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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
- ^* }) X" D4 Z7 j g! O: f 做会议记录，写着写着笔没水了；
/ C- w) n O- P4 r5 U 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； $ k7 p- U# G/ m' J- l6 M
用胶水时，找不到刷子；
+ e* C" r4 q& U% `# I) d6 B; }; ~0 c 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
: g) P( i( J* \" A' q9 n 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 3 P T$ T) x5 T1 [/ r+ w3 [3 O
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
2 I' }% Z4 P2 H( Z$ p 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 m" p5 w: D% E; f 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 i) p2 M. b W3 [5 ~* |
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 @8 a0 ^. X& M3 S" M6 ~/ i) d( E 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
3 e/ [0 ]9 u$ Z 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 8 d* u( I- b- s2 x: t: o
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 2 g/ A4 y7 [. r4 l
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
6 E& u9 a; ^- [+ Q 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 " l8 a3 h: w& i' A! h& j
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 , z6 x) u K" l- \9 F" h$ L: z2 ~4 W
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： * G n" A) H1 T% V
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 * W& L# }1 `" d% Y5 V. H
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 7 J/ w S& f) \& m* ` k7 K5 m
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 7 ?# l* y: |& w" L
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
4 ]$ B4 E( @3 x 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
( Z0 E6 g: g9 _) v 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
9 l3 u6 \6 I; P% U9 { 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
/ o! R: c2 |% F% r 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& z. J) o$ G4 \* [% G* S$ A- X 9、与本职工作有关的表格。 5 [% p1 H9 m6 _6 a8 t
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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