$ I4 h  ~, s* p& ~1 F- E
! X4 ]9 m% P4 w' f) k5 ^, r
. m2 A. I8 \. P, B0 x* z4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。
- c, E7 m# i, g9 f& F9 @
    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。
, m# i9 }( f. i6 @9 ?0 a' b1 r/ i* M
, @0 \" x! B% G8 \7 t    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”

8 f" _( ^2 u/ V$ c    三、秘书人员应具备的素质

4 m7 }" {, v7 d- d    （一）、基本素质


, j& Y% _! ]/ b% ?4 n1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个

    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。


2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左

    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对

% x4 h* u! F3 @: T5 F    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

+ J; Z" h8 B" q6 N3 \/ S: v; T9 @! [
3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一
  M, @# {/ m1 @0 E) C
    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
+ R, {0 G2 e1 u6 d
6 q' k2 w  t3 D& Z' d2 J0 @  K" ]    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
' {  c- O7 {% H0 J! d4 h, E
; ?- B/ ~- j3 H, t  @    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！
2 c5 V, B) e: l$ Q