一段：发通知6 E% t- m3 v* B# d. U+ {- t2 V
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议+ f7 x: b9 ^0 B
0 C& P4 a6 |: G' [二段：抓落实
" y1 F& l1 W7 C6 F v发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到$ v e0 J! K- k5 |3 v
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三段：重检查
9 S! R. B+ e. F, v$ G发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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3 N& b2 N3 Y( k" {四段：勤准备! |' B+ E( U7 k; r5 J3 e( v
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议. j5 w6 Z* N* x8 O" t% L+ i! W
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五段：细准备
7 u* M5 @; j, N1 x6 o发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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; v) T4 h! V; S: s9 T; |& {六段：做记录. _) t$ B( i( a; j) j; Z- K* k8 C h
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
* r: {9 D9 a6 o$ x会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任
; f2 y- Y3 Y+ d1 [将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理7 h6 L; B0 Y# t* d! I0 @
# m; h& H# ^" M/ ~, n j" T九段：做流程
9 A1 P5 E9 r/ p# K* y* C把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系& l+ D$ I6 g% F* L- V8 p
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