一段：发通知# a: T( k/ v: [1 ?( V& @
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议7 _6 T# z% F2 p" @1 r% R
# K1 D: G0 U/ e0 O二段：抓落实6 F3 R3 T: W: b. F9 X8 U
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查5 T. l. O$ i2 d
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间, U6 x! e2 m( v. }# |8 _! f2 V- w
, G: K% ^) k! r, Z
四段：勤准备
" p! B1 n- x5 e7 c2 J3 U* k" ?发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备
; q+ a1 @0 A. }( w. W/ ~发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）( j9 w2 i5 D+ M! G! {. x
, U/ N- Q, K; k六段：做记录
* H' S f1 @! t1 M, }发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）7 l/ R; B% S5 e$ e9 P
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七段：发记录, J) f3 ]7 W. d
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员 S" O+ s5 R) I- K7 g( L
: u9 i6 {! K( X, B2 u: I八段：定责任
F; B+ s- Y# b. k/ q$ [0 `" ~, v5 k将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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; ~5 c: V+ v7 j7 Y/ }九段：做流程
7 }. L' V' v4 N! g# N# q+ V把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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