谈企业秘书如何在经济发展中发挥作用

世界经济正在发生深刻的变化，全球化进程加快，企业面临的竞争越来越激烈。而作为承上启下、沟通内外、辅助领导的企业秘书来说，其自身素质及管理能力的高低无疑对整个企业的运转、竞争力的提升起到了关键作用。与传统的企业秘书相比较，现代意义上的企业秘书从形式到内容都发生了重大而深刻的变革，时代的发展对企业秘书的要求更严格了。作为新时期的企业秘书，唯有与时俱进，不断提高自身的能力和素质，才能不被时代所淘汰。在经济发展方式不断转变、发展速度日趋加快的今天，企业秘书工作人员要发挥应有作用，推动经济发展方式转变，笔者认为，必须具备充足的知识储备，必须有较高的自身素质，必须有强烈的政治意识，必须有正确的工作心态，必须有良好的工作习惯。

一、必须有充足的知识储备，奠定秘书工作知识基础
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文秘工作是一项综合性工作，涉及很多学科，怎样做好新时期的企业文秘工作是一个大课题，要科学发挥在企业经济发展中的作用，文秘工作人员必须结合工作性质、工作特点做必要的知识储备。

一是储备政治理论知识。政治理论知识是文秘工作者知识结构的首要方面。文秘人员只有具备较高的毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的理论水平，才能成为一个优秀的称职的文秘工作者。由于文秘工作处于承上启下、疏通左右的中心位置，每天要接触大量实际问题，处理许多繁杂事务。面对这种情况，文秘人员如果缺乏政治理论知识，缺乏明辨是非、辩证思维的能力，那就无法把工作做好，甚至可能左摇右摆，犯政策性的错误。要具备较高的理论水平，就必须持之以恒地学习、思考，要不断总结经验和教训，有计划地通读一批马列主义的经典原著，精读党的一些重要文献，系统掌握马克思主义哲学、政治经济学、毛泽东思想、邓小平理论以及党和国家的方针、政策等。二是储备新兴学科知识。时代在飞速发展，新兴学科层出不穷。吸取现代科学的新成果，应用到文秘工作中来，也必将推动企业文秘工作的巨大进展。企业文秘工作者作为领导的助手和参谋，要协助领导有效地管理一个系统、管理一个企业，这就要求企业文秘工作适应新时代的需要，就必须借助最新的科学方法，提升文秘工作水平。三要储备基础知识。文秘工作多层次特点决定必须掌握广博的基础知识。这就要求文秘工作者的知识一定要博而专，就是储备基础知识的广度与深度要符合企业发展的需要，实现“杂家、通才”与“专家”的统一。

二、必须有较高的自身素质，具备优秀秘书工作能力
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文秘工作者素质的高低、能力的强弱，直接关系企业领导决策的效率，关系参谋辅助的成败。一名称职的文秘工作者必须有较高的自身素质，在政治上坚定，学识上渊博，业务上精湛，能力上过硬。
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文秘工作任何时候都要把政治素质作为自身的第一素质。要有坚定正确的政治方向，始终坚持党的基本理论、路线和纲领，不断加强党性修养，自觉用辩证唯物的观点来分析和解决问题。只有清醒的政治头脑和坚定的政治立场，才善于从政治上、大局上观察、分析和处理问题，才会在参谋时做到参之有度、参之有量，才能更好地理解上级领导的批示精神，深刻理解各项政策的精髓，从而在实际工作中保证辅助领导决策的正确性和科学性，避免出现失误。文秘工作者要不断提高业务素质，把业务素质作为自身的基本素质，要有扎实的浓厚的理论功底，以及娴熟的实践创新能力。除学习政治理论知识外，还要学习涉及企业发展的各个方面的知识，努力拓宽自己的知识面。不仅要向书本学习，要更注重向实践学习，向生活学习，只有具备了精湛的业务水平、较高的自身素质，才会为领导科学决策提供服务。要增强责任心，提高工作能力，把工作能力当作自身的重要素质。要有超前预测能力、迅速准确的信息反馈能力、全面交流的分析能力、决策咨询参谋能力、锲而不舍的研究能力等等，不断提高文秘工作效率。
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: k' g! `7 h  J三、必须有强烈的政治意识，坚定秘书工作政治方向
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不讲政治的秘书，就不是合格的秘书。秘书人员由于工作岗位的特殊性，常常涉及一些核心机密，辅助领导参与一些重大问题的决策和处理。这就要求秘书人员必须具有强烈的政治意识，无限忠诚于党的事业，在任何情况下都不能在政治上出问题。一要始终保持政治上的坚定，在思想上、政治上、行动上同上级党组织和党中央保持高度一致，在大是大非面前立场坚定、旗帜鲜明，经得起任何政治风浪的冲击，从根本上筑牢拒腐防变的思想道德防线。二要善于以政治的观点看待问题。秘书作为领导身边的工作人员，头脑中必须有政治，行动上必须讲政治，坚持从政治和全局的高度观察、思考和处理问题。无论是提建议、搞筹划，还是抓落实、求创新，都必须想到政治因素、考虑政治影响、顾及政治后果，以高度的政治责任感做好每一项工作。三要从政治的高度严于律己。秘书人员如果在政治上不能严格要求自己，不仅自己会犯错误、出问题，而且会损害机关和领导的形象，造成恶劣影响，甚至会给党和人民的事业带来损失。因此，要始终保持政治上的成熟和清醒，严格遵守党的政治纪律，特别是在决定重要事项、敏感事件处理等问题上，不说三道四和品头论足，敢于同削弱党的领导、损害党的利益、影响党的形象的言论和行为作斗争，忠实地履行好秘书人员的神圣职责。
' x2 o2 \' w8 U4 d四、必须有正确的工作心态，保证企业秘书胸怀宽广

0 r7 Z4 w1 v! I3 s, x秘书作为领导的“代言人”，确实有其特殊性，身份特珠、工作特殊、环境特殊，这就意味着秘书的角色是荣耀的，但同时又是辛苦、寂寞的。如何正确处理各种关系和矛盾，调整好自己的心态，保持宽广胸怀，适应这种特殊性的需要，是每个秘书人员都必须要过的“华容道”。一是得意莫忘形。秘书岗位取决于党的事业的需要不是为秘书个人设置的一种特权。但现实生活中，由于秘书天天工作在领导身边，容易赢得领导的信任和“偏爱”，也容易使其产生在领导光环照耀下的得意与满足。实际上，秘书也只是一名普通的工作人员，是为领导、为群众服务的。当面对鲜花簇拥和甜言蜜语时，秘书人员一定要有清醒的认识和客观的是非辨别标准，多问几个为什么，时刻做到宠辱不惊，保持平和的心态，甘居“幕后”，做好“地平线”以下的工作，绝对不能因为领导的信任而沾沾自喜、妄自尊大、自以为是，更不能干“越位”和“出格”的事。二是失意不消极。给领导当秘书，在风光神气的背后，其实也有许多辛酸和苦辣，能够自由支配的时间少，临时性、突击性任务多，大脑神经长期处于高度紧张状态。工作任务完成得好很少有人表扬，出了一点纰漏便会遭受质疑和责难。有时出力吃苦也不一定落好，明明受了委屈，还得忍气吞声、强装笑颜。面对诸如此类的“失意”，秘书人员不能患得患失，更不能消极应对。既然选择并从事了秘书工作，就应该不辜负组织的信任和培养，把受到的委屈和责难化作激励自己奋进的“苦口良药”。既要看到秘书工作的艰苦性，又要看到秘书岗位对提高自身素质具有的独特优势；既要与同龄人比进步，更要比奉献、比工作，经得住诱惑、耐得住寂寞、受得了委屈、抗得住辛苦。三是自省要经常。秘书人员要养成“吾日三省吾身”的习惯，经常反思自己的言行，检点自己的作风，及时打扫思想上的“灰尘”, 使思想不偏离正确轨道；要自觉遵守法律法规、党纪政纪和规章制度，时时处处严格规范自己的言行，增强自我管理、自我控制的能力；要自觉地接受组织和群众的监督检查，绝对不能搞任何特殊化，不能假借领导名义和工作之便办私事、捞好处。
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五、必须有较好的工作习惯，保持秘书工作细致入微
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井然有序良好的工作习惯可以使各项工作有条不紊地进行，不至于丢三落四，造成失误。秘书人员特别要做到今日事今日办，把一天需要办理的事情都记在工作日志上，一一落实，尽力把事项提前完成，不拖拉。要分清事情的轻重。作为一名秘书，不仅要及时、准确地完成领导交给的各项任务，还要肩负日常的内勤内务工作，如会议通知、临时接待、收发传真、接打电话等。秘书人员必须时刻弄清楚主要矛盾和次要矛盾，充分认识事情的轻重缓急，把肩负的每一项工作任务都列入详细的工作日程，然后按计划完成，做到让领导放心和满意。秘书岗位重要、责任重大，头绪多、规矩多，不得有丝毫懈怠、草率和疏忽，否则，就有可能给工作造成严重的危害和无法估量的损失。为此，秘书人员在工作中还要做到“三戒”。“戒懒”。是做好秘书工作的大忌。特别是随着市场经济的发展，新情况新问题层出不穷，要求秘书人员必须具有更为广博的理论知识、精湛的业务技能和良好的协调能力，观察问题要多角度、思考问题要有高度、研究问题要有深度。但当前，不少秘书人员存在的突出问题就是“心懒”，整天陷于事务性工作，对问题缺乏深入的思考，站起来说不了，坐下去写不了，工作缺乏主动性、创新性，提供建议缺乏系统性。“戒粗”。秘书人员在为领导提供参谋辅助时，要做到心细如发、一丝不苟，不能粗枝大叶。对领导交办的每件事，不管事情本身是急是缓，都要周密思考，认真负责，把每一个细节都做细做精做到位，不能敷衍塞责，应付了事。在时间允许的情况下，把每个细节都要认真检查几遍，多来几个反复，尤其是对一些文字性的工作，更要不厌其烦地去推敲、修改和充实，以确保把自己最好的“作品”展示给领导。“戒浮”。秘书工作中常会遇到一些涉及面广、处理起来比较麻烦的问题，只有脚踏实地地做好每个环节的工作，才能避免出现纰漏。要培养严格谨慎细致入微的作风，对任何事情都要多留心、多问几个为什么，以细求实、以深求精，从司空见惯、容易被人们忽视的细节中发现深层次的问题，知其然且知其所以然，为领导决策提供有价值、有见地的意见。
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随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也在不断变化，秘书的职能也在不断改变和更新。把握好企业秘书的本职要求，加大基础知识和专业知识的学习，提高自己的综合能力，挖掘自己的内在潜力，发挥领导的辅助作用，是新时期对秘书工作的新要求。企业秘书从事的是一项既平凡又特殊的工作，不能单纯认为秘书就是为领导跑跑腿、动动嘴、当传话筒。优秀的企业秘书在具备充足的知识储备、有较高的自身素质、有良好的工作习惯的同时，更要有高度的事业心和无私敬业精神，积极主动地参与政务，管理事务，搞好服务，以兢兢业业、细致入微的工作态度和出类拨萃的工作才干赢得群众，树立良好的形象，服务企业的发展。文/杜改林 胡向鹏
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