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mso-font-kerning:0pt">2012 " m* c6 b2 b( n0 B
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 0 p2 D$ |5 u& A a9 M& L* v! |% x
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/ u4 D8 E' }6 l* ?) Q% l. o6 zfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容0 a9 w* D1 g9 m3 a8 P# z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : ^4 |6 |! A X. z4 l! A
5 K# d+ y2 G s% h/ f& w# K$ J& E
& u4 d3 A- Y2 F# `8 {% D4 Bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。! \1 ~/ C1 O0 T: |color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 R2 B- G% M1 a# f& }
: Y$ b7 o& W; a
' q9 N ?5 I$ w. c F9 E7 emso-font-kerning:0pt">1. / K6 w/ K3 P/ P, [" K1 d9 k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 - C$ C. J3 o6 O# I' Z5 I, A2 f% ?
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mso-font-kerning:0pt">2. - L2 S: l1 v0 v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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2 Z3 L- a/ L4 ~# L, ~' O6 P* Z* n5 z) o2 X! omso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。& \) M1 ~0 B- G: {' G( W6 @+ a
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. + I: M, F4 x9 M, r5 \/ a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 & [# J1 S2 N, c4 k9 p. C- s
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mso-font-kerning:0pt">2. $ N3 ]/ S6 ?" k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 2 J0 m: ^- B; [+ Z8 b- s* d
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5 D' F6 a* U# Z% f4 @; Cmso-font-kerning:0pt">3. 9 S, `5 u7 d& j) }7 J: [宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 3 R2 O. x& P% ]( P. V( a5 ?
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
3 L# f; U+ f4 M9 n" x/ Y% ~+ f- ]color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。( D" W% Y1 }: n2 Y7 |& N
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) W+ ^" T W. K; h3 K N; K1 Y- Q l% R, \" ]mso-font-kerning:0pt">1. ( y9 l% W+ y$ [9 ^7 \" o+ g- w( a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 : `8 s2 L' I! ]& D) o1 Y; \
7 d9 b9 E; q1 s3 n; J* W3 W( P. D' a. P% c* F2 s @mso-font-kerning:0pt">2. 6 d* Q. F: q5 Y/ _! l+ g; b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 0 T2 q z( ~, Y
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/ L2 V' P4 H5 h5 @7 J5 [8 Gmso-font-kerning:0pt">3. d0 c" X- m" N% u0 |9 Q3 n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 S7 m( a l6 T! [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 8 B9 V1 t. s3 Q! `) J8 P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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; ?$ t6 H" r$ m0 T. Omso-font-kerning:0pt">2. ' T, \# U4 n7 G/ I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 , f- d! n* z& C( v; l0 t3 Y
% o9 C& }: B$ q( y; w- e |4 c+ m" C* S
mso-font-kerning:0pt">3. $ ^" k X! Z! s9 G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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5 Y9 Z: ?" m. e. l4 m/ V2 p- R9 J2 j! a7 m1 fmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 L0 \% {2 r# B* Y1 C' Xcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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. E# Y8 i$ _0 M' c+ f1 A+ M5 A( j- Y
mso-font-kerning:0pt"> 5 i! O" n; s: G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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$ l$ p, R1 H# ^2 b7 e* Z5 ? f6 e- q+ w. E' ?9 m Wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考5 O2 |- I- N+ e: scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + V( ~3 i! k; Q3 E9 h" p+ d
3 @6 c- {0 k2 {! B4 g! C, E6 Y5 I6 z& S* C- P) P3 O i
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:9 r3 w/ @1 _, W" w6 |5 B
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 & l/ D3 `4 s% p- ~; I8 C. C( ^
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:+ {1 Y* M# L! g: O5 | V4 x
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ( R2 D6 i# b$ i+ Mcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
( O8 U: x; h1 Y, c' h5 UAR-SA">） | 
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