办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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- l  q5 p* X; I: `0 P8 J二、加强办公室建设
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+ Y9 K2 n' K" ~7 T) w三、办公室办会工作基本规范
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: h1 O) j; X4 H4 `四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

% Q0 w" F( H, n4 _' P! o（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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& J# H5 y1 E1 ]' o职能定位：
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5 O3 j( S# ^: H' o行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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5 V5 u) S& w7 U一、办公室人员岗位认知与基本职责

  v* j- b9 s* E" S（二）办公室工作内容与特点工作内容：

3 N. |  F  c; b( a0 ]1 o, j6 L0 ~按性质分：

4 @' [) m! t+ B, P; `  L  i) I程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

. J) y7 Y& j( k, J( `+ ]" v$ ?8 L: {按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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; V* B  V# M. w" G& S综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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: S' f, t0 S; F* i& I2 c4 z三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

5 g0 E$ R0 C3 X（四）办公室工作对人员的要求
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$ y1 C- k5 m( l' U6 U2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

5 O+ L! G: E" ^5 O% T7 Z: K一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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) H8 i4 p& e  ?0 L2 `/ \四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

& r! x/ ]& u* k  R热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

0 @0 I2 ]' N1 `+ d政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

; ]9 u% z; `' D7 n3 T. A踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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9 v; u0 D- T* M9 e/ s/ @调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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9 [$ s' U4 x5 |4 K  M1 B0 {表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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  g- {1 e9 f# \3、心理素养

, M, V2 D6 I5 v, p. G  `# h; c心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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. z% i( [: g4 E: U4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识
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创新意识
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2 ?: f  e8 h7 W# r3 H奉献意识

# C% Y) V! h4 ^; s) T信息意识

程序意识

学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

* T, k0 G! h& F* R# A; L7 _领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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% C, s; U+ y# z他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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& @5 W5 f& `; ?  G6 W$ _4 q他是否很会安排时间?

8 _, m3 D4 K$ K4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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. S  D. M& A) S: R8 [5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

# U# D7 E/ D& C2 b( L" |9 r6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

% Q" V) ]/ ^, I9 T能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

  j+ Z8 Z; X" p3 g* m! B7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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# L( n0 N! w: I; _2 p# k1 j4 v能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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7 _8 C$ o' j5 u! c  m6 a7 D8 R领导测评办公室人员的20道题目
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5 z2 h, H. k+ n1 x. B0 F2 ?7 i7 C9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

+ `5 @( o' M% j10．他在危急关头是否沉着冷静?

7 U  c! t) r+ \- W3 T$ o当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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% @, R$ ^9 R. [3 X8 h' O6 y而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

) {# p1 _7 |8 }, {' q是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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, |4 S, A4 m, I# [( d1 C15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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! N% |/ d$ M. p能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

" s- Z+ J8 f7 e1 h: Y* M是否根据需要自愿在休息时间加班?
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. u, ?$ z- R( I& X& m3 P" J) P领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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1 E( H' P/ W. U/ [0 j, T! d. a18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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  @! w& [! V( j9 O: B- `19．在调研工作中他是否称职?

# _& J" I0 ?7 E, k6 a6 a4 @2 ?7 U能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
7 U9 N4 R) G& s/ y1 i5 G; t: T! @
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

; T9 n, B+ [" P; G二、加强办公室建设

1 R8 n1 e. x1 [  p1 B) x（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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! W/ ?. ]: x7 o8 ?- ?+ j; h" `8 w3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
3 u0 f- k' G5 A" y8 J! U. J
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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- P7 [" F  y3 o  W* k+ f良好的礼仪形象

. L! K; N  u8 ^6 @  y, n良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象
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二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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5 y  x. p, p3 c: c% I1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

  [( b6 F# o6 V9 V: F2 V  X2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

! S1 X1 N3 `( b0 t) R& ~2 ]( e3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
& M1 o" F( Z' a% N8 V& K
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

! h8 e* V# a& j) l6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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- b4 U! B+ N  P+ q3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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0 y4 G0 i. r4 @* V+ u（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
) g* D! S* ~' c1 n' m
5、分工撰写会议文件

/ X1 j; F6 c( o8 ^1 W1 i6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~