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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：1 S- _% b6 @8 t8 `9 Q$ z
做会议记录，写着写着笔没水了；
: P5 h+ T9 x5 B; W; L 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
# c7 N# ]2 S; F& Y4 r. |9 w' Y0 ? W5 O 用胶水时，找不到刷子；
+ H. `; A3 A& h 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； h- `4 A. i6 Z2 t3 z5 O) ^3 t* e
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
( H6 Z3 s p+ k& Z2 P# w$ H 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 $ C+ u$ B; G$ r: L* I2 _
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 4 c* a6 g+ W! ] S
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
6 r& b+ X# y5 Y1 O( w0 U. Q; H6 _ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 * v- f. i* k' \! [' R, ]
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ! D& F# c* b1 @/ @
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
. k" p3 H3 N, ^4 @1 g6 W5 g 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 O5 N& u- \5 L1 j$ }- {
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 6 A( Q! Y: D b; O( a' a
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ( |! G1 V4 o: o/ o* b$ F' X7 y
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 1 [( D. T! U5 a6 ]
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
0 s+ l) X0 v- i% L 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 4 S1 k1 x& R8 d. N2 v1 N
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 # r; ^% ?5 X7 ~1 U; M' f
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
. a; N4 D- K) T6 l8 X3 m2 X, f; C 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 * e2 |: h' `, W! x
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 : _4 r4 N/ L. i5 E
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
- b) f8 U( C$ g2 @8 z# a4 u1 O4 x 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& l e8 z! J* P# a- I i% v, U1 b 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 " i) c N5 }/ k( Q
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ( d0 U# w9 q5 ` K3 @
9、与本职工作有关的表格。 9 l8 {& r' _+ {. z1 X
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 + Z6 L' Q+ T& U9 q8 `' J
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