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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 9 i0 X- H9 o, U- c& u2 E
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8 W# y! G; L4 c一、会议记录3要素 3 p1 M# V( o! H
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1、准备工作细致到位（前期） 2 L6 w8 [/ }; y1 B" G
5 E4 J$ V4 a" H4 b( J! I 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 % U: V$ O' a- d ~: E! X' n5 `7 t6 _: X
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决议等做到心中有数。 3 e- n. v7 x+ d7 k( c4 `
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 8 y2 [: D6 C8 Y4 c( k. N
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2、记录完整真实 : `' W) t' o) x
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 1 }8 j( c) n) R! D- @0 h
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3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 2 N5 y. X% g7 q! P0 y! `5 w
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一是对记录内容查漏补缺；
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； " y a& S |, o; j S) f v
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 / Z8 h) h# C+ x' @: U# j
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5 s% J" U( W; N& g& w( C {4 p二、电子邮件4提示
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$ ]4 w/ E6 z( p4 U 1、信箱名称 9 q2 v" Z6 J6 i! M4 s {7 K
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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+ m# `5 M( ^' W# N- F! P2、邮件标题 + Q% @/ y/ Q. T( C
* Z8 o6 f& B2 j4 i1 l' v 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 4 r; C, y# y4 {, f
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3、邮件正文 2 B9 {! h: B! ?
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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0 {0 V/ \/ w% u: Y! z3 o. B" ?行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
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+ V2 \% Y; l1 A( `4、邮件附件
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名称清晰规范，注意反复核查。
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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; R) \2 v8 e |9 r/ v7 {( j" i提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 % p/ @( y# W9 X
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0 l& T3 }3 d# t! n9 G三、负分公文5宗罪
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7 o+ N2 ^' U# N/ s4 P. a为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 * e Z7 W! N5 b) I% o; e' |- x3 j
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1.文种选择错误
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* u" j5 |$ h- J8 |/ i) _ 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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7 H) B, k6 _) {. ?( V$ O公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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（1）文种选择的重要性 ) {$ A M9 ?* k# ?
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- R0 i7 _9 |7 m在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 # J) L9 x3 ]8 O% W
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 # q) {, p& b! ?) j0 |2 }; D
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（2）常见错误例子
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a.错乱 9 O2 z) G( |4 c3 E( L: E# I3 ^
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如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 % p! g; h% U. G f
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b.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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c.非法 ' X* D# c$ F4 ^1 V# H
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/ _6 R. r/ b+ I1 `8 P& @5 o超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 ) n8 P( Y, @# z" \+ q
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: t& ~: \. [; `& ^2 Y! [$ x2 x9 \d.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 " X; W8 j3 L G5 Q
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/ p9 p( h+ k( m. d# [7 B( H2.重要信息重复或者失误 5 ^1 C" w; L! i* z
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, t: k7 \( A( C8 ]# o& V “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 & a2 w# M0 @, c4 G7 [1 k& ~
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3.核心词汇使用混乱
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' J y2 L6 J/ X2 q: ^' R蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 , s# m* i6 @: E0 t8 R4 w
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4.内容冗长，关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 ' L) X/ L7 E9 q' J% l
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5.修饰性词语贫乏单调
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, p2 z& ?3 |/ j2 d8 V 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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3 R) @! t6 g# S- {4 X' _: E四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! * }: d0 p9 y) f! D7 Y$ d$ H3 s
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提升卡
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