办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
, Y# j, x% b! ~
7 M9 R5 p1 s0 z& E加强办公室建设与管理
1 a' s1 f, @) |
一、办公室人员岗位认知与基本职责

. ^" \, s/ M6 Z: V) L; ?二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
$ O: l0 f1 d) D
0 n1 C$ ]4 L7 J* D6 |+ m, p四、加强办公室的日常管理
" v) }2 M" a1 c3 a
$ z7 R' t) @- h- V* i一、办公室人员岗位认知与基本职责
$ e2 x' B& E- ~- Q
* H, p# U. E7 e9 ?4 z（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
3 i/ K+ O/ d4 H6 K$ i1 Y
! h- J2 z" t: H  L) Z联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

8 V2 H" w: W1 d职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
9 @' W/ s+ {& C. F7 X) t
9 A2 k3 n$ U* v8 C& z一、办公室人员岗位认知与基本职责

: C1 g# X/ l  ]& Q( f（二）办公室工作内容与特点工作内容：
  r* p+ V; M" R1 d, S. F' V4 R( |
& l" [! [0 d, ]# ~按性质分：
+ g% M! I% z* I
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

2 _* K. g; v6 I' ?1 |# H% b; R+ F0 w4 }按内容分：
+ `0 A. n: J0 R& h% S
9 b7 x) j+ f7 P2 K$ m5 y6 X办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

6 E# E$ H. g* K( `3 T8 @) \综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
# y9 e4 N: r; Q) s/ M
1 I/ b& s2 d2 S- _1 N三）办公室人员角色定位
1 J$ F) S/ |. G( u5 p4 k
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

$ b! f/ {5 F: T7 n8 A2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

+ s- E- F# X$ E1 A$ k二、要认真细致；
, J8 f( K# [- n: H+ |" {$ \
+ ?& C( \- D8 ]三、要讲究程序(不要打乱仗)；

& K$ e. |0 ?3 I1 }  r+ y; b四、要讲工作效率。

+ m+ h6 V& h! k2 M6 \  w（四）办公室工作对人员的要求
8 }# R  x" G4 A
% l. e9 B% ]) A# }' p1、思想素养
- @- e2 T3 d& s
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

$ N4 m. }  n& N  O: X' a政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
/ T; Q' H5 h9 n3 `7 t" ~& F
: x* F+ P3 o8 t4 ?1 ]" @) U/ b责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
& x* @8 q% l- r& d7 r2 f3 F) _) M8 g
9 C( O2 I5 f) @6 v. ~1 r（四）办公室工作对人员的要求
- v& v6 ^- a6 i0 e, J: a  U
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

& ?) d+ _% G3 K( N; t# f思维能力。善于思考问题，抓住关键。

" O2 y- B( x6 o* w* a表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
' u0 v& A  J' o" W* {6 z; [
* v8 j7 s/ u5 x3 f4 O（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
- Q9 [8 ^$ H7 H) t1 P3 V( K& |  V) Y
心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

! g3 C2 U( e8 e# c0 {1 i( t. ]8 ^0 h# n注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
) H/ e$ V6 j+ u
调控力(控制情绪的能力)。
& S/ X  p& f! k
意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
/ a% X% g. W; m
做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

/ k* }  ^9 M2 h* Z0 l  R4 C责任意识

; l" C. p# |) T) [3 q4 S* }创新意识

% {$ s9 ?; h" E5 B奉献意识
; }! M, z: q2 `3 Q. \, G) W
' a/ W! g7 L6 U% N信息意识

' K! i+ k9 u% `- j7 d程序意识

学习意识

  U7 h& K: k; U. M! s* O（五）领导对办公室人员的期待
) p* i& v2 S' B' E! m$ e
; r8 g" P6 q: e1 W9 a* c领导测评办公室人员的20道题目
* g7 y. k' D+ V0 y" r
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

: ~2 ?3 k: o6 ]* n  J& S: p- s他是否了解你的目标和意向?
% L: F. f& c: m1 Z, m
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
  E: B! e) V) R% B
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
, [% V& g  Y" k" ^8 D3 z: i
) F+ ?& F) h# ]5 r他是否很会安排时间?

* A- G8 G3 x, R: ~  D3 D0 X4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

( `( n& s3 h9 v8 _领导测评办公室人员的20道题目
) W& Y; k: y& d- j6 o7 a7 ]
1 }  `1 ~( F' d+ R, j5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
0 @9 B3 w2 G3 t( U
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

' h6 X- {8 I/ Y# _. Q% l能否制订新的工作制度或工作程序?

) p7 V% F% q6 D, d% F他的工作有条理吗?

! a$ i; T8 {! I, s8 G% b7．他是一个机智的人吗?

  E7 v4 }: Z  {$ v5 a/ y能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
% n6 m+ Q$ U3 k+ F1 _. j
8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
5 c$ E1 t5 A' q
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
: k, l& {/ d1 S5 Z4 c8 B
. {/ C0 l* C! N( p领导测评办公室人员的20道题目
- U  E# d% D9 Q7 F2 O/ W' y1 z
0 |- E* i" g: i& h, B9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
  O  \  i$ w0 z$ ^
当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
7 {+ R  I# B; g
3 Z# p' G" i5 X9 D( g0 k8 m11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

- x$ i0 ~8 V, `# z1 `12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

4 C2 d1 o3 U; f' x! s0 ~( v) Q2 m领导测评办公室人员的20道题目
& y3 M: y/ K* J5 ]& x  |! p
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
" H* U5 o" I$ j7 \; b& ^
+ V0 z" k0 X. Y5 J而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
, w3 b( X( z: y$ I& F
1 g% `7 T. Y, H+ C是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

8 \* C8 x' z3 i+ v' E是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
% p! b8 H% Z& R7 `4 A
15．他语言表达是否清晰?
% v! q. @* l6 U9 z4 H( e
( g; j- O4 g1 H8 X4 A能否以书面或口头方式简要汇报情况?
2 f0 k8 i9 \; s
2 J: ~. O5 Z3 f2 X' C" ^: |能否准确地传达你的指示?
1 h" m0 L$ N; D7 i, I2 m" v
  p4 n0 A; V8 e" t, X能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

% N$ J0 |) \, {+ |" {16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
' c" _! A7 }3 C, H( t- m5 e7 C
领导测评办公室人员的20道题目
* D9 `7 a6 Q+ w9 i) \- |) t
0 r$ u1 b" E4 O: d% j17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
% P; [0 u6 @; J; @5 z2 t& _/ i. Y1 a
; x  e" L) `+ k. t% q5 Q  v/ r5 f6 t( ~18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
4 o" O8 Y9 D/ c6 [6 h; |3 a
19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
$ s) Z8 F- L. `7 Z) M" I; g" F
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
3 X# d, \) P" P& h
+ r- S& X  }. O1 ?3 s启示……
3 x& w2 _2 f. x" X- f! k
9 w+ Z9 a. l, G8 w1 L3 p6 R二、加强办公室建设
2 a- |6 q" t% w
$ V5 k. b2 R0 n& f; G（一）办公室建设方向
0 ?4 \7 R! l8 G7 z  U) `  g
1、不断优化硬件和工作环境
) `) d3 M4 g, A% R0 C
2、积极推进建章立制工作
3 w# o1 X% w+ V6 F* i
- v+ O6 ~( ~2 z. V0 Q  v3、努力营造和谐人文氛围
) [8 c# m( j  }% C, Y$ T; Y
+ S& c! H1 G7 A4、大力倡导团队精神

8 h' Q# e' o, Q" `8 y0 z（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

% L' r/ [. T2 A' o; x/ P$ E; X良好的礼仪形象
1 D( [# U* t  N
9 D6 b" N+ q( ?) b良好的电话形象
3 s1 K3 s* K% E: M8 {
良好的文字形象
" B$ Q. c! f7 V6 d  ]9 N; |
8 x. n  D6 |$ j6 T良好的语言形象

二、加强办公室建设

( O, X! {# y# F( B" Q# j（三）人人争作办公室受欢迎的人员
* I% `0 n! s: F- s, E( v
9 n" n1 ~! ^% G1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
, z, H# f, ]9 c0 _: U: p8 p! j$ b
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

" D$ B) D2 k( ~7 j0 \2 q3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
+ ^4 b( r3 i4 @- ^8 O+ {
' i+ O* S, i8 \" {: a4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

4 J, b  x1 T) q3 X" h5、随时让同事知道你对他的感激；
7 k+ r: N# O- R' K' E& j+ x5 V
2 r6 T( [8 Q) A* g8 j+ _6、尊重个人隐私，公私之间分明；
- |0 P8 M- W: H3 C+ n
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
$ [0 L/ u6 R3 `- E0 K' ?6 T! D/ l1 ^& g
% k: ~) J) a- e% x  E7 u8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
; ^/ }) s/ f+ x: W+ G
1、设立会议承办部门和服务机构
; r: o; l  {% n% M8 a) q
1 I3 B2 s5 f* ]6 i: g2 c4 \6 s; T4 J1 `2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
. K. N* J  i0 \, G
（2）拟订会议议题
2 o0 C3 {+ Q2 T! s* b% v1 B
3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
; I8 c4 q; D% l% s% _+ T7 I
8 C% a$ [! {4 E  M) s（一）会议服务的基本内容

5 q* d% g& M% X9 }7 p会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

6 H3 N1 h" J% U2 I5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

& C/ U4 j/ p  ?. l4 w$ ]+ d
  H, y% N& P3 B: X: e8 _衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
" m) r( C9 G: ^( ^8 G% |
3 _' r5 Z) g" w主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~