公文是具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
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（一）公文的行文原则
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) {1 H; L, E8 W$ q- C+ M4 [* S1、依法行政的原则；) o* ?0 d; h s9 G
8 E; f: A4 F3 G1 ^+ t2、职权相符的原则；
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( x2 t9 U9 U& b8 O# q/ E3、党政分开的原则；9 Q! k6 F u8 p1 u5 a% w; h5 Z) ?6 W
* @& T8 z% Z& j' ]% f- T* X4、请示一文一事一头的原则；5 n- ^6 g6 q5 Z8 h) `
A+ \9 X5 C) h6 _/ v$ e* l. e5、逐级行文的原则。
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（二）公文的文种
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文种就是公文的种类，它是公文的名称。1 a, B# g! _3 z; i: w- c p. c; v
! z. o7 L& P( @, s; D1、请示与报告0 l9 \. t5 g h& H% S' c
8 S) i E" f+ U3 Q" F9 P
“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。
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$ x- L, V5 P/ D“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。" T# f2 c$ b7 |3 B: c" o+ R
, W, G' R: V- w2 f' {2、公告与通告) l4 n$ |) Z$ E" ]. i9 n
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“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。- m3 u/ g$ _. s# t! a$ c
3 P1 L' o& C' H- p4 C6 D p4 `) G8 h“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。
6 u8 f( x% L" X( r, v8 X8 V
6 b- F2 j" P$ z6 P' A( f: z3、决定
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“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排，奖惩有关单位及个人，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。. D* C( v7 P0 z; @: a; \. N1 ]
2 P% f. S+ z( r6 M4、通知% `" z5 ^( d. g! Q" h; p; n
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“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项，任免人员。
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7 Y T h4 p: F7 l) o' d- B5、通报0 O) C4 R! K, {' _3 |. z
; o1 F/ o% O1 }* \& ]. f“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
e4 p; L; i1 G$ M, W# X* m. t$ p5 @" S Z4 z+ X/ O- u
6、意见0 }1 e- P/ u+ e5 t ^
^" j) u/ \% t1 I$ x
“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。
; }, F2 U* b- m; S$ B) X* @9 z! V/ H# Q
7、批复/ ]' ~4 ]& R4 E& m( b* G
; r* H' R0 J/ Z" B“批复”适用于答复下级机关的请示事项。
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/ h; {6 {9 {* U$ _ ?/ i1 ]8、函+ S" F' Y/ s6 S% `; }' r/ t
6 i9 _7 B' t) u7 R5 ]. `9 n5 R/ G' \
“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请批准和答复审批事项等。
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9、会议纪要! p6 ?7 E: n( P9 {4 R6 |
8 P. ~6 W3 m! |. s, o0 w0 ~! @
“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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% D/ F! h( D7 ^: C（三）公文的格式9 D2 f& @/ E0 c4 m4 ]/ R1 g e
( {# @& G9 U! X: Z# o: d. @公文格式是人们在长期实践中逐步形成的，并由权威机关以法规形式确立下来，它既是一种约定俗成，又是必须遵守的规范。 - X6 A% |# C5 `! G% O
: f) [ j# J" E1 @' c Y" R3 e+ f4 S. d1、标题
6 t) u% ` P6 q2 ^5 S o8 o4 g. ]0 g! X4 `- X" k& b5 n
公文标题有四种：
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7 x# ]; Z, V) D% w+ |8 y⑴ 发文机关+事由（公文主题）+文种。如《中共中央关于整党的决定》。$ Y q7 {) n1 H$ G6 A
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⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。! E5 J! D( o' `; k* r
0 b- B/ C' j6 [. U9 Y5 h⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。! S+ u5 p$ u5 ^) q% {
7 @7 y7 C6 m! c! ?8 i7 Y- I9 T⑷ 文种。如公告。1 v* ]8 g) q) @
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草拟公文标题要注意的几种情况：
! y/ C* e, M. f0 R2 b. z# }. b& Q6 Z& V$ T5 O: z* [
① 公文标题一般不用标点符号。
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/ I' m f; v) I- J. f② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。
0 d7 R( j+ ^0 S8 d9 J0 r5 H4 x$ W, Q: f a1 W- H2 T. D: w! Y5 H
③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词，不能重复使用。
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8 u$ `& C) s. G' J④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。- O Z. G( s# u! I& w$ P
* e+ a' c% I% }9 g* I& |7 |5 p3 H⑤ 正确使用文种。9 Z7 W& G S" }3 k3 k
8 M2 C. C% g; c# a2、主题词
3 f' p; h) G; y9 B4 b" S; ?: L6 L! k0 w
主题词是由于公文计算机管理的需要，根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组，以便以后按公文的主题进行检索。
$ ?" F2 s( N* S) A3 t7 z% K% b( r4 g2 ^7 U7 }; U
标注主题词应注意：
* e& l+ i; J: j" Q0 x" E! Z( E
* C' ~+ P& A1 z⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别，不要与标题混同。
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⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小，从内容到形式，最多不超过7个词组。第一层是类别词，即明确属于哪个类别；第二层是类属词，是反映公文具体内容的词；第三层是文种，如通知、批复等。, U# b F' e5 P. E' `
+ G; \# Q9 u# o7 W5 b
⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可只标引类别词。5 ^+ t5 f+ S5 j) u* h0 b! i0 V0 b
! Y, }+ \9 A5 k6 c+ ]. a/ A⑷ 上报的公文，应标注上报机关主题词表所规定的主题词。9 m) h6 W+ j# ~" u6 }
; K4 v, F: @- T: s+ o4 u- ]3、签发人
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签发人是发文机关批准发文的人。( B5 v5 I( A$ m, T) q: l, z
) I R/ W9 G# W9 R
4、成文时间) n! i9 O$ q/ m8 I2 m9 w' n
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成文时间就是文件生效的时间（有的公文如法律、法规的执行时间另有规定），一般就是公文的签发日期，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发，时间超过20天的，成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。
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M0 ~* }, R4 h# N) R, t" \" D行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写，如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。3 n* L [9 W7 A Z+ F
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5、抄送机关7 y" l- C6 w0 r$ K0 q, q# }! _7 r
0 w: X) C6 n& D抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题：) T) M. l8 @- V
2 a4 m# e' G; @9 e* _4 O A⑴ 特殊情况越级行文，应当抄送越过的上级机关。7 w6 Q3 T1 ?% w$ {8 W
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⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
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/ f3 K( a w) \5 c( f, Y( N⑶ 抄送机关排列顺序为：党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。- S! v: i h' Y
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⑷ 抄送机关不分上级或下级，一律用抄送，不分“抄报”、“抄送”。
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⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件，然后自己又成为接受者，这就是自己给自己行文。0 ~; m) K! ], k; l( E1 f$ U
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