(一)学习目标+ P/ I8 S& T! I, `
, V4 m% b5 U0 H0 D/ H- H) h- a% Y上下双方关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系,使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节,作用大、责任重。2 |( q) b6 y9 ^3 v
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(二)运用上下双方关系协调的方法进行协调: i0 @: s+ W9 v& l
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1.对政策变化后的协调步骤0 {1 C9 S" ]- B; F
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大凡已经形成的决策或上下知晓的动议,突然因情况有变需要撤消,准备形成新的处理方案,这就要求秘书对上下双方进行工作关系的协调。此时,一要使上下对新情况认识一致,二要对撤消原动议上下认同;三要对处理问题的新方案经反复讨论,上下均表示满意。上下级机关的秘书部门在沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面,能起到不可低估的作用。通过协调可避免下级对上级产生"政策多变"的误会,避免上级对下级产生"不尊重领导"的看法。
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+ }8 ^& z9 Y- p# m2.上下关系协调工作的一般程序& z" R& f: Q' x9 L
7 B# L) s3 k N$ K' {& u纵向协调工作没有固定的程序,但一般来说其工作全过程可以分解为若干步骤,循因求果,步步推进。! [ _& l0 T9 a, |
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(1)找准问题& W9 h% n. b; I7 r w" m
, S+ K( _- B0 G/ Q8 _这是协调工作的开始,强调一要找,即秘书人员要主动深入实际,深入群众,通过调查,发现需要协调解决的矛盾;二要准,即找准那些必须通过协调才能解决的问题,然后,报请领导同意,请领导直接出面协调,或受领导之托去行使协调之责。2 w8 r. D& Q8 v# L
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(2)拟定方案
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通过对协调课题的分析论证,提出切实可行的协调工作方案,包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的,并尽可能设计出几套方案,陈述其利弊,请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路,但工作方案很难做到尽善尽美,只能在协调工作实施过程中不断修正。4 v) _( i' l" V/ j5 u$ Y, u
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(3)实施协调
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实施协调工作方案,既要有原则性,又要有灵活性,瞄准协调目标,随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报,以便得到领导的支持。. I) \1 ^* U/ _7 P% b6 B
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实施协调中多采用的方法是:' R1 r+ w; r& _7 l) m
2 J5 U% u3 \. {6 _6 v, ]% Y3 [ 文字协调法
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这是经常采用的协调形式,如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审订修改文稿等形式统一认识,协调行动,使组织内部上下各相关方面的工作协调运转;用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商记要等形式,协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性,是较长时间内保持协调关系的依据。
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" a7 ?, }. D! |6 V4 w# t/ T 信息沟通法
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现实生活中的很多矛盾,是由于不了解情况,凭主观臆测,加上偏听偏信造成的。医治此症的良药,就是沟通信息。将有关部门、单位和人员召集起来,如实介绍情况,就能解除误会,消除隔阂。心情一舒畅,事情也就好办了。
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 政策对照法
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+ i4 K' j! h }" Q' f+ G% @对同一项工作,有的部门认为该办,有的认为不该办,不能办,往往众说纷纭,各持己见。在这种情况下,就要对照党和国家的方针、政策、法规,用政策统一思想,形成共识。
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1 V T7 E4 O9 T- V0 b' `$ u2 I q; X(三)相应知识5 l; X" r7 u$ w; C' @
/ h0 [5 ]! H6 u, ^' ^秘书机构的协调功能。秘书机构是各类管理组织的综合办公机构。在其办文、办会、办事等业务活动中,能有效地维护组织协调运转;秘书机构联系内外、上下、左右,便于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题,并协助领导者进行协调;秘书机构作为领导者的参谋部和办事机构,经常为领导者发现、控制和处理失调现象出谋划策,并在自己的职能范围内,或经领导授权后,代表领导和领导机关,处理矛盾纠纷,进行组织协调。总之,秘书机构的职能位置和职能活动,使之具有一定的组织协调功能。& z8 r& k2 P4 Y
7 c! G8 o' J) ]+ k9 f: ]: S+ Y(四)注意事项和要求
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2 _0 [, f+ S; v* _ j5 b G. y( T1.捕捉有利的协调时机1 `' W" |: z, j$ o% F: K; L( C, \
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