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7 U) s+ L, [/ G 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
# p5 z6 P. N" j9 G5 A 做会议记录，写着写着笔没水了； + d- }& C# ?. s) ?
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； & f7 V9 @) G5 M n, ]
用胶水时，找不到刷子；
3 G3 r+ H* U" G) D) C9 M5 P0 k! A6 K 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
) v4 x( V' A7 U1 k, j! Z e% v 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ L% T1 {2 ^+ v; q/ n8 ], L 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 / U/ \7 O2 s. a* F
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 ^6 |$ m" {& v1 N' z6 _
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 4 H" @5 V4 u# R2 T" Q% V! h4 Q
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 * t: }) B/ k" U7 C6 i
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
( N6 }( M8 v5 u# z9 n% y 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 4 `0 Q' m ^. Y& r2 Y5 C& X+ ?
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ) f9 z1 A) }% {. O+ R8 |* q# u
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
5 R2 L# u( @# ^5 J& ?7 Z 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 , T$ ?. o% m! q7 W0 q. v" z: L
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 1 u' K( u# ~; d9 b2 M
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 g3 r7 Y* l) {9 u" Y0 M# D) J. ]
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
% J) v; a% L! E* ] 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 . }, b W' [% Y9 y
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 9 m$ f! Z9 C/ G9 q) C- D
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 4 B3 X: M5 ]" B, {
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 4 x( R, v/ F7 e5 M+ e
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) Z8 P: a7 T ]
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
% V" n6 s, K; ^1 v 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ( w' f! S4 l% b7 G2 }
9、与本职工作有关的表格。 " Y2 }4 m. U$ _9 z* O* M& U. L: E
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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