负分公文5宗罪

众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。

- d, y; i8 v) I8 v P. D

# M! B8 r& _* k# c) R
; h. ] p% [7 p

: Q7 X7 T& H, {- x7 `$ J- q/ m

一、会议记录3要素

* ?; ^9 T f8 g# Z I0 q

1、准备工作细致到位（前期）

# M7 M5 S, g! u: V% ~% f0 ~ ^7 n& A4 |, F/ H% e' V; n

      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议

决议等做到心中有数。

" T: \5 X1 {7 S+ I( {5 L. R

      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。

8 a$ a$ p( k3 {) _$ G3 M) B* \9 b9 Y

      记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。

2、记录完整真实

! B \% Y$ J& s7 S' n+ K 0 m/ z* w7 o# U" k

      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。

      # B' k6 x8 n3 \& V7 A/ i. R真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。

3 c. i& t# B+ N& I0 r

 3、整理准确及时

- Q$ V: E, T, N+ [% ^3 M8 F

      会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

; N+ ~/ ]- G) r

      一是对记录内容查漏补缺；

6 U3 @& m+ f! M( j2 N3 w8 c ) W& x4 w8 K: @6 A

      二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；

      8 \2 v; @# R3 `% t7 p三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。

 

4 u: Y& m E$ A+ L& D' U

二、电子邮件4提示

 1、信箱名称

       首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

+ E. Y4 d& n7 ^

 

8 A3 l, C+ @& ~

2、邮件标题 

, Z. k6 i' _1 l/ c9 [! L9 N! |! m

       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。

/ V( o. P0 a+ K- w1 f1 E 4 s* T7 X9 C- P, Z

      

 3、邮件正文 

       + v$ e" k! P2 g8 u1 B$ g3 \邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

( e5 j/ F0 c2 O) `- H 1 C2 {# J5 L3 T) E% H) @+ v

       行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。

1 m! R, k9 O7 p }

 

2 G( F+ X8 I( a/ |( h 4 V" e# i1 O4 n

4、邮件附件

       5 F4 }7 c. @) |) P" x# D名称清晰规范，注意反复核查。

$ z! K8 _6 l/ |$ v; g . a1 j8 d8 {5 m9 ]: a8 ]- q

       注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

# ]' F) w: o$ ]& x% A1 q/ X ) }8 ]/ r/ r( p* m( `6 ]0 p7 s

       J ^3 s( z3 K. l1 i3 G4 B8 e提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。

2 f% h8 Z7 c# v

 

: f$ ^: V: O5 O# K: e7 @7 K: }" _

 

4 I8 [# }" L$ [2 _ $ d& ]" J0 s: b* E/ \; `

三、负分公文5宗罪 

) A+ v5 ^% b% n

, ]$ {" |$ X" o/ I9 e

为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 

4 }1 p" t& ~: X2 t5 w ' _4 g8 F9 H2 u4 w

1.文种选择错误

. F M% H; B) N& e6 e

       公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。

/ K; y/ [0 q1 V+ O% [ P

       公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 

# Y" \( k! I+ Q. A4 Z' k- t( T

   （1）文种选择的重要性

& D# z+ v6 H# Y* \ a8 l# ]6 X ) M( p; k1 x( G; h) y+ k

       $ h6 [' b5 }% g/ j* q( J7 Y- G# W7 m在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

8 R4 W' {! d7 F

       k; c, \* b* h& x公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

. j6 H3 i+ e& C6 _9 Y2 ]3 t

   （2）常见错误例子

        a.错乱

& w) V! f. M3 R% @2 y 8 Y5 h/ ?8 L* E, F6 z

        如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。

4 L1 T- R, L& r$ ?1 n7 O

        b.缺失

# R3 C0 U9 w! H0 ~8 A5 x2 e 3 u! |# U/ B# i# B2 C

       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。

        c.非法

       超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

        {+ D1 O i5 H& M+ G* Z, Ld.重叠

% `" @5 ^; B" A$ O o

       故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。

3 Q* b) ~9 S, {7 Z8 Y& O* b. q9 e

 

/ X. |6 V: `' f, z5 E! P

2.重要信息重复或者失误

       ) ~+ K: D! x$ S2 ? “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。

# S6 f6 R, f- K3 S

 

! C$ `! q: V1 [) r) c

3.核心词汇使用混乱 

; f# q) F" \; ^

       5 f0 P7 K+ ~# |8 V% ~8 Y; a! ?蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

4 M- M2 C* k1 [& Q3 @

 

5 U* Y# Y9 H* @3 O5 f- Q# v4 w: X$ F" D

4.内容冗长，关键信息严重滞后

U) T& r. O( l" H2 m' ^

       特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。

/ p3 l, v4 J7 p# T: S

 

9 I- `1 e! J/ P% E % O6 P S& Y9 y1 F7 u/ l# D

5.修饰性词语贫乏单调

# g) ~. T% X/ ~% w: f) {. }

       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。

4 k$ o' B1 {2 A B1 A

 

/ \( W: M; g6 a9 w$ X3 | ( M1 C' p# I ?; D

四、结语

. E$ x7 b/ b# S7 x* H

       7 n) E! B# [. y" j; E& _8 K希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!