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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
+ X" D7 r5 O4 P- k) S0 @8 P 做会议记录，写着写着笔没水了； / D" u, F3 [) w( O! _3 C! S) [
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
. J% T7 B* a/ i8 @1 X+ y7 Q* ]7 o 用胶水时，找不到刷子；
2 W- C0 O7 L' t) n 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
; m# A- N2 X0 I 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ! R+ p% i4 Y9 Y+ l* H
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
" z- I1 X1 n ? b) |' F 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
8 R3 s) k0 p# ?, p! }8 g 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
+ _9 \1 ]! c' Y6 N: ^ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 0 }: V5 R2 x: l" s1 e3 z! E) _
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
+ |4 ], R, F" T/ s 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
$ n Q2 @" W1 A7 D; } j 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 4 Z6 k! J# c0 v! h# Z
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
! A! t+ z# j' ?2 _2 |# m 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 |- o# A% D2 ]5 V+ I) m7 t4 m 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
0 o, \# W$ F0 @+ { 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
+ m6 g9 Y9 |' |9 y5 r 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
1 v; e+ D% f4 N' R( F1 ` 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
( O4 w3 p: u$ _; n' K 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 % X j' J9 Q# c+ ]8 G N3 J
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
* H4 m7 C! ^* A& Z u3 G 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 4 J0 A0 x7 w* ?' T2 X1 C, Z
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
# t: ~; Q0 `3 k$ X, F0 y 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
/ \7 A8 q3 B2 _: E3 a 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
; S: d3 D) N$ z2 y) P! y( m) I 9、与本职工作有关的表格。
, X" R. Q& }: \9 t1 o, M 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。" B" r5 w. @5 z! O2 |$ i1 y& Z
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