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: \4 Q2 B) @% x5 |; t5 t 一.总则
, X: [8 o: M6 K( `8 D3 w* R- f 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 & v% e; F5 C! V& w* z7 x# N) L& Q
本办法适用于全公司各部门。
/ o( K: G0 L* U) R w! L' N1 G 二.对外接待范围
9 r$ G" f$ O2 C" p% R* J( K 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 $ ^+ h& P4 ]2 R+ }/ x
接待的对象分为内宾和外宾。 - e1 B$ m' w" m8 ? F5 N
三.对外接待部门 ; b4 h" h# m0 Q7 [: F
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 # {0 f b5 H6 f4 Z E
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
, @& a! i2 _- [4 D8 ~7 Y 四.对外接待原则
2 ?/ E% i8 `2 c0 T 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 6 k* @4 Z J+ N* ]; I! {
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
: |5 T# g6 z$ |! A& ^, X/ f9 l3 H 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
) k# j- l8 v: P% H' u5 C0 S: E 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 " D; [9 l1 r: R' q( N: ~
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 4 X E; b) y7 u& v0 L1 _8 Z+ e
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
7 T. q* Q7 w! U9 g; E 五.接待规格的确定。 4 c5 V$ U. {) c4 l4 S$ ~) |
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 , M- F" ? r( r+ r: J `6 Q
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
3 l3 d8 a3 R5 t0 [5 M 六.接待礼仪 % f1 }: o% t4 K7 U f, X
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
1 c% V( s! u( T) A* Z/ J% x 2.接待：主动起迎，问明来意。
; I9 B+ X* s% H. s, k 3.安排交谈地点：
& F+ I, L( E9 L9 R$ U ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； , i2 Q" }& `$ u$ c* _
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 3 H, k" [% I6 X) B; Z9 e
⑶切忌让客人久候而无人问津。
; p0 v1 \* Y+ n ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 9 ?' `: j8 ^8 [$ ^ W Q
七.引见。
* ~2 O T# o. g1 f+ D. k! k/ q 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
: n0 a l, ^ I' P- ]( F& v 引见顺序； 6 d$ s1 F- W( ~$ v
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
, b# d" x- F3 B ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
9 R! A1 V% S% ~ E1 p ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
- _( b& g* k! @ ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
Y- A9 h+ }# h. X1 q 八.行路。
( G! B8 }) w4 L5 K' q8 ~ 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
' P- w O3 p8 M 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
, c' U- k O+ j6 \ l/ e+ @ 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
* c1 e: O6 K$ G8 o9 D- z 九.其他。
& V# {) o" I7 N/ M 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； : i! i' t3 \5 J+ l5 v% D
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
0 }) X8 k2 g! Y A' Q 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 3 u3 \8 f8 ^$ a6 m) g `
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
* O' I1 C c) B ㈠接待内宾。 # J4 |+ j: _, T9 |" A3 b
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 5 V( t) R: N6 T; b8 |0 G
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
\7 {. R0 ^9 _0 |3 _3 C 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
; q _" E3 o0 f* X 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 4 x1 S; a5 N* ?% T1 l% }7 H% A5 p
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 7 O6 [+ O1 e U2 |$ E9 i9 T
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
* I( h, B& ]7 Z- f! r7 q 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 9 q( `2 N8 M. I5 A( ~+ w
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 4 l" g; x: r5 [) F* ~/ @6 w
㈡接待来宾。
2 v, `1 S4 L1 R+ \3 L& ~- ^ 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： * F7 \" t D% o% _
迎送。 0 S3 T3 W, m9 H0 W* l
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
" U5 e2 W: m3 E& f7 y2 j% ]+ _ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
" {) h0 ~1 x+ G/ d- i6 g7 G- H% P 会见会谈。
' g% z# F9 `' W8 @5 K9 g" C' l 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
" |% c3 z2 M# |4 }0 ]- {0 J+ Y5 @6 S 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
3 s8 P9 M& `' }! d: O* Q 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
: j! y& M. x! R 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 ; G& B! E) A) D J0 F9 |; ]% ^
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
; F3 ^2 _1 h% N: _8 Y; J1 X1 P9 ^ 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 # a1 r" |& w# s9 e. d6 B
宴请。
+ K5 k9 f# G) r) T( a m9 W4 U3 A9 { A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 & m8 }) r' | R
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 + L4 b2 ~: B! k+ W' ]% [& \
文艺晚会。
9 d1 W7 h8 n6 n% X! }! x( w+ j 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 9 j8 Q: x7 d3 U1 Q' ~) F- b1 b4 E0 z
参观游览。 + w, C/ J# m& y
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 1 V$ `. z) T0 o$ v3 n: C
接待标准 - c3 W; v, ^" C/ w- [- V, T- D
⑴用餐标准。
0 x I$ Q4 c4 f. ^- z 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 4 a7 Y; Z- p9 F! [+ P
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 4 |0 v, q2 ~) |# h
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
. X1 l/ J" X" k4 y 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 & K& i; f4 S2 Z# F. o
5、常客 员工标准 2 o* Z [) ~7 K
(2)住宿安排。
j+ F7 H1 J9 l& _5 u+ c8 g3 s 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
/ D% M' [/ a0 X5 G* _; P; ^ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 3 p6 q$ o: a3 o( h
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。: V* \2 k8 x6 E" P) H- t
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