如何提高工作效率——加强时间管理

一、“时间管理”的重要性

/ [1 [: W& b# |" w大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。
3 ]* g" W( @3 n8 s0 F( f4 x% z
二、时间管理的误区
' Y% o" d( ^. c+ d3 w& V. `" ~
我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。
0 g' F  D$ a8 w
0 j3 c' V7 C  R- G" J" N8 z误区之一：工作缺乏计划
) @3 G" J( D" _; d9 p$ s
% K4 e& P, r; L+ t查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是由于李爱菲的那数句真言。

5 v2 G; c! o/ T, D& t9 J: J尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：
+ b1 v) t0 H% {) B6 ~1 f
+ Q  G2 m9 r& ]/ G1 u/ [( D* d# k1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；

' M$ \( P  F* ~% @2、不做计划也能获得实效；
# \! X1 j( t3 H6 @. Y2 V6 [) ~
3、不了解做计划的好处；

4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；
% q) T$ |4 i( e, H1 w  k
, |! C  G- N9 {; @# {' r' f5、不知如何做计划。

* u$ i: w4 _; _+ V( ^+ q我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下：

1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？
6 x: m1 v& `5 z+ y& E" t
$ g  Z, e) K1 b% w/ T( W/ K2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。
6 Z& r( U4 v3 j% j8 z7 v3 X$ S5 _
3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。

' n* l  [% I% U, Q1 k0 R- v8 t综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：
8 O4 }# w# T7 L3 y
4 E' r# N! o7 V# X( ?1、目标不明确；

8 Z6 F+ k) ]. r8 V* c! W2、没有进行工作归类的习惯；
) {. M8 T+ b% Y5 h! E1 {
3、缺乏做事轻重缓急的顺序；

3 V: L$ i( ?( O4、没有时间分配的原则。
3 u3 x5 @, }6 ^. h& Z6 [/ f. e
误区之二：组织工作不当
9 v1 O% P8 L$ o+ D
组织工作不当的主要体现在以下几个方面：

*职责权限不清，工作内容重复；

*“事必躬亲，亲力而为”；

; ]. ~" n+ {) N1 o8 }*沟通不良；
" i2 g1 [" i+ J5 m
*工作时断时续；

. ?8 r/ z4 F9 ~3 |9 t( H( {! j首先，学会如何接受请托：对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务给予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。

  ^! F( h5 B7 i- L- t, D) ^倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。
$ H5 j% d# c! s, x4 U) T
9 q* @& Y9 e$ i. V' U! _所以在我们接受请托之前不妨先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受它，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。
' |- _: J( J% |; a
其次，学会利用资源。对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员等等。

" n7 X( L+ C" i9 Y1 Z* }对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
# c. `0 p/ z. `! I) }8 P
1、担心部属做错事；
$ V3 _# S! a3 A
2、担心下属表现太好；
- s' h' ], q+ G
3、担心丧失对下属的控制；
( x8 a6 R: Q% {" [" ?, A
4、不愿意放弃得心应手的工作；

5、找不到合适的下属授权。

2 f7 a3 B7 z# T. a9 l, G其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。

误区三：时间控制不够

; F* F' q! M' P7 a我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱：

7 N. f: d1 O  x+ M1、习惯拖延时间；

2、不擅处理不速之客的打扰；
: u8 _7 P0 D9 [; f. G4 t% T5 R) D
1 g7 N" H. H8 v0 q; i3、不擅处理无端电话的打扰；

/ J! G8 j6 H* j4 a' ?7 [4、泛滥的“会议病”困扰。

不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！
6 h2 F9 }# D- p$ F% f5 V7 h
误区四：整理整顿不足
3 G- m" b  {. R" d% s
4 m7 j9 M; E/ Y4 z1 ?8 r办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”：“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”：“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”
5 ?8 D! q% X! G& V7 g9 |& ~) G4 b
) y4 J% y5 F9 J  O当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？
4 K, v+ G7 b9 f, F- P  H
3 S" d) k$ ^: L0 {2 v( Y  j误区五：进取意识不强

我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：
1 ~' {: i. q+ t; h: c
$ p! C* t: z' `5 K: T& r*个人的消极态度；
5 l  Q# `: C3 Q0 z" M' F1 I4 M) v
: P3 e3 ^: P) c# s+ ^*做事拖拉，找借口不干工作；

*唏嘘不已，做白日梦；

' s2 t" \0 g* f*工作中闲聊。
& u- Z4 O: l. e# L+ O
如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！

7 t' Z0 ]! ~: E$ [* U好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记住“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：

昨天是一张已被注销的支票，
1 E4 ~3 g7 u; E( a8 F# F
明天是一张尚未到期的本票，
' s3 U/ R/ v. S6 H) u9 q7 e0 }( R
今天则是随时可运用的现金。请善用它！