九段秘书区别

一段：发通知
7 t2 {  j+ E% ^4 m. y$ W用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议

二段：抓落实
- Y- x% Z( d( B# O发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到

三段：重检查
$ ?3 l$ r- W$ z/ e3 N发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间

% r) V* E# y# v" f9 B四段：勤准备
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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% E3 F0 {' {3 D, ?0 ]五段：细准备
6 i9 y" p0 X3 _0 p, _, q& M发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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9 _% _4 V- b$ A, |8 p1 j2 v六段：做记录
4 V/ u+ _- s& ^  Q' ?' f发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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; H4 r" H. x' d1 p6 m. f* E- \七段：发记录
7 U0 }6 P4 G1 }会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员

; W# n# O  B( Q1 ]: o+ K八段：定责任
: o4 g, K2 t! _; i/ S& J& u将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程
% E4 w: N7 @( m$ E+ `把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系