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( |. z; F; `6 x, M, v# Y4 {
mso-font-kerning:0pt">2012 H U! D! @) ?! Z# A& ]8 ^font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 - @3 s4 @* G) n8 z. x1 @3 l7 ]1 F
* J8 B' e7 _$ F2 Z7 N$ G/ I+ y4 _2 |$ X6 q; A+ s+ tfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容6 F7 y o6 u$ l; Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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8 t. Z; `+ v" y, v+ e1 P; z& ?3 f' b; r' F! f, _mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。- t( |1 X2 E; z4 K$ C3 Q" Y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
+ N+ S- t4 _9 H& f( W: n0 b1 R! A! R3 B2 y% m
6 K9 ~9 @9 C$ D0 P1 n) O0 b: dmso-font-kerning:0pt">1. " k! R4 x. {& J9 h8 D% Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 # Y' D$ w2 e2 T8 k+ }7 v/ J
3 [$ B w) _6 O. S, w! P* e/ ~( E# a* ^6 x' o- Nmso-font-kerning:0pt">2. , Q6 C3 S* G7 C6 d( p) L
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。' Y3 Q4 d& R, q# {color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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: T4 r# d5 J4 u* V8 @0 A2 Gmso-font-kerning:0pt">1. 9 M- p. e0 `; `0 O( P$ C8 t8 v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 8 {. }+ }+ p0 n: d. R
) Z/ r3 M; k7 `6 }0 p0 X Q/ h" k' v0 C! p. Dmso-font-kerning:0pt">2. 7 Z P3 K# p0 _: W, K) }4 `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 G6 s9 k1 X G
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. R$ v7 q% u- [1 {' o3 [' Omso-font-kerning:0pt">3. 8 G0 d( X5 H" H! {8 L. s
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 & p8 \! M4 O- q% a+ W8 y9 m
: f1 W. P, D3 s# o2 w* v9 N& w4 g( B% @5 Y L# Q8 m3 H0 H7 g9 W
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;- x7 P2 Q) h. ^# @2 M# R) t) t
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。1 Y% I. r9 V; n1 ^: t4 j
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9 |0 \5 _% T1 u0 A) t' ^! z2 h* r/ v7 H8 V$ W0 Y- W+ [mso-font-kerning:0pt">1. % z5 \8 Y9 ]; _/ y, k, o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 # M) \" z- Q/ n' d p
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; A9 E, D. r: W: }9 b" k. d( L- nmso-font-kerning:0pt">2. " T7 @3 |6 ]/ c
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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/ J6 J* k1 M0 p' p( P# p5 R( N* I6 u9 a3 D! U8 {: x! o! Dmso-font-kerning:0pt">3. 7 @2 K( O1 A6 G5 Q9 C% M- b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 / S% X3 ]' h" o3 j* y
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。# ]9 c. ~! R. o& u5 Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! u* f6 I7 h. z, X; B- D; ]
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mso-font-kerning:0pt">1. $ ?0 w ?: }# C' T( C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 / [( i' v- V8 W# h% q- \
1 j; C# B# t, g0 k- Q# ^* w) k2 `/ N( w3 ^! w8 F: n' Smso-font-kerning:0pt">2. ' U' h# ?. t. L+ p& n. y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ) ?! v4 v. w: x
! p0 S8 ~ { ]9 @& G. g: f4 T, h3 X; z- [
mso-font-kerning:0pt">3. 4 q- ?: w4 t4 ?7 A* |$ f3 I" E# f' i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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3 X& V0 Q! R9 n" I3 u8 J% ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。8 V1 }9 Q7 \ {+ U" W
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> 7 W6 Z) _5 P B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考) `7 O4 @/ P+ _ _ }2 }: \4 b5 X* ]
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> Z6 t1 a( H( ^2 x3 P' Q
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
; }, v" n9 }' r0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
8 V$ |5 a9 N, d% ~AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 1 C& y6 R) y( z
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
: `' f, V0 J: q3 t' I& B2 Q5 z. fAR-SA">） | 
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