第三专题( w& ^( g4 I! } S- G$ g! ?( v
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加强办公室建设与管理
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{# v3 u7 j7 [# ~一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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' n. }8 F1 J8 F' S7 U* V三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。& H" w- B9 Y8 r. q
! T& }/ v( |+ {, V& ^联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。1 }6 E( l1 S" c2 ~5 ? G
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职能定位：1 `9 s. h" i. f/ w8 m( ]
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。2 D* w$ T) T% }
, h# |; g" b4 N S0 ?" h一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：8 V' B N( `7 [( G. c8 C
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按性质分：
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" K6 Z( i" I: S P% i- a程序性工作；智囊性工作；临时性工作。+ Q' ~6 v7 w- f, S& a& v) t2 ]
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按内容分：
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+ Y- c- T( _8 k G# `5 d' F+ M& u0 a办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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8 N$ {! Z4 n; n; E0 y T（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：$ J( `+ \3 i1 k- s( l% B
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一、要讲事业心和责任感；7 I, c2 W7 I5 \# G* s/ a2 {" N! H
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二、要认真细致；; O2 s! x6 A1 ]( q" e
" s2 G" Q% \! d$ A3 m5 v5 j7 Q三、要讲究程序(不要打乱仗)；4 J) i7 W# w0 a4 r3 ^- U
! F! Q, I5 p' H& T四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求% y( i9 Q) O& V% y1 V- N' I" l
% y$ M# h# ^7 X: w1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。4 v) A$ X7 P# {6 [$ D
7 i9 m/ o y4 y8 `1 m政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。3 Q! \; J& S0 `7 t" @& W4 Z
- p7 q6 r$ ?1 X5 k踏实肯干。舍得为工作投入。
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3 z- o4 Z% V" N% ^- S# v7 I（四）办公室工作对人员的要求
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, T# c5 E3 r2 y8 R4 \% d9 s; I0 F2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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# I9 u- ~) F& R1 y! s* h6 r7 T思维能力。善于思考问题，抓住关键。' E- H1 R# e, w* u1 |
' V8 P" \$ ~0 e" S' w表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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1 i. S& C" b3 K（四）办公室工作对人员的要求
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& l/ _* B% q: _' X# I& I8 u' @3、心理素养7 v+ S$ f8 Q$ W4 R! D. y
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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' u3 M, c: E! W% Q/ [% D注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。! Z8 ~2 r9 w! A: \) A8 D# k6 H) l
7 F' ]" M* ]! u$ B6 \- a调控力(控制情绪的能力)。" e1 C6 o+ C& w9 _
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意志力。4 Y2 |; Q" y) e
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（四）办公室工作对人员的要求
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. L% G3 j y, n8 Q4、角色意识* F+ H8 A3 u; r8 a6 s) l
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识9 p) M0 C& j) Q" v6 T) u4 Z3 a
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全局意识$ D0 G. n. ?. H2 i, m# W
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责任意识
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创新意识
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' l% R; P; ^. K1 ]6 A奉献意识0 Q$ E% Q$ L* G0 `. k7 D
* d* a$ x) @5 H) R信息意识
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4 ], n7 _+ C( p9 T程序意识
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学习意识* n+ J9 W& d/ g+ Z6 w! X1 I
( L: Y1 A f, \9 l9 k（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
" I, {8 p* `/ N8 k
! M, Z! P& A: [; n3 ^- ?$ c1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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4 S; W% T+ g F$ q/ ^ u$ x他是否了解你的目标和意向?
4 s' m% v1 m! K! s% l$ _. ]
F2 ~+ e$ G9 v5 i) u: |* {他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
7 O! Q# {$ ?! x1 y, E
. b* v' h: r! `- w+ d4 B% _2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?* b6 r, f' d6 x. M" M0 V
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?& g- j+ q- W% w9 ^1 X9 b
0 y! u/ N% K, u+ `- Q7 _+ n1 @他是否很会安排时间?- y- J+ w# X/ x w
' b; G1 ~9 S" h
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?# D, j# Z& j/ n+ j. K
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领导测评办公室人员的20道题目& [& M( h# A+ b& Z O
+ p; @4 _# k! `, g- A5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
s* @& i) M7 k; J! C
0 I+ U9 B, H- a: I1 A7 x能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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( @! O/ n# k9 g, K! V7 ^( x6 y6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?; D7 }6 \6 {! E g( k
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
0 ]& b Y/ q( [8 T
: G- n% k: x+ l; [- J0 m能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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4 y3 _! c! n9 U. ?8．他能否提高文件运转效率?/ s8 t0 |. X3 s) J! |! Y3 h9 _
7 \% A' I: k, p: P' R' p. e能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
5 i( L( z0 s$ `. y% C: e: e
: J. U8 c) z" V7 K! Q& r5 m能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?! T( H8 b( q" `9 c& D* c
" ?+ ]) n0 N5 G8 n. V+ ?' I- k, A领导测评办公室人员的20道题目
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" _( K# s. P7 Q4 w' i9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?6 w1 W4 h. _" g4 o! C' C7 q' K3 _: @
4 [1 E/ x/ L4 ^% p- T; S10．他在危急关头是否沉着冷静?
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$ W& C1 A* x" |+ t当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?, s8 C, U! k7 @, O, |1 M2 ?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?* p/ ]/ |0 a6 r) F
8 ^1 d6 H3 s9 D1 V! o6 Z
你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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5 \0 F( E$ I5 U4 f3 l12．他是否有较广的阅读面和知识面?2 k* G4 a" O; `' t% b0 ]
5 ?1 i2 c p, z/ }1 i- F7 R+ \+ v# W是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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X! F. y1 P, Y8 D领导测评办公室人员的20道题目
4 e7 x& Q! g: w: R: b+ z
# t5 u% x3 Y' v" @* g0 _6 E" O13．他是否成为本单位有价值的信息来源?0 U& H/ k8 w/ q/ T. y6 \# x6 Q
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?8 t0 F- u: w/ W0 @: Y2 t
1 x$ G b; t, Z0 D是否学习管理方面的知识或参与管理活动?5 i ^/ H: Q. s3 Y# s w
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?1 \% O; W+ q; [- u' l
' [. N. F$ j ]% k, Z2 O6 y h
15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?5 N( }) ^8 _$ T1 F. y
+ x( Q# ^$ q, q" x能否准确地传达你的指示?
t J& B# L4 a& M/ v! ] `0 U* O% b7 q2 d* Y0 e$ w
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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& f- l5 _$ H5 C& W16．他是否按时完成每天的工作?! E, _9 a: a6 m, o, }1 ?2 Q
) V) ]9 B5 D2 T M/ a7 y2 ?$ R8 z+ a是否根据需要自愿在休息时间加班?; X% K9 w9 T+ a$ a) _1 f# P& ?
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领导测评办公室人员的20道题目
& Q* `" l0 r; R
' C. n9 L z* j* l5 M17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?4 I( r$ }8 X# J0 b
" d! x2 V) H0 | x+ e0 `+ [18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?+ K: e) h3 h" m, O6 ^2 o" B
* o$ b; C+ H3 g: d- Z& ]
19．在调研工作中他是否称职?+ A @( v3 |6 N6 P6 H1 [
: f. V9 z8 {$ J8 S1 M t: s6 h7 z能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
2 @* x3 r+ B7 }
4 ]5 _' i9 D/ I7 E4 h2 w; Z20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?& ^* B% P% k4 K4 ~, x. X( {( B
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启示……
" m6 H' W+ c# Z. @4 x& V3 k8 Y9 G; n0 x& g6 h0 Z$ q" R( O- u
二、加强办公室建设
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% {0 a) C* a `6 K- Y2 @（一）办公室建设方向
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, M' I. ?: Q) j8 K9 {" [1、不断优化硬件和工作环境
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: o$ ^4 s, v* @% X' Y' q2、积极推进建章立制工作: G I2 e% P! k
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3、努力营造和谐人文氛围
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8 x1 T" X& y e7 t3 U q4、大力倡导团队精神9 i0 t4 x7 X5 {3 q5 Q2 Q: b! u n2 o
( ?0 `+ L& C. q4 A, |
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
( m" O8 e: J9 B0 v
0 Q/ f, X+ o9 a# W良好的礼仪形象
' |$ D. i! M! P4 I. q3 {7 V& t. S2 B4 c* J
良好的电话形象0 H! G G& V+ m" X; k( h% N
- b6 X* s6 S/ U
良好的文字形象
' a$ ^0 T, S6 _8 d' V9 A' e' z
5 b# Z1 \8 U5 p良好的语言形象
$ D; m0 G, r. }6 U5 p& T/ s# y3 ^/ c& `" F+ a2 O z
二、加强办公室建设
& b' X8 N" k7 \ e. F1 F( ~
, C3 e5 L. j, l& s（三）人人争作办公室受欢迎的人员: r* C& g) k3 s7 Q- ]
' J9 n; [& S4 Q2 p5 N# L7 N) ]6 R1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
/ L6 \7 p6 U' t; o ]% I% O
: a& ~& q1 t+ r$ Q4 J8 I2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；6 k% O1 L* H& j
* ~6 s v) L' L
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
* R) k( T( J! G
( ]( L. C% q3 F o4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
1 e* O. @* m e* {/ g" d3 M
6 R& _: r3 D/ h" M; T$ u$ a A5、随时让同事知道你对他的感激；
) D5 @8 S, K& l! ?8 ?; j
2 k3 I# q2 `5 T% q3 K+ }2 J& j6、尊重个人隐私，公私之间分明；
g1 ^& n1 S, [7 T2 R% h J0 [0 s+ r' {/ O
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；% t" Y- E; @( n7 B
7 r* o% k% T0 X* }8 i+ R% `( ~& L" z
8、不居功自傲，有容人雅量。; X+ H2 B1 p3 g* ]5 ]
K; F+ B0 }* }( G! I+ ^
三、办公室办会工作基本规范
* M0 N; V8 _, ~" f2 h" c! ~) Z5 K: p. ]1 o
（一）会议服务的基本内容会前准备工作
1 Z: |% t! U$ c3 b$ t% O/ j
. R: K7 G# Q# c# g. f1、设立会议承办部门和服务机构# j8 U# e& z. K ]9 v+ q
* t3 |) ?! A a7 W0 b) F# w
2、协助领导确定会议目标和议题
% ]- W0 z0 M/ |2 q, e
, d) Z# V' p- t4 f) G（1）确定会议目标/ g" j1 `7 z, F* L5 X
# g& W8 ~7 k' l6 {（2）拟订会议议题. w9 T9 h4 ~ O2 k2 \) D- T% {3 c
# P* @, C2 q3 h% d) v3 e
3、拟订会议财务预算和会议方案2 J5 V) A, L) W' L7 U
4 x4 E2 N m- g7 S; E2 j" a
（1）拟订会议财务预算# T" Q4 n7 ~' {! w, e7 K' X
- ]4 z* v- h8 O% a \% E
（2）拟定办会方案% a$ ^, {, p# [# k, o8 {+ v s' w
. }$ w3 |6 j! ?# R: o6 K9 l3 s) K（一）会议服务的基本内容
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8 }0 O7 k$ [5 v, A会前准备工作
# W1 D& H, Q/ V7 n* n8 x5 l) n: o+ f/ U
4、确定会议的议程、日程和程序
$ ^/ o m! w& `# u) G0 s
& s8 b6 H& z6 J5、分工撰写会议文件$ V( w9 b" C, g* F, b' R
; _& A! v1 S$ N9 K* {& D) `6、确定与会人员名单以及会议编组方案
) S1 F$ J/ l: _( A* A7 s$ ]) a- ]8 y+ X$ `5 @) z
7、会场的布置工作3 V' k. N1 u% y# n. _, U
+ b3 _ O& N* x7 n; X衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。+ W; y) r7 O/ _& r: i
7 W' S0 R+ o' q" B' V, C' ?8 `
主讲：姬瑞环. J/ N' A% w! D" f
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