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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：3 v9 l( N! i$ k: o w5 m7 b
做会议记录，写着写着笔没水了； + m# Q( ]$ }* B1 u
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
' w _7 ]" W/ B8 M2 x4 W 用胶水时，找不到刷子；
+ G# H! E8 Y6 I 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； # }+ L+ ~: A1 \0 i+ J, R
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
; R" s1 w- o& | o6 _/ f. D 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 $ P% f) g, q2 G' L
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
- b: ^! v2 Q3 P) R 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 S1 J/ x/ v) X5 r6 T 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
% h1 e5 O/ {+ W 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 # | |/ w, X5 `4 B5 X# H Z4 [
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
, A! b4 n& r) u/ _5 U: _ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 " v/ {, |8 g( \9 y, a+ x9 x
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 " b8 v- ?: Q0 {( I1 s/ a' Z/ y! b
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 a! L9 f" H2 F 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 1 w1 F4 t9 } e- u/ L; T
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
1 S' j6 h8 _" b" C 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
3 ?+ P P8 ]* k5 {( ~ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
9 Q/ H, c) X) K* w! d 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
+ a3 ]. |4 z9 @ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ! z: X9 {# G, \, \' T
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
4 f# R( x- q( a# \) v 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 _. H* e( S$ r2 e/ ~/ x4 v; z) W
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 2 l. S, o, B/ W3 o5 _
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# }5 {, g- ?9 |5 V' G$ ?$ k6 V* c9 } 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 $ f: j' K" c. G
9、与本职工作有关的表格。
! c1 s0 T+ D: @- E# k5 s& ] M 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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