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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
% x$ `, A$ M R5 X4 Q 做会议记录，写着写着笔没水了；
- K$ n% N* T! z/ g' p 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
9 Y: `- w& A3 ?8 e- Q5 _ n 用胶水时，找不到刷子； 8 m& D# i. n, v) Z
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 0 D; \/ T* t- J: @: E
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
0 j8 w" d3 k1 S, O 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
2 }# |0 \/ U5 W; Z 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
8 A0 L) T: c( B8 \' J# l- f2 S( G 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
8 I/ @0 F4 n5 [ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 # f- \7 v+ D5 t {0 h
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 # r, G" P g1 C- b
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 - n. v" _) ?$ o6 Z" S
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
, O. m; Q- i0 ~ f4 [% y h, A. F4 o5 O 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 ]5 [0 S' t" ~& g% o% F
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
: v( I1 {/ |4 N- k" C* n. }; H# O 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
1 p# p% g0 x6 g: ?- Y) q 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
) \1 c6 {& g/ T' @! t. t 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 6 ]3 ~& N: s$ Q) [4 k4 D n: e* N
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
4 q- r! h) j4 G 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
9 v* N2 l4 H7 z9 S+ N X 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ) E. r4 z; P- j& V) u# ]2 k4 B1 C
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 m. x! R+ K- `
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
+ f G$ [. p3 |& d' V 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
8 u' W! [: o( Y/ e1 p/ o9 L 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 8 t" _/ W- x; J
9、与本职工作有关的表格。 4 U/ c, _* S7 j$ Y t8 k
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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