如何提高工作效率——加强时间管理

一、“时间管理”的重要性

大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。

& ?2 E9 W& M6 [* j( P5 a二、时间管理的误区

我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。
- h0 j' \" y) D1 R
误区之一：工作缺乏计划
9 \7 Z% N+ p, Z1 S! l$ T
) z5 s: w, j" l8 z4 G$ V* w查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是由于李爱菲的那数句真言。
- L2 `/ |, y& }+ R" X' S
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：

1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；

- U( n: I* i9 h- d2、不做计划也能获得实效；
# @; g; M! G2 Z9 b: S
3、不了解做计划的好处；

4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；
: d( L+ f; G5 i: k' H
% o$ @7 Y: `- m1 r% R! r, Y5、不知如何做计划。

: _4 A2 f4 j' ~我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下：

1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？
& f/ ]+ |( s' u" A
2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。
# q3 M% Q+ m& }( y
3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。

综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：

2 z' m8 r0 l" p! Q: x$ v1、目标不明确；
! [, Y* V: x3 ?# I" Q5 m
2、没有进行工作归类的习惯；
) U/ u6 y  w; I- D3 J6 M
3、缺乏做事轻重缓急的顺序；
! {. O7 c7 Z9 v% A, u( L. l% P: \
4、没有时间分配的原则。

+ ]% b8 R" T0 i0 e& B9 D误区之二：组织工作不当

组织工作不当的主要体现在以下几个方面：
, f1 X& q' U7 h6 w
*职责权限不清，工作内容重复；
4 T) w# a- r! N) t- Z
6 @5 T* [; \  Y2 x/ ?1 R*“事必躬亲，亲力而为”；

*沟通不良；
  Z+ Y; d( D. X3 U$ X
% v/ m# w' e( _1 w, U*工作时断时续；
4 v, }* f4 k  [* m! O( Z0 K
$ l6 q6 O" ^: z- A3 V8 D; {首先，学会如何接受请托：对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务给予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。
: d5 z9 f0 I; k' x8 ]
! C2 i  e9 R  G8 c( ?3 P倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。

所以在我们接受请托之前不妨先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受它，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。
) q% {+ N. s8 O/ d
其次，学会利用资源。对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员等等。
. S4 a( E! p  H7 p# ~. h
对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
: j3 x/ ~8 Y2 J! g3 z* X
1、担心部属做错事；
4 P9 }7 L1 T) a; e: }  q9 h5 x
- X2 A/ r' j3 e0 k2、担心下属表现太好；
6 H5 D& v- w6 w1 G+ h4 k* Q
/ |' d, m* s% z$ T1 ~8 g3 u. V0 Q3、担心丧失对下属的控制；
0 {6 \0 I1 ?( c4 X: s; O
3 O; _# u, o7 {* }$ e7 E$ I5 e$ {; s7 D4、不愿意放弃得心应手的工作；
; ~# f7 K. A8 G& q
5、找不到合适的下属授权。
( z1 Y, d+ L2 t7 q" b$ f3 l
2 i3 A' u. X0 q* C9 w其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。

* R0 M7 q. Z3 j% X9 ]3 w误区三：时间控制不够
7 B7 K, K% E! v; i) E7 Q5 y" |  ~7 Y
2 b, Y* {0 ?* R4 a: q我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱：
( t+ d9 R3 r7 ^/ y+ ^
1、习惯拖延时间；

( r7 i" Q2 m: c8 A+ t2、不擅处理不速之客的打扰；

+ e& L* b5 Q$ A4 I3、不擅处理无端电话的打扰；
5 L' V; e4 T3 _- G! s7 S
4、泛滥的“会议病”困扰。

) _4 ^( V. B' v1 M9 V0 {1 C不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！

误区四：整理整顿不足
4 [" |: s, S5 O* _# y8 N3 M
/ W. n$ f8 r& N办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”：“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”：“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”

当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？

误区五：进取意识不强

/ w% Q5 |6 S& h9 p. s) p9 H我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：

$ q+ y4 h$ x* ?: l1 E*个人的消极态度；
6 l( W; R6 i  ~7 Z0 g: t
8 l' X, W" ]) A4 D% K*做事拖拉，找借口不干工作；

: m" Z! F( r5 e: F! P. T+ w1 P  I  E*唏嘘不已，做白日梦；

9 D% \% [. a" F( l2 U  ^*工作中闲聊。

: R) U# Y4 |9 d1 ~9 }如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！

  `% h; R# u4 C$ L8 ?; z好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记住“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：

9 l1 i( c' n; K# u- [% y) {0 r6 f昨天是一张已被注销的支票，

明天是一张尚未到期的本票，

& g6 d. u$ P1 z4 }+ @' r今天则是随时可运用的现金。请善用它！